지식재산처 기록관 운영규정

제1조(목적) #

이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "법"이라 한다) 제13조 및 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」(이하 "영"이라 한다) 제10조에 따라 지식재산처 기록관(이하 "기록관"이라 한다)을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) #

이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.

1. "기록물"이라 함은 지식재산처 및 그 소속기관이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 간행물, 행정박물 등 모든 형태의 기록정보자료를 말한다.

2. "기록물관리"라 함은 기록물의 수집, 정리, 평가, 폐기, 보존, 활용 및 이에 필요한 제반 업무를 말한다.

3. "기록관"이라 함은 기록물을 체계적으로 관리하기 위하여 필요한 보존서고, 열람실, 사무ㆍ작업 공간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원(이하"전문요원"이라 한다) 등을 갖춘 기록물관리기관을 말한다.

4. "기록물관리시스템"이라 함은 기록관에서의 기록물 수집, 보존(보존매체 수록을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

5. "전자기록물"이라 함은 정보처리능력을 가진 장치에 의하여 전자적인 형태로 작성하여 송신ㆍ수신 또는 저장되는 전자문서, 웹기록물 및 행정정보 데이터세트 등의 기록정보자료를 말한다.

6. "웹기록물"이란 웹사이트ㆍ블로그ㆍ소셜네트워크서비스(SNS) 등 웹을 기반으로 생산된 기록정보자료와 웹사이트 운영 및 구축과 관련된 관리정보를 말한다.

7. "행정정보 데이터세트"란 「행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정」 제3조제12호에 따른 행정정보시스템에서 생산, 수집, 가공, 저장, 검색, 제공, 송신 및 수신 등을 위해 조합된 문자, 숫자, 도형, 이미지 및 그 밖의 데이터를 말한다.

8. "기록관리 메타데이터"란 기록물의 내용, 맥락, 구조 및 기록물관리 이력과 관련된 사항을 기술하는 데이터를 말한다.

제3조(적용범위) #

이 규정은 지식재산처 및 그 소속기관에 적용하며, 기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 의한다.

제4조(소속 및 인력배치) #

① 기록관은 지식재산데이터관리과 소속으로 하며, 기록관의 장(이하"기록관장"이라 한다)은 지식재산데이터관리과장으로 한다.

② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 전문요원과 기록물의 정리, 기술, 평가, 보존, 폐기, 그 밖에 기록물관리 업무수행에 필요한 적정 인력을 배치하여야 한다.

제5조(자문위원 위촉 등) #

① 기록관장은 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가 등의 전문적 업무를 수행하기 위하여 해당 분야의 전문가를 자문위원으로 위촉할 수 있다.

② 자문위원은 기록관장의 요청에 의하여 지식재산처장이 위촉하되, 예산의 범위 안에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

제6조(주요 업무) #

① 기록관장은 다음 각 호의 업무를 수행한다.

1. 지식재산처와 그 소속기관의 기록물관리 업무현황 평가

2. 기록물관리 기본계획 수립ㆍ시행

3. 기록물의 생산현황 보고, 이관, 등록, 보존 및 활용

4. 기록물평가심의회 운영 및 기록물 폐기

5. 처리과 기록물관리 지도, 감독 및 지원

6. 기록관리기준표의 관리

7. 기록물관리시스템의 운영

8. 기록물의 보안 및 재난대비책 수립ㆍ시행

9. 비공개 기록물과 비밀 기록물의 공개 여부 재분류

10. 보존시설ㆍ장비 관리 및 기록물의 점검

11. 기록물 편찬, 전시, 홍보에 관한 사항

12. 간행물 발간등록번호 관리 및 납본

13. 행정정보 데이터세트의 관리

14. 그 밖에 기록관의 기록물관리에 관한 사항

② 제1항 각 호의 업무에 관한 세부 업무분장은 기록관장이 정한다.

제7조(기록물의 생산) #

① 기록관장은 지식재산처 및 그 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록될 수 있도록 하여야 한다.

② 기록관장은 법 제17조에 따른 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 시청각기록물에 대한 생산, 등록 및 관리 기준을 작성ㆍ관리하여야 한다.

제8조(기록물의 등록) #

① 모든 기록물을 생산ㆍ접수한 때에는 전자기록생산시스템으로 생산 또는 접수등록번호를 부여하여 관리하여야 한다.

② 기록관에서 직접 수집한 기록물은 기록관의 기록물관리시스템에 등록하여 관리하여야 한다.

제9조(기록물의 정리) #

① 기록관장은 지식재산처 및 그 소속기관의 처리과에서 생산된 기록물의 정리를 위하여 매년 2월 말까지 공개 여부 및 접근권한 재분류, 편철, 확정 등에 대한 교육을 실시하여야 한다.

② 처리과의 장은 제1항의 규정에 따라 전년도에 생산된 기록물을 정리하여 그 결과를 5월 말까지 기록관장에게 전자기록생산시스템을 통하여 보고하여야 한다.

