문화재청 기록물관리 및 기록관 운영 규정

제1조(목적) #

이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조 같은 법 시행령 제10조의 규정에 따라 문화재청과 그 소속기관 및 문화재청 산하 공공기관의 기록물관리와 기록관 설치·운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.<2012.3.29>

제2조(정의) #

이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.

1. "처리부서"란 문화재청과 그 소속기관 및 문화재청 산하 공공기관(이하 "산하기관"이라 한다)에 두고 있는 부서단위의 보조기관을 말하며 보조기관이 없는 소속기관과 산하기관은 그 기관을 처리부서로 본다.<2012.3.29>

2. "문화재청기록관"이란 문화재청이 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "법"이라 한다) 제13조, 제28조, 제41조 및 같은 법 시행령(이하 "영"이라 한다) 제10조, 제60조, 제78조에 따라 보존서고와 자료실, 보존시설·장비, 기록물관리 전문인력 등을 갖추고 기록물관리를 수행하기 위해 설치한 기구를 말한다.<2012.3.29>

3. "기록관 자료실"이란 문화재청이 수집한 도서·자료 등을 정리 보존하여 공중에 제공, 저작권의 보호관리, 정보공개청구의 접수처리, 간행물의 발간등록번호와 국제표준자료번호 부여 등에 관한 업무를 수행하는 시설을 말한다.<2012.3.29>

4. "소속기록관"이란 법 제13조와 영 제10조에 따라 문화재청 소속기관 및 산하기관에 설치된 기록관을 말한다.<2012.3.29>

제3조(문화재청기록관의 소속) #

① 문화재청기록관(이하 "기록관"이라 한다)은 정보화담당관 소속으로 하고 기록관장은 정보화담당관(이하 ‘기록관장’이라 한다)이 되며 기록관 운영과 소속기록관 및 처리부서의 기록물관리를 총괄·조정한다.<2008.6.3><2009.5.29><2012.3.29>

② 소속기록관은 당해 기관의 기록물관리 총괄부서 소속으로 하고 그 부서의 장이 소속기록관장이 되며 소속기록관의 운영과 처리부서의 기록물관리를 총괄한다.<2012.3.29>

제4조(기록관장의 업무) #

① 기록관장은 다음 각 호의 업무를 총괄한다.

1. 당해 공공기관의 기록물관리에 관한 기본계획의 수립·시행<2012.3.29>

2. 당해 공공기관의 기록물의 수집·관리 및 활용<2012.3.29>

3. 기록관이 설치되지 아니한 관할 공공기관의 기록물관리<2012.3.29>

4. 영구기록물관리기관으로의 기록물의 이관<2012.3.29>

5. 당해 공공기관의 기록물에 대한 정보공개청구의 접수<2012.3.29>

6. 관할 공공기관의 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원<2012.3.29>

7. 문화재청 기록물평가심의회의 구성·운영<2012.3.29>

8. 문화재청 기록관의 보안관리 및 재난대비계획 수립·시행<2012.3.29>

9. 문화재청 기록관리기준표의 관리<2012.3.29>

10. 문화재청 기록관 보유기록물의 주기적 점검<2012.3.29>

11. 문화재청 기록물관리 제도개선 및 지침·매뉴얼 등의 개발보급<2012.3.29>

12. 각종 도서의 구입과 발간간행물의 수집, 발간등록번호 관리 등<2012.3.29>

13. 그 밖에 문화재청의 기록물관리에 관한 사항<2012.3.29>

② 기록관장은 관할 소속기록관과 처리부서의 체계적인 기록물관리를 위해 기록물관리책임관과 기록물관리담당자를 지정하여야 한다.<2012.3.29>

③ 기록관장은 문화유산 관련 기록물을 효율적으로 보존관리 및 활용하기 위하여 소속기록관장과 기록물관리책임관을 대상으로 하는 협의체를 구성·운영할 수 있다.<2012.3.29>

제5조(소속기록관의 설치·운영) #

① 다음 각 호에 해당하는 기관의 장은 제2조제4호에 따른 소속기록관을 설치·운영하여야 한다.<2012.3.29><2017.9.29>

1. 한국전통문화대학교, 국립고궁박물관, 국립무형유산원

2. 국립문화재연구소, 국립해양문화재연구소(책임운영기관)

