통일부 주요사업 기록물 관리에 관한 규정

제1조(목적) #

이 규정은 통일부 주요사업 담당과가 업무와 관련하여 생산 또는 수집한 기록물을 파악하여 수집ㆍ관리함으로써 주요사업 기록물을 효율적으로 보존하고 활용하는 것을 목적으로 한다.

제2조(정의) #

이 규정에서 사용하는 정의는 다음과 같다.

① "주요사업"이란 남북관계 및 통일업무와 관련된 사업으로, 예산ㆍ행사규모 등을 종합적으로 파악하여 사업의 내용이 사료적 가치가 있다고 판단되는 사업을 말한다.

② "주요사업 기록물" 이란 통일업무와 관련하여 통일부 및 기관ㆍ단체ㆍ개인이 생산 또는 수집한 문서(결재문서 이외의 보고서ㆍ회의록ㆍ연설문 등 포함) ㆍ 카드ㆍ도면ㆍ대장ㆍ시청각물ㆍ간행물ㆍ전자문서ㆍ박물류 등 모든 유형의 기록물을 말한다.

③ "수집"이란 역사적으로 보존할 가치가 높아 기증 ㆍ 위탁ㆍ 구술채록 ㆍ 활용을 위한 사본 제작 등의 방법으로 기록물을 취득하는 것을 말한다.

④ "기증"이란 무상으로 기록물 원본의 소유권을 양도받는 것을 말한다.

⑤ "사본제작"이란 복사ㆍ스캐닝ㆍ 복제 등의 방법을 통하여 기록물을 취득하는 것을 말한다.

⑥ "사업 담당과"란 통일부가 추진하는 사업ㆍ행사 등의 사무처리를 주관하며 업무와 관련한 모든 형태의 기록물을 생산 또는 접수하는 부서를 말한다.

제3조(기록물관리위원회) #

① 통일부장관은 주요사업 기록물의 수집 및 활용에 대한 심의를 위하여 기록물관리위원회를 둔다.

② 기록물관리위원회는 위원장과 간사위원 1인을 포함하여 10인 이내의 위원으로 구성한다.

③ 위원장은 기획조정실장이 되며, 간사위원은 혁신행정법무담당관이, 위원은 각 실ㆍ국 총괄과장으로 한다.

④ 회의는 연 2회 개최한다. 다만, 위원장이 필요하다고 인정하는 경우 회의를 소집할 수 있다.

⑤ 기록물관리위원회는 다음 각 호에 대하여 심의한다.

1. 기록물의 수집계획 및 범위의 적합성

2. 수집대상에 대한 가치평가

3. 추가 수집대상 선정

4. 기록물 이관시기 연장 결정

5. 기타 주요 기록물의 수집 및 활용에 관련한 주요 사항

제4조(주요사업 기록물 생산 및 수집의무) #

사업 담당과는 사업 계획단계부터 종결까지 모든 과정을 기록으로 남기기 위하여 기록물을 적극적으로 생산ㆍ수집하여야 한다.

제5조(주요사업 기록물 관리계획 수립) #

사업 담당과는 사업계획 수립 시 관련 기록물의 생산ㆍ수집관리계획을 반드시 포함하여야 한다.

제6조(기록물 책임자의 역할) #

① 사업 담당과의 장은 기록물 책임관으로서 소관사업의 기록물 관리를 총괄한다.

② 사업 담당자는 주요사업 기록물 책임자로서 생산ㆍ수집 및 분류를 담당한다.

③ 해당 처리과 기록물관리책임자(「공공기록물관리에 관한 법률 시행규칙」 제15조에 의한 "기록물관리책임자"를 말한다)는 기록물의 이관업무를 담당한다.

제7조(수집방법) #

사업 담당과는 기록물의 사본 수집 시 복사, 스캐닝, 복제 등의 방법으로 수집할 수 있다.

제8조(수집 및 이관) #

① 사업 담당자는 제2조 제2항의 수집을 위하여 기관 및 단체ㆍ개인별 접촉 및 협의 등의 수집절차를 진행하고 수집대상 기록물이 결정된 때에는 별지 제1호 서식에 따른 수집카드를 작성하여야 한다.

② 수집카드는 대상 기록물의 특징ㆍ소장정보 등 기록물에 대한 기술사항 및 수집업무 진행사항을 포함한다.

③ 사업 담당과장은 제1항의 수집카드를 수집 시 건별로 작성하여 체계적으로 관리되도록 하여야 한다.

④ 기록물을 기증받은 경우에는 별지 제2호 서식에 따른 기록물 보관증을 기증자에게 교부하여야 한다.

⑤ 수집기록물은 사업종료 후 별지 제1호부터 별지 제4호까지의 서식을 작성하여 함께 통일부 기록관으로 이관한다.

제9조(구술채록) #

① 통일부 기록관은 필요한 경우 구술채록의 방법을 통하여 기록물을 추가 수집할 수 있다.

② 구술채록시 구술에 응하는 자(이하 "구술자"라 한다)로부터 구술기록의 사용권한 또는 제한범위 등을 협의하고 별지 제5호 서식의 구술동의 및 이용허가서를 제출받아야 한다.

③ 통일부 기록관은 예산의 범위 내에서 구술자에게 구술채록 사례비를 지급할 수 있다.

제10조(이용협약서 등) #

① 사업 담당과는 수집기록물에 대한 소유권 및 이용에 관한 사항이 포함된 이용협약서를 작성하여야 한다.

② 통일부장관은 제1항의 이용협약서를 작성한 후 필요한 경우에는 보상을 할 수 있다.

제11조(보존 및 등록) #

① 통일부 기록관은 수집이 완료된 기록물이 훼손되지 않도록 시설(「공공기록물관리에 관한 법률 시행령」[별표 6] 기록물관리기관의 보존시설 및 장비의 기준에 따른 시설)에 보존하여야 한다.

② 기록관은 수집이 완료된 기록물을 내부관리시스템에 등록하여 관리한다.

③ 기록관은 이관기록물 정보를 통합관리하고 사안별로 재정리ㆍ분류한다.

제12조(기록물의 공개 및 활용) #

① 기록물의 공개 여부는 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」 제9조 제1항에 따른다.

② 공개된 기록물은 언론보도, 시사회 또는 전시회 개최, 자료집 편찬, 콘텐츠 제작, 외부제공 등의 방법으로 활용할 수 있다. 단, 기록물 제공자 등과의 이용협약의 내용에 따라 관련 기록의 활용이 제한될 수 있다.