교육부 기록관 운영규정

제1조(목적) #

이 규정은「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "법”이라 한다), 같은 법 시행령(이하 "영”이라 한다), 같은 법 시행규칙에 따라 교육부 및 관할 공공기관의 기록물관리와 기록관 설치·운영에 관한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) #

이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.

1. "기록관”이란 법 제13조, 제28조, 제41조 및 영 제10조, 제60조, 제78조에 따라 보존서고·열람실, 보존시설·장비, 기록물관리 전문요원과 그 밖에 기록물관리를 위하여 필요한 전문인력 등을 갖추고 기록물관리를 수행하기 위해 설치한 기구를 말한다.

2. "관할 공공기관”이란 교육부 소속기관, 「국립학교 설치령」[별표 1]에 따른 교육부장관 관할 국립학교, 국립대학법인 서울대학교, 국립대학법인 인천대학교, 사립학교교직원연금공단, 한국교육학술정보원, 한국장학재단, 한국고전번역원, 한국학중앙연구원, 동북아역사재단, 한국사학진흥재단, 국가평생교육진흥원을 말한다.

3. "소속기록관”이란 법 제13조와 영 제10조에 따라 관할 공공기관에 설치하는 기록관을 말한다.

4. "처리과”란 교육부 및 관할 공공기관에서 업무처리를 주관하는 과·담당관 등을 말하며, 과·담당관 등이 없는 관할 공공기관은 그 기관을 처리과로 본다.

5. "전자기록생산시스템”이란 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」 제3조제10호부터 제12호까지의 규정에 따른 전자문서시스템, 업무관리시스템, 행정정보시스템을 말한다.

6. "행정정보 데이터세트”란 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」 제3조제12호에 따른 행정정보시스템에서 생산, 수집, 가공, 저장, 검색, 제공, 송신 및 수신 등을 위해 조합된 문자, 숫자, 도형, 이미지 및 그 밖의 데이터를 말한다.

제3조(소속 및 인원구성) #

① 기록관은 운영지원과 소속으로 하고, 기록관의 장은 운영지원과장이 된다.

② 기록관의 장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 "전문요원”이라 한다)과 간행물 관리 등의 업무수행에 필요한 인원을 배치한다.

제4조(기록관 주요 업무) #

① 기록관은 다음 각 호의 업무를 수행한다.

1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립·시행

2. 기록물 수집·관리·보존 및 활용

3. 기록관리기준표 관리

4. 행정정보 데이터세트에 관한 기록물관리

5. 보존기간 30년 이상 기록물의 영구기록물관리기관으로의 이관

6. 기록물평가 및 기록물평가심의회 운영

7. 기록관의 보안관리 및 재난대비계획 수립·시행

8. 기록관 보유기록물의 정수 및 상태 점검

9. 정보공개 청구서의 접수 및 분류

10. 행정자료, 일반도서 및 발간 간행물의 관리

11. 관할 공공기관의 기록물관리 제도개선 및 지침·매뉴얼 등의 개발·보급

12. 관할 공공기관의 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원

13. 관할 공공기관의 기록물관리에 관한 교육·훈련

14. 소속기록관이 설치되지 않은 관할 공공기관의 기록물관리 지원

15. 그 밖에 기록물관리에 관한 사항

② 기록관의 장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 각 처리과의 장으로 하여금 기록물관리책임자를 지정하여 처리과의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

제5조(소속기록관의 설치·운영) #

① 관할 공공기관의 장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 소속기록관을 설치·운영하여야 한다.

1. 연간 기록물 생산량이 1천권 이상

2. 보존대상 기록물이 5천권 이상

② 제1항에 해당하지 않는 관할 공공기관의 장은 기록관의 업무를 수행할 처리과를 지정하여 적정인원을 배치하고 관련 업무를 수행하도록 조치하여야 한다.

제6조(기록물의 등록) #

① 모든 기록물은 생산·접수한 때에 그 기관의 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호가 부여되어 등록되도록 하여야 한다.

② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 한다.

제7조(기록물의 정리) #

① 각 처리과의 장은 전년도에 생산을 완결한 기록물에 대하여 매년 2월말까지 공개여부, 접근권한 재분류, 분류·편철·확정 등을 하여야 한다.

② 처리과의 장은 제1항의 규정에 따라 전년도에 생산 완결된 기록물을 정리하여 그 결과를 3월 31일까지 기록관의 장에게 전자기록생산시스템을 통하여 통보하여야 한다.

제8조(기록물의 이관) #

① 기록관은 처리과에서 생산완결된 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년의 범위 이내에 이관받아야 한다. 다만, 처리과에서 업무참고 등의 필요가 있는 기록물의 경우에는 별지 제1호 서식의 이관연기신청서를 기록관에 제출하여야 한다.

② 제1항 단서조항에 따라 이관연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 업무참고 활용의 목적이 달성된 경우 기록관으로 해당 기록물을 이관하여야 한다.

③ 기록관의 장은 직제개편, 한시조직의 해산 등의 경우 업무를 인계·인수하는 부서간에 기록물인계·인수서를 작성하여 관리하도록 하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 해당 기록물을 기록관에서 이관받아 관리하여야 한다.

