제1조(목적) #
본 예규는 보안업무규정(대통령령 제10478호), 보안업무규정시행규칙(대통령훈령 제46호), 행정업무의효율적운영에관한규정(대통령령 제23383호) 및 외무부보안업무규정시행세칙(외무부훈령 제199호)에 따라 실시되고 있는 경유문서의 수발 중 비밀문서의 처리에 관하여 필요한 세부사항을 규정함을 목적으로 한다.
제2조(비밀경유문서의 정의) #
비밀경유문서란 재외공관의 장이 외교부장관을 경유하여 외교부장관 이외의 행정각부의 장에게로 발송하는 비밀문서와 외교부장관 이외의 행정각부의 장이 외교부장관을 경유하여 재외공관의 장에게로 발송하는 비밀문서를 말한다.
제3조(문서의 접수) #
① 재외공관의 장이 외교행낭의 수발계통에 의해 발송한 비밀경유문서와 외교부장관 이외의 행정각부의 장이 문서수발계통에 의해 발송한 비밀경유문서는 운영지원담당관실 문서계 비밀문서전담직원에게 접수된다.
② 운영지원담당관실 문서계 비밀문서전담직원은 접수된 비밀경유문서를 지체 없이 각실·국주무과(취급자)에 인계하고 접수대장 수령자란에 수령자의 성명을 기입하고 날인(서명)을 받아야 한다.
③ 각 실·국 주무과(취급자)는 운영지원담당관실 문서계로부터 수령한 비밀경유문서를 즉시 처리과(취급자)에 인계하고 비밀경유문서접수대장 수령자란에 수령자의 성명을 기입하고 날인(서명)을 받아야 한다.
제4조(문서의 발송) #
비밀경유문서를 수령한 처리과는 비밀경유문서의 경유 표시인의 경유란에 결재권자 및 그 직근 하급자의 서명을 받아 운영지원담당관실 문서계로 보내야 하며, 비밀문서담당직원은 비밀문서 접수대장에 등록하고 재외공관의 장이 수신기관일 경우에는 외교행낭의 수발계통에 의해, 외교부장관 이외의 행정각부의 장이 수신기관일 경우에는 문서수발계통에 의해 각각 수신기관에 발송한다.
제5조(수발사항의 기록) #
각 실·국의 주무과는 별지 제1호서식의 비밀경유문서접수대장을 비치하여 문서의 접수와 발송사항을 기록·유지하여야 한다.
제6조(수발사항의 점검) #
문서계장은 분기 1회 운영지원담당관실 문서계의 접수대장과 각 실·국 주무과의 비밀경유문서접수대장의 기록내용을 점검하여야 한다.