통일부자료관리규정

제1조(목적) #

이 규정은 통일업무 수행 및 통일ㆍ북한문제 연구에 필요한 각종 자료의 수집, 관리 및 존안과 활용 업무를 체계화하고 능률적으로 처리하기 위하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) #

이 규정에서 자료라 함은 일반도서 및 잡지류 등 문헌자료 뿐만 아니라, 관련 지식과 정보를 수용한 모든 형태의 자료를 말한다.

제3조(적용범위) #

이 규정은 따로 정하는 바가 없는 한, 통일부와 그 소속기관이 업무수행상 필요에 따라 입수하거나 발간하여 관리하는 모든 자료에 적용된다.

제4조(우선순위) #

정보분석국장은 다음 각 호의 순서대로 자료를 수집한다.

1. 북한에서 간행되는 제반자료와 국내외의 북한 및 통일관련 자료

2. 통일부와 그 소속기관의 업무수행에 필요한 자료

3. 기타 관련 참고자료

제5조(자료 수요조사) #

① 정보분석국장은 제4조의 우선순위에 따라 입수할 자료목록을 수시로 작성한다.

② 통일부의 각 부서장 및 소속기관의 장은 소관업무의 수행상 필요로 하는 각종 자료의 목록을 별지 제1호서식에 의거 수시 작성, 정보분석국장에게 제출한다.

제6조(자료 입수방법) #

필요한 자료는 구입ㆍ수증ㆍ상호교환 및 복사 등의 방법으로 입수한다.

제7조(복본확보) #

정보분석국장은 활용도가 특히 높거나 대출요구가 많은 자료의 복본을 2권 이상 확보할 수 있도록 노력해야 한다.

제8조(해외자료 수집) #

정보분석국장은 국외에서 생산되는 각종 정보ㆍ자료를 신속 원활하게 입수하기 위하여 주요국의 현지거주자 중 관계전문가 또는 관련기관과 해외출장자 등을 자료수집 협조자로 지정 활용할 수 있다.

제9조(협조자 사례) #

정보분석국장은 제8조의 해외자료수집 협조자나 업무상 크게 유용한 자료를 제공한 외부인사 및 협조기관에 대해서는 예산의 범위 내에서 사례금 또는 보상금을 지급할 수 있다.

제10조(관리 구분) #

① 모든 자료는 일반자료, 특수자료, 보안자료, 통일부 발간물, 시청각자료, 파일자료, 기타 형태별 특성에 따라 구분하여 관리한다.

② 보안자료는 대외비 및 비밀로 분류된 각종 자료를 말하며, 보안업무규정에 의거 관리한다.

③ 특수자료는 특수자료취급지침에 의하여 특수자료로 분류된 자료를 말하며, 별도의 특수자료취급지침 및 관련 내규에 의거 관리한다.

④ 통일부 발간물은 통일부와 그 소속기관의 업무추진 결과로 생산된 각종 발간물로 이를 수집ㆍ관리한다.

제11조(자료의 분류) #

단행본은 "한국십진분류표"에 의거 분류하며, 정기간행물과 시청각자료, 기타 자료는 자체 관리방식에 따라 분류한다.

제12조(목록작성) #

모든 자료는 자료검색이 용이하도록 전산화 하도록 한다.

제13조(자료의 납본) #

통일부내 각 부서 및 소속기관에서 각종 자료를 입수하거나 발간한 때에는 열람용으로 활용하기 위하여 발간물 2권 이상과 전자파일을 정보분석국에 이관하는 것을 원칙으로 한다.

제14조(자료의 입력) #

정보분석국에 입수된 자료는 KORMARC 규칙을 적용하여 자료관리프로그램에 전산 입력한다.

제15조(보안자료의 계속존안) #

① 정보분석국장은 제10조제2항의 보안자료 중 보호기간이 경과하거나 예고문에 의거 파기하여야 할 자료일지라도 북한관련 연구나 업무 수행상 특히 필요하다고 판단되는 경우에는 해당 자료의 보호기간이나 예고문에도 불구하고 계속 존안할 수 있다.

② 제1항의 규정에 의하여 계속 존안하고자 할 때에는 보안업무규정이 정하는 바에 따라 필요한 조치를 취하여야 한다.

제16조(비상반출 및 폐기 등) #

① 비상사태 및 이에 준하는 긴급사태에 임하여 자료의 일상적 보존관리가 불가능할 경우에는 관계규정에 의거 따로 취급되어야 할 보안자료를 제외한 모든 자료는 정보분석국장의 책임하에 지정된 보관 장소 밖으로 비상 반출할 수 있다.

② 정보분석국장은 다음 각호의 경우, 해당 자료를 폐기 또는 결손 처분할 수 있다.

1. 자료로서의 가치가 떨어져 더 이상 관리할 필요가 없게 된 자료

2. 3권 이상의 복본을 소장하고 있는 자료로서 열람빈도가 적어 복본을 소장할 필요가 없게 된 자료

3. 심한 훼손으로 더 이상 활용이 곤란하게 된 자료

4. 존안 또는 대출 중 분실된 자료로서 그 책임소재가 불분명하여 변상조치가 어렵게 된 자료 등

제17조(목적) #

특수자료취급지침 제3조에 의거 통일부에 접수되는 각종 자료의 특수자료여부와 관리개선에 관한 사항을 심의하기 위하여 특수자료심의위원회(이하 "위원회"라 한다)를 정보분석국에 둔다.

제18조(구성) #

① 위원회는 위원장 1인, 위원 4인, 간사 1인으로 구성한다.