제9조(기록물의 보존) #

① 기록관에서 인수한 기록물은 기록물 형태, 처리과 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.

② 제1항의 규정에 따른 기록물의 서고배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관의 장이 정한다.

제10조(행정정보 데이터세트의 관리) #

① 각 처리과의 장은 처리과에서 운영·관리하는 시스템의 관리정보, 법령정보, 시스템정보, 데이터정보, 업무정보 및 기록관리정보를 포함한 행정정보 데이터세트 기록관리기준표를 작성하여 기록관의 장에게 제출하여야 한다. 다만, 단순 정보 제공을 위한 웹사이트 운영 시스템은 제외한다.

② 각 처리과의 장은 처리과에서 운영 중인 시스템의 기능개선 및 신규 시스템 구축 추진 시 기록관과 협의하여 기록관리 기능을 구현하여야 한다.

제11조(기록물 평가 및 폐기) #

① 기록관의 장은 보존중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물에 대하여 생산부서 의견조회, 전문요원의 심사, 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 보존기간 재책정, 폐기 또는 보류로 구분하여 처리하여야 한다.

② 제1항에 따른 기록물평가심의회는 위원장 1인을 포함한 5인의 위원으로 구성하되, 2인 이상의 민간 전문가를 포함하여야 하며, 필요시 수시로 구성·운영 할 수 있다.

③ 심의회 위원 중 민간 위원에 대해서는 예산의 범위에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

제12조(관련 장비 구축) #

① 기록관에는 문서, 도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.

② 기록관의 장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 및 작업공간, 열람공간, 사무공간을 확보하여야 하며, 기록물의 활용에 필요한 기록관리시스템 및 열람장비를 갖추어야 한다.

제13조(디지털도서관 운영) #

기록관의 장은 자료 수집부터 서비스 정책에 이르기까지 변화된 정보 환경에 부합하는 자료(디지털자원 포함)의 관리를 위해 디지털도서관을 운영한다.

제14조(자료의 납본) #

① 각 처리과의 장은 처리과에서 정기 또는 부정기적으로 생산 또는 수집된 자료를 전자파일과 함께 각 3부씩 기록관에 납본하여야 한다.

② 각 처리과에서 업무와 관련하여 구입, 수증, 수집한 자료(외국자료 포함)도 사용 후에는 가능하면 기록관에 납본하여 전직원이 이용토록 하여야 한다.

제15조(자료의 구입) #

① 각 처리과의 장은 자료구입이 필요한 경우에 별지 제2호 서식에 의거 자료구입의뢰서를 기록관의 장에게 제출하여야 한다.

② 기록관의 장은 다음 각 호의 사항을 확인한 후 자료를 구입하여야한다.

1. 업무수행상 또는 직원의 교양에 필요한 자료인지의 여부

2. 보관중인 자료와의 중복여부

3. 기존자료의 이용가능 여부

4. 예산상 구입가능 여부

제16조(열람 및 대출시간) #

행정자료의 열람 및 대출시간은 공무원 근무시간과 같이 한다. 다만, 특별한 사유가 있다고 인정되는 경우에 기록관의 장은 열람 및 대출시간을 단축 또는 연장할 수 있다.

제17조(행정자료의 대출) #

① 행정자료를 대출받고자 할 경우에는 기록관 직원에게 대출자의 신원을 확인받은 후 대출하여야 한다. 다만, 대리인의 신원이 명백한 경우 대리인에게 대출할 수 있다.

② 대출기간은 14일 이내로 하고 1명에 대한 동시대출은 5책(자료) 이내로 한다. 다만, 대출기간은 한 차례에 한정하여 연장할 수 있다.

제18조(대출자료의 반납) #

① 대출자료는 대출기간내에 반납하고 기록관 직원의 확인을 받아야 한다.

② 기록관의 장은 대출기간이 지나도 반납하지 않는 경우에는 즉시 반납독촉을 하고 독촉을 하여도 반납치 아니하는 자에 대하여는 향후 대출을 제한할 수 있다.

③ 대출기간내라 하더라도 필요에 의하여 반납요청이 있을 때에는 지체 없이 반납하여야 한다.

④ 대출을 받은 자는 다음 각 호의 사유가 발생하였을 경우 지체없이 반납하여야 한다.

1. 휴직, 직위해제 또는 퇴직시

2. 대출기간을 초과하는 휴가, 병가 또는 출장시

제19조(변상) #

① 대출 또는 열람자료를 고의 또는 과실로 인하여 분실, 오손, 훼손하였을 경우 이를 기록관에 즉시 신고하고 15일(외국자료는 30일)이내에 변상하여야 한다.

② 자료의 변상은 동일자료 또는 해당자료의 시가에 상당하는 현금으로서 변상하여야 한다.

제20조(자료의 폐기) #

기록관의 장은 다음 각 호의 경우에 폐기 처분할 수 있다.

1. 불가항력인 사유로 망실되거나 오손, 훼손 등으로 불용자료로 판단된 자료

2. 기록관 운영상 불가피하게 처분되어야 한다고 판단된 경우