제1조(목적) #
이 예규는 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "공공기록물법"이라 한다)에 따라 국방부 특수기록관(이하 "기록관"이라 한다) 보유기록물에 대한 열람 및 이용에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.
제2조(적용범위) #
이 예규는 국방부 본부(소속기관을 포함한다. 이하 같다), 국방부 직할기관ㆍ부대, 합동참모본부, 각 군의 직원이 국방부 특수기록관 보유기록물을 열람 또는 대출하는 경우에 한정하여 적용한다.
제3조(정의) #
이 예규에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.
1."보유기록물"이란 국방부 본부 및 국방부 관할 기록관 미설치 국직부대ㆍ기관에서 기록관으로 이관 받아 보존중인 전자ㆍ비전자기록물(이하"기록물"이라 한다)을 말한다.
2."열람"이란 정보통신망을 통한 전자기록물 검색ㆍ활용 및 지정된 열람공간에서 비전자기록물을 보며 활용하는 것을 말한다.
3."보존서고"란 기록물을 보존하고 있는 공간을 말한다.
4."대출"이란 보존서고에서 국방부 영내의 지역으로 가지고 나가는 것을 말한다.
5."지출"이란 보존서고에서 국방부 영외나 타 기관(부대)로 가지고 나가는 것을 말한다.
제4조(기록관 기록물의 종류 등) #
국방부 기록관은 기록물을 일반기록물, 비밀기록물, 마이크로필름 등의 보존매체별로 구분 관리하고 기록물을 항상 열람 및 이용할 수 있도록 기록물 종류별로 색인목록을 갖춰두어야 한다.
제5조(기록물의 열람신청) #
기록물의 열람은 방문, 공문서, 유선전화, 정보통신망 등의 방법으로 신청할 수 있다.
제6조(기록물의 열람) #
① 기록물을 열람하고자 하는 자는 보존서고를 방문하여 직접 열람하거나, 정보통신망을 통하여 기록관이 제공하는 기록물을 열람할 수 있다.
② 열람은 담당직원의 안내에 따라 지정된 열람석에서 실시하며, 정보통신기기의 휴대는 금지한다.
③ 기록물의 원본을 열람하는 자는 기록물의 멸실, 손상, 문자의 가감 및 변경 등을 해서는 안되며, 기록물 편철상태 등이 훼손되지 않도록 하여야 한다.
④ 담당직원은 열람자가 제2항 또는 제3항을 위반하거나 위반할 우려가 있다고 판단될 시에는 열람중지, 기록물 회수 및 열람자에 대한 퇴실 등의 조치를 할 수 있다.
⑤ 보존매체별 기록물 열람 절차는 다음 각 호와 같다.
1. 전자기록물은 「공공기록물법 시행령」 제25조에 따라 기록관리기준표상의 접근권한이 있는 자가 정보통신망을 통해 열람 및 이용할 수 있다. 다만, 기록관리기준표상 접근권한이 없는 자도 업무상 필요가 인정될 떄에는 정보통신망을 통해 생산부서의 승인을 얻은 후 열람할 수 있다.
2. 비공개기록물은 생산부서의 동의하에 반드시 기록관 담당직원의 입회하에 지정된 열람석에서 열람하는 것을 원칙으로 한다.
3. 비전자 일반기록물의 열람은 별지 제1호서식에 필요한 사항을 기재한 후 기록관 내의 지정된 열람석에서 실시한다.
4. 30년 경과 비밀기록물은 해당 비밀취급인가를 받은 자로서 그 비밀과 업무상 직접 관련 있는 경우에 한정하여 「국방부본부 보안업무 및 청사출입관리 예규」 및 국가기록원의「비밀기록물 관리 실무지침」에 따라 비밀이력카드 및 별지 제2호서식에 필요한 사항을 기재 후 비밀전담요원 입회하에 지정된 열람석에서 열람하여야 한다.
5. 일반문서로 재분류되지 않은 예고문 경과 비밀기록물은 그 비밀과 업무상 직접 관련 있는 경우에 한정하여 생산부서의 동의를 받아 비밀이력카드 및 별지 제2호서식에 필요한 사항을 기재 후 담당자 입회 하에 지정된 열람석에서 열람하여야 한다.
6. 일반문서로 재분류된 비밀기록은 제3호의 절차에 따라 기록물을 열람ㆍ이용한다.