③ 기록관장은 지식재산처 및 그 소속기관 처리과의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월 말까지 국가기록원장에게 통보하여야 한다.

제9조의2(행정정보 데이터세트의 관리) #

① 기록관장은 시스템을 기본단위로 하여 행정정보 데이터세트를 관리하되, 관리대상 선정, 보존방법 등 행정정보 데이터세트의 관리를 위해 필요한 사항은 국가기록원장과 협의하여 정한다.

② 처리과의 장은 처리과에서 운영ㆍ관리하는 행정정보 데이터세트에 대하여 관리정보, 법령정보, 시스템정보, 데이터정보, 업무정보 및 기록관리 정보를 포함한 행정정보 데이터세트 관리기준표를 작성하여 기록관장에게 제출하여야 한다. 다만, 단순 정보 제공을 위한 웹사이트 운영시스템은 제외한다.

제10조(처리과의 기록물 이관) #

① 처리과의 장은 법 제19조 제2항에 따라 기록물을 보존기간의 기산일로부터 2년의 범위 내에서 보관한 후 별지 제1호 서식의 이관 목록을 작성하여 기록물철 단위로 관할 기록관에 이관하여야 한다. 다만, 온-나라(업무관리)시스템으로 생산된 기록물은 매 1년 단위로 전년도 생산기록물을 기록관으로 이관한다.

② 처리과의 장은 감사, 소송, 민원, 정보공개, 행정업무 참고 등의 이유로 이관을 연기하고자 할 때에는 사전에 기록관장에게 별지 제2호 서식에 따른 이관연기신청서를 제출하여야 한다.

③ 제2항 단서조항에 따라 이관 연기가 결정된 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년의 범위 이내에 처리과에서 업무참고로 활용할 수 있으며, 활용 목적이 달성된 경우에는 기록관으로 당해 기록물을 이관하여야 한다.

제11조(폐지부서의 기록물 이관) #

① 직제개편에 따라 해당 부서의 폐지가 확정된 처리과의 장은 부서의 폐지 10일 전까지 소관 기록물의 이관 일정 및 계획을 기록관장에게 제출하여야 한다.

② 제11조 제1항에 따른 처리과의 장은 소관 기록물을 분류ㆍ편철한 후 기록관으로 이관하여야 하고, 온-나라(업무관리)시스템에서 생산한 기록물에 관하여는 해당 부서의 폐지가 확정된 날의 업무종료 시까지 기록물관리시스템으로 이관하여야 한다.

제12조(기록관의 기록물 이관) #

기록관장은 법 제19조 및 영 제40조의 규정에 따라 보존기간 30년 이상의 기록물을 국가기록원으로 이관하여야 한다. 다만, 영 제2조의 비치기록물은 제외한다.

제13조(간행물의 관리) #

① 기록관장은 간행물을 발간하는 처리과의 장으로 하여금 법 제22조에 따른 간행물 발간등록번호를 부여받도록 하여야 한다.

② 처리과의 장은 간행물에 제1항에 따른 발간등록번호를 표기하여야 하며, 간행물을 발간하였을 때에는 지체 없이 그 간행물 3부를 각각 관할 기록관과 국가기록원에 송부하여 보존ㆍ활용되도록 하여야 한다.

제14조(행정박물의 관리) #

① 기록관장은 업무수행과 관련하여 생산ㆍ활용한 형상기록물로서, 행정적, 역사적, 문화적, 예술적 가치가 높은 기록물을 관리하여야 한다.

② 처리과의 장은 별표1의 각종 행정박물류를 별지 제5호의 서식에 따라 작성하여 기록관에 관리번호를 부여받아야 한다.

제15조(기록물의 평가 및 폐기) #

① 기록관장은 보존기간이 경과한 기록물에 대하여 법 제27조 제1항에 따라 생산부서 의견조회, 전문요원의 심사, 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 기록물을 처리하여야 한다.

② 기록물평가심의회의 위원장은 기록관장으로 하며, 위원은 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 5명 이내의 민간전문가 및 소속공무원으로 구성하되, 2명 이상의 민간전문가를 포함하여야 한다.

③ 기록물평가심의회는 다음 각 호의 사항을 심의한다.

1. 기록물의 보존기간 재책정

2. 폐기대상 기록물에 대한 심사결과의 적정 여부

3. 그 밖에 기록물의 폐기와 관련하여 필요한 사항

④ 기록관장은 기록물을 폐기하고자 하는 때에는 별지 제6호의 서식에 따른 기록물평가심사ㆍ심의서를 작성하여야 한다.

⑤ 전자기록물을 폐기할 때에는 해당 기록물에 포함되어 있는 모든 정보를 물리적으로 복구할 수 없도록 완전히 삭제하여야 하고, 전자적인 형태가 아닌 기록물의 폐기는 소각, 파쇄 및 용해 등의 방식으로 하며, 폐기대상 기록물이 유출되지 않도록 하여야 한다.