3. 한국문화재재단, 국외소재문화재재단

② 제1항 각 호의 기관의 장은 소속기록관의 운영과 소관 기록물관리에 관한 세부사항을 기록관장과 사전협의를 거쳐 따로 정할 수 있다.<2012.3.29>

③ 제1항에 해당하지 아니하는 처리부서는 이 규정이 정하는 바에 따라 기록물관리 업무를 수행하여야 한다.<2012.3.29>

제5조의2(소속기록관장의 임무) #

① 소속기록관장은 제4조제1항 각 호의 업무를 수행하여야 한다.<2012.3.29>

② 소속기록관장은 관할 처리부서에서 생산하는 모든 기록물이 보존관리 및 활용되도록 필요한 조치를 강구하여야 한다.<2012.3.29>

제6조(기록관의 명칭) #

기록관의 명칭은 기관명과 기록관을 조합하여 명명하는 것을 원칙으로 하되 필요한 경우 기록물의 특성을 고려하여 따로 정할 수 있다.<2012.3.29>

1. 본청의 경우 : 문화재청 기록관

2. 소속기관의 경우 : 소속기관명 기록관<2012.3.29>

3. 산하기관의 경우 : 한국문화재보호재단 기록관<2012.3.29>

제7조(기록물의 생산원칙) #

① 처리부서는 업무의 입안단계부터 종결단계까지 업무수행의 모든 과정과 결과가 기록물로 생산·관리될 수 있도록 하여야 한다.<2012.3.29>

② 처리부서에서 영 제17조 내지 제19조에 따른 업무를 수행할 때는 제1항에 따라 조사·연구·검토서, 회의록, 시청각물을 생산·등록하여야 한다.<2012.3.29>

③ 처리부서에서 업무와 관련하여 수행하는 각종 용역사업을 통해 생산·접수·수집한 기록물은 관할 기록관으로 이관하여야 한다.<2012.3.29>

제7조의2(기록물의 저작권) #

처리부서에서 제7조에 따라 생산·수집한 모든 기록물은 당해 기록물의 저작권 및 저작권 이용허락 동의서를 확보하여 함께 관리하여야 한다.<2012.3.29>

제8조(비전자기록물의 등록관리) #

① 처리부서의 장은 업무 수행 과정에서 비전자기록물을 생산·접수·수집한 때에는 업무관리(온-나라)시스템에 등록하여 전자적으로 관리하여야 한다. <2012.3.29><2017.9.29>

② 제1항에 따라 시스템에 등록을 완료한 비전자기록물은 해당 기록물의 표지 좌측 상단에 별지 제1호 서식에 따른 생산·접수등록번호를 표기하여야 한다.<2012.3.29>

③ 처리부서의 장은 생산·접수한 문화재지정서, 세계유산인증서의 원본을 전자화(PDF 또는 JPG)하여 문화재전자행정시스템 국가지정문화재관리대장에 등록하고 그 즉시 제10조에 따라 기록관으로 이관하여야 한다.<2017.9.29>

④ 처리부서에서 업무와 관련하여 생산·접수한 협약·협정서 등의 원본을 전자화(PDF 또는 JPG)하여 업무관리(온-나라)시스템에 등록하고 그 즉시 제10조에 따라 기록관으로 이관하여야 한다.<2017.9.29>

⑤ 처리부서의 장은 상장·상패, 기념품, 선물류, 사무집기류 등의 행정박물을 생산·접수한 때에는 「문화재청 행정박물 관리 매뉴얼」이 정한 절차에 따라 기록관으로 이관하여야 한다.<2017.9.29>

제8조의2(기록물의 수집관리) #

① 처리부서의 장은 공공기관·개인·민간단체·조사연구기관·민간기업·언론사 등이 소장하고 있는 문화유산 관련 기록물을 수집하도록 노력하여야 한다.<2012.3.29>