7. 마이크로필름은 복제본이 있는 경우 원본의 열람을 원칙적으로 금지하며 마이크로필름실에 비치된 별지 제3호서식에 필요한 사항을 기재한 후 담당직원의 안내에 따라 신청 필름을 열람ㆍ복사할 수 있다.
제7조(기록물의 대출) #
① 「공공기록물법 시행규칙」 제32조에 따라 보존기간이 30년 이상인 기록물은 보존서고 외의 지역으로 반출할 수 없다. 다만, 업무상 필요성이 인정되는 경우 대출할 수 있으며, 별지 제4호 서식에 따라 반출ㆍ반입 이력을 남겨 관리해야 한다.
② 대출자는 기록물의 멸실, 손상, 문자의 가감 및 변경 등을 해서는 안 되며, 기록물 편철상태 등이 훼손되지 않도록 하여야 한다.
③ 대출자는 대출받은 기록물을 타인 또는 다른 기관에 반출할 수 없다.
④ 담당직원은 대출자가 제3항 또는 제4항을 위반하거나 위반할 우려가 있다고 판단될 시에는 대출하지 않을 수 있다.
⑤ 보존매체별 기록물 대출 절차는 다음 각 호와 같다.
1. 비전자기록물 열람 후 업무수행 상 대출이 필요한 경우 별지 제4호 서식 및 별지 제5호 서식에 필요한 사항을 기재한 후 담당직원에게 요청하여야 하며 대출기간은 10일 이내로 한다. 다만 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한정하여 10일을 연장할 수 있다.
2. 비밀기록물의 대출은 해당 비밀취급 인가자로서 그 비밀기록과 업무상 직접 관련이 있는 경우에 한정하되 비밀이력카드와 별지 제4호 서식 및 별지 제6호 서식에 필요한 사항을 기재 후 담당직원에게 요청하여야 하며 대출기간은 당일 일과 시간 내로 함을 원칙으로 한다. 다만 업무상 불가피한 경우에는 비밀기록실 관리책임관의 승인을 얻어 대출기간을 연장할 수 있으나, 대출기간은 필요한 최단기간으로 하여야 한다.
⑥ 대출자는 대출기록물을 반납하면서 기록관 담당직원과 기록물의 이상 유무를 확인한 후, 별지 제 4호 서식에 따른 기록물 반입서를 작성하여야 한다.
⑦ 대출기록물이 반납되면 기록관 담당직원이 기록물 대출부의 반납란에 기재 후 서고에 기록물을 재배치한다.
제8조(기록물의 이용제한) #
다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 열람ㆍ대출을 제한할 수 있다.
1. 당해기록물과 관련이 없는 자가 열람ㆍ대출하고자 하는 경우
2. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우
3. 기록물의 훼손ㆍ멸실의 위험이 있어 보호가 필요한 경우
4. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 경우
5. 그 밖에 기록의 성질상 열람 및 대출에 부적합하다고 판단되는 경우
제9조(기록물의 복사) #
① 비전자기록물을 복사할 때에는 기록물의 멸실ㆍ손상 및 편철상태 등이 훼손되지 않도록 하여야 한다.
② 비전자기록물 열람 후 복사를 요청할 때에는 기록관 담당직원의 승인을 받은 후 기록관에 설치된 복사기를 이용하여 직접 복사함을 원칙으로 한다. 다만, 담당직원이 기록물의 보존상 필요하다고 판단하는 경우에는 이를 대행할 수 있으며, 심각한 훼손 등의 사유가 있을 시 복사를 불허할 수 있다.
③ 비밀기록물에 관한 복사는 국가기록원의 「비밀기록물 관리 실무지침」에 의한다.
④ 기록관 담당직원은 기록물 열람인이 제1항을 위반하거나 위반할 우려가 있는 경우에는 복사중지 등 적절한 조치를 하여야 한다.
제10조(기록물 사본의 원본확인 표시) #
① 기록물의 사본을 교부할 때 신청자가 기록관 담당직원에게 원본확인 표시를 요청할 경우에는 다음 각 호에 따라 원본확인 표시를 한다.
1. 원본 기록물부터 복사하는 경우에는 복사물의 앞면 여백 또는 바로 뒷면에 별지 제7호 서식의 고무인 등을 날인하여 표시한다.
2. 마이크로필름으로부터 기록물을 복사하는 경우에는 복사대상 기록물의 시작과 끝 부분에 별지 제8호 서식의 고무인 등을 날인하여 표시한다.