⑥ 기록관장은 폐기대상 기록물 선정, 폐기 심사 및 심의, 폐기 집행 등 기록물의 폐기와 관련된 일련의 과정을 기록으로 작성ㆍ보존하여야 한다.

제16조(서고관리 및 보존기록물의 점검) #

① 기록관장은 형태, 처리과 등을 구분하여 기록물을 서고에 배치하고, 서고에는 서고 번호와 서가 번호를 표시하여 기록물의 보존위치를 식별할 수 있게 하여야 한다.

② 기록관장은 서고별로 관리자를 지정하고, 그 관리자에 의하여 서고의 출입과 기록물의 입ㆍ출고가 통제되도록 하여야 한다.

③ 서고관리자는 보존중인 기록물을 위하여 항온항습 환경 구축 등의 필요한 조치를 취하여야 하고, 별표2의 점검주기별로 별지 제7호의 서식에 따른 기록물점검계획서를 작성한 후, 정기적으로 정수점검(整數點檢)과 상태점검을 실시하여야 한다.

제17조(기록물관리시스템의 구축) #

① 기록관장은 기록물을 효율적으로 전산 관리할 수 있도록 기록물관리시스템을 구축하여야 한다.

② 기록물관리시스템은 처리과의 전자기록생산시스템 및 국가기록원의 영구기록관리시스템과 연계하여 기록물 생산현황 보고, 이관, 평가, 재분류, 폐기, 검색, 열람, 기록관리기준표의 신청 및 확정 등이 가능하도록 운영하여야 한다.

제19조(주요 기록물의 전산화) #

기록관장은 문서, 대장, 카드, 도면, 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 간행물, 시청각기록물 등 주요기록물 중 활용가치가 높은 기록물에 대하여는 전산화를 추진하여 각종 기록정보로서 신속하게 검색ㆍ활용될 수 있도록 하여야 한다.

제21조(보안 및 재난관리) #

① 기록관장은 서고를 출입제한구역으로 지정하고, 「지식재산처 보안업무규정 시행세칙」에 따라 보안관리를 철저히 하기 위하여 비밀취급인가를 받은 자를 배치하여야 한다.

② 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

③ 기록관에는 필요 시 감시 장치를 설치할 수 있다. 설치할 때에는 이를 알리는 내용을 게시함을 원칙으로 한다.

④ 기록관장은 기록관의 화재 또는 천재지변 등 긴급재난에 대비한 재난대비 시설 및 계획을 운영하여야 한다.

제22조(기록물의 열람 및 대출) #

① 기록관의 열람 및 대출은 당일 근무시간의 시작 시부터 종료 시까지로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장, 단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

② 기록물의 대출 및 열람이 필요한 경우, 별지 제8호 서식에 따른 기록물 반출ㆍ반입서를 작성하여야 한다.

③ 기록물의 대출기간은 7일이며, 1회에 한하여 7일간 연장할 수 있다.

제23조(기록물의 열람 및 대출자격) #

① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.

1. 지식재산처 및 그 소속기관의 직원

2. 타 부처 등의 공무원 및 공무원이 아닌 자로서, 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자

② 제1항 제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

제24조(기록물의 열람 및 대출제한) #

기록관장은 다음 각 호에 해당하는 경우, 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.

1. 비밀(대외비를 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하고자 하는 경우

2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람ㆍ대출하고자 하는 경우

3. 다른 법령에서 기록물의 열람ㆍ대출을 제한하고 있는 경우

4. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우

5. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물인 경우

6. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물인 경우

7. 분실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우

8. 그 밖에 기록관장이 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정하는 경우

제25조(대출 기록물의 전대금지) #

누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 전대할 수 없다.

제26조(대출 기록물의 반납) #

① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출기간의 연장이 필요한 경우 사전에 연장신청을 하여야 한다.

② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체 없이 대출 기록물을 반납하여야 한다.

1. 휴직ㆍ정직ㆍ퇴직ㆍ타 부처 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가ㆍ병가ㆍ장기 출장 시

2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

제27조(정보공개의 운영) #

① 기록관장은 국민의 알권리를 위하여 기록관에 정보공개 접수창구를 설치ㆍ운영하여야 한다.

② 정보공개의 운영에 관한 사항은 「지식재산처 정보공개 운영규정」에 따른다.

제28조(기록물관리 실태 점검 및 교육) #

① 기록관장은 지식재산처 및 그 소속기관의 기록물관리 실태를 매년 1회 이상 점검하여야 한다.

② 기록관장은 기록물 정리 등 기록물관리 업무와 관련하여 당해 기관 및 소속기관의 기록물관리담당자를 소집하여 매년 1회 이상 교육을 실시하여야 한다.

③ 기록관장은 기록물관리제도의 원활한 운영과 발전을 위하여 기록물관리를 위한 자료를 처리과의 장에게 요구할 수 있다.

제29조(세부사항) #

이 규정에서 정한 것을 제외하고 기록관의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.