② 위원장은 정보분석국장이 되며, 위원은 통일부 및 그 소속기관 직원 중에서 통일 및 북한에 대한 연구 경험과 전문 지식이 풍부한 자와 외부 전문연구자를 선정ㆍ위촉한다.

③ 간사는 정보분석국 과장 중에서 위원장이 지정하는 자로 한다.

제19조(회의) #

① 위원회의 회의는 필요에 따라 수시로 소집한다.

② 위원장이 필요하다고 인정할 경우, 해당 공무원 또는 전문가에게 회의 참석과 자문을 요청할 수 있으며, 예산의 범위 내에서 수당을 지급할 수 있다.

③ 회의 결과는 별지 제2호서식에 의거 작성하여 관리한다.

제20조(자료안내) #

정보분석국장은 입수된 각종 자료의 목록과 관련 사항 등을 부내외의 이용자에게 가능한 신속히 안내하여야 한다.

제21조(열람자격) #

북한자료센터에 소장하고 있는 각종 자료의 열람은 다음에 정한 자에 한한다.

1. 일반자료 및 특수자료

통일부와 그 소속기관의 직원 및 일반 이용자

2. 보안자료

가. 비밀 : 해당 비밀등급에 따른 취급인가자로서 열람이 특별히 필요하다고 정보분석국장이 승인한 자

나. 대외비 : 신분과 열람목적을 확인하여 열람이 필요하다고 정보분석국장이 승인한 자

제22조(열람장소) #

제10조에서 정하고 있는 특수자료 및 보안자료를 열람하고자 할 때에는 열람 장소를 지정하거나 제한할 수 있다.

제23조(열람제한) #

삭제 <2006. 3. 14.>

제24조(대출자격 및 범위) #

① 제10조제1항의 일반자료 내지 제10조제3항의 특수자료를 대출하고자 할 때에는 별지 제3호서식에 의한 자료이용신청서를 제출하여야 한다.

② 제10조제2항에서 정하는 보안자료를 대출하고자 하는 경우에는 보안업무규정에서 정하는 바에 따라 대출할 수 있다.

제25조(대출수량 및 기간) #

① 1인이 1회에 대출받을 수 있는 자료의 수량은 부내대출인 경우에는 10권 이내, 부외대출인 경우에는 5권 이내로 한다.

② 대출기간은 부내대출인 경우에는 30일, 부외대출인 경우에는 2주 이내로 하되 1회에 한하여 1주 이내에서 연장할 수 있다.

③ 대출받은 자료의 대출기한을 연장하고자 할 때에는 북한자료센터 홈페이지, 전화 또는 직접 방문 한 후 절차에 따라 다시 대출 받아야 한다.

④ 정보분석국장은 관리목적상 특히 필요한 경우에는 대출 기한내일지라도 자료의 반납을 요구할 수 있다.

제26조(대출우선순위) #

별지 제3호서식의 자료이용신청서의 접수순위에 따른다.

제27조(대출제한 및 반납) #

① 정보분석국장은 다음의 각호에 해당하는 이용자에게 신규 대출을 중지하거나 제한할 수 있다.

1. 대출받은 자료를 기한 내에 반납하지 아니한 자

2. 대출받은 자료를 타인에게 다시 대출한 자

② 대출받은 자료는 대출받은 자가 타인에게 다시 대출할 수 없다.

③ 대출받은 자가 신분을 상실하거나 장기휴가ㆍ휴직ㆍ출장 등으로 직장을 1개월 이상 이탈하는 경우에는 대출받은 자료를 즉시 반납하여야 한다.

제28조(반납 촉구) #

① 정보분석국장은 대출기한이 경과한 후 7일이 지나도 자료를 반납하지 않을 경우에는 별지 제4호서식이나 전자우편을 통해 반납을 독촉할 수 있다.

② 부내대출의 경우, 1차 독촉 후 5일이 경과하여도 자료를 반납하지 않을 때에는 소속 부서장 또는 기관장에게 통보하여 반납을 요구할 수 있다.

제29조(자료의 복사) #

① 열람자가 열람 자료의 일부를 복사하고자 할 때에는 별지 제3호서식의 자료이용신청서를 제출하여야 한다.

② 소장 자료의 복사요청이 있을 경우 관계규정의 저촉여부와 보안상의 문제점 등을 종합 검토한 후 승인하여야 한다.

제30조(망실 및 훼손 책임) #

① 자료를 열람하거나 대출받은 자는 자료를 분실하거나 훼손하는 일이 없도록 최대한 주의하여 관리하여야 한다.

② 자료를 열람하거나 대출받은 자가 자료를 분실하거나 훼손한 경우에는 그 날로부터 15일 이내에 해당 자료의 신규구입 또는 원상복구에 소요되는 금액을 변상하거나 대출본과 동일한 자료로써 대체 반납하여야 한다.

③ 부내대출의 경우, 제2항의 기한 내에 스스로 변상조치하지 아니할 때에는 그 사실을 소속부서장 또는 기관장에게 통보하여 변상 조치할 수 있도록 협조를 요구할 수 있다.

제31조(분소의 지정) #

정보분석국장은 통일부 및 그 소속기관 내에 별도로 도서관 시설을 갖춘 경우 해당 부서장과 협의하여 특수자료 열람 등을 할 수 있는 북한자료센터의 분소로 지정할 수 있다.

제32조(분소의 관리 및 운영) #

분소의 관리 및 운영은 해당 시설의 관리 및 운영 규정에 따른다. 다만 특수자료 열람 등과 관련해서는 「특수자료 취급지침 내규」에 따른다.