제44조(비밀관리기록부 작성) #
① 모든 비밀은 비밀관리기록부에 기입하여 보관유무, 예고문 도래여부, 기타 변경사항이 있는지 등을 확인할 수 있도록 하여야 한다.
② 비밀관리기록부(별지 제20호 서식)의 기재요령은 다음과 같다.
1. 기관명(부서명)란에는 비밀을 보관하고 있는 부서명을 기재한다.
2. 보관책임자란에는 정ㆍ부 보관책임자의 성명만을 기재하고 날인을 하지 않는다. 또한, 사용하기 전 다음 면에 미리 기재해서는 안 된다. 사용 중 보관책임자가 변경될 시에는 기존책임자 하단에 변경책임자를 추가로 기재한다.
3. 관리번호란에는 자체 내에서 작성되는 비밀의 관리번호는 그 비밀의 최고 결재권자가 재가하여 내용이 확정된 후에 부여한다. 모든 비밀은 작성 또는 접수 순위에 따라 일련번호를 부여한다.
4. 접수ㆍ발송 연월일란에는 비밀의 접수 또는 발송연월일을 기재하는 것이며 비밀문서의 시행일자를 기재해서는 아니된다.
5. 생산처란에는 비밀의 발행기관명을 기재하는 것이며 처 내부에서 발행된 것은 구체적인 부서명을 기재한다.
6. 수신처란에는 접수부서명을 기재하고 발송할 때에는 배부처 기관명을 기재한다. 배부처가 2개항이상인 때에는 "수신처" 또는 "배부선 참조"라 기재한다.
7. 문서번호란에는 문서의 시행번호를 기재한다.
8. 비밀등급란에는 관례상 로마숫자(Ⅱ, Ⅲ)로 주서하며, 후송대상 비밀의 경우에는 붉은색으로 "A"표기를 병행한다.
9. 형태란에는 외형상의 형태 즉 책자, 문서, 디스켓, CD, 사진필름, 상황판 등을 구체적으로 기재한다.
10. 건명란에는 비밀의 제목을 기재한다.
11. 사본번호란에는 생산처에서 부여한 비밀의 사본번호를 기재하되, 원본의 기재요령은 다음과 같다.
가. 사본 없이 원본만 생산할 경우에는 위 칸에 "원", 아래 칸에 "본"이라 기재한다.
〔별표·서식 이미지 — 상단 '원문 보기'에서 확인〕
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나. 사본을 1부 이상 생산할 경우에는 위 칸에 "원본", 아래 칸에 발행한 사본부수를 기재한다.
〔별표·서식 이미지 — 상단 '원문 보기'에서 확인〕
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12. 예고문란에는 비밀자체의 예고문(보호기간)을 기재하는 것으로, 시행문을 첨부물과 같이 철하여 보관하는 경우에는 시행문의 예고문에도 불구하고 첨부물의 예고문을 기재하여야 한다.
13. 비밀이 원본일 경우에는 보존기간란에 비밀의 보존기간을 기재한다.
14. 보관장소란에는 비밀을 보관하고 있는 장소 또는 보관함의 번호 등을 기재한다.
15. 등급변경란에는 관리기록부에 등록된 비밀문건이 일반문서로 재분류 되었거나 상위등급의 비밀에서 하위등급의 비밀로 저하되었을 때 재분류한 일자와 재분류된 등급을 기재한다.
16. 파기란에는 비밀을 파기하였을 경우에 파기를 실시한 일자를 기재한다.
17. 보호기간 만료란에는 비밀의 보호기간이 만료되었을 경우 그 처리 방법과 일자를 기재한다.
18. 일반 재분류란에는 비밀이 일반문서로 재분류 하였을 겨우 그 일자를 기재한다.
19. 근거란에는 제15호 내지 제18호의 행위를 행한 근거를 기재한다.
20. 처리자란에는 제15호 내지 제18호의 행위를 행한 실시자가 서명을 한다.
21. 확인자란에는 제20호의 처리자가 실시한 사항을 확인한 사람이 서명을 한다.
③ 모든 비밀의 원본은 비밀관리기록부에 붉은색으로 기재한다. 사본의 경우에는 후송대상 비밀의 표시 및 삭선 기재 시에만 붉은색을 사용한다.