② 처리부서의 장이 제1항에 따라 수집하고 관리해야 할 기록물의 유형은 별표 4와 같으며 제7조의 2에서 정한 원칙을 준수하여야 한다.<2012.3.29>

제9조(기록물의 정리 및 보관) #

① 처리부서의 장은 전년도에 생산·접수·수집한 문서·대장·카드·도면·시청각물, 일반문서로 전환된 비밀문서, 간행물 등의 기록정보자료와 행정박물을 단위과제별로 정리한 후 별지 제2호 서식에 따라 기본목록을 작성하여 관리하여야 한다.<2012.3.29>

② 처리부서의 장이 제7조와 제8조의 2에 따라 시청각물과 도면데이터를 제작할 때는 별표 3의 기준을 준수하되 세부사항은 「문화재 기록화사업 표준데이터 제작지침」 및 「문화재 기록화사업 관리 및 활용에 관한 규정」에 따른다.<2012.3.29>

③ 처리부서의 장은 제1항과 제2항에 따라 기록물을 정리할 때는 「문화재청 소속 공무원을 위한 기록관리 실무 매뉴얼」의 세부절차와 방식을 준수하여야 한다.<2012.3.29>

④ 소속기록관장과 처리부서의 장은 다음 연도 3월 말일까지 제1항과 제2항에 따른 단위과제별 기록물 정리결과와 기본목록을 기록관장에게 제출하여야 한다. 다만, 소속기록관의 장은 다음 연도 7월 말일까지 제출하여야한다.<2012.3.29><2017.9.29>

제10조(처리부서의 기록물이관) #

① 처리부서의 장은 제7조 내지 제9조에 따라 생산·접수·수집한 기록물을 영 제24조, 제32조 및 시행규칙 제9조 내지 제14조에 따라 관할 기록관으로 이관하여야 한다.<2012.3.29>

② 처리부서의 장은 제1항에도 불구하고 업무관리(온-나라)시스템에서 생산한 기록물에 관하여는 매년 5월 말일까지 기록관리시스템으로 이관하여야 한다.<2009.12.29><2012.3.29><2017.9.29>

③ 처리부서의 장은 감사·소송·민원·정보공개·행정참조 등의 사유로 제1항에 따른 기록물의 이관을 연기하고자 하는 경우에는 별지 제3호 서식에 따른 이관연기 신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다.<2009.12.29><2012.3.29>

④ 처리부서의 장은 제3항에 따라 이관을 연기한 기록물의 활용 목적을 달성한 때에는 그 목적을 달성한 날부터 1개월 이내에 관할 기록관으로 이관하여야 한다.<2012.3.29>

제11조(폐지부서의 기록물이관) #

① 직제개편으로 해당 처리부서의 폐지가 확정된 때에는 확정된 날부터 14일 이내에 소관 기록물의 이관 일정 및 계획을 수립하고 제10조제1항에 따라 관할 기록관으로 이관하여야 한다.<2012.3.29>

② 제1항에도 불구하고 업무관리(온-나라)시스템에서 생산·접수한 기록물에 관하여는 해당 부서의 폐지가 확정된 날의 업무종료 시까지 기록관리시스템으로 이관하여야 한다.<2012.3.29><2017.9.29>

제12조(간행물의 관리) #

처리부서의 장이 업무와 관련하여 간행물을 발간하거나 제8조의 2에 따라 수집한 도서자료 등을 관리할 때에는 「문화재청 간행물 관리 지침」에 따른다.<2009.12.29><2012.3.29>

1. ～ 5. <삭 제><2009.12.29>

② ～ ⑤ <삭 제><2009.12.29>

제13조(시청각물의 생산·등록) #

<삭 제><2012.3.29>

제14조(도면기록물의 관리) #

<삭 제><2012.3.29>

제15조(시청각 및 도면기록물의 제작 기준) #

<삭 제><2012.3.29>

제16조(기록물의 생산현황통보) #

① 기록관장은 처리부서 기록물의 정리 및 생산현황통보에 필요한 기준과 절차, 교육계획을 수립·시행하여야 한다.<2012.3.29>

② 기록관장은 전년도의 처리부서에서 생산·접수·수집한 기록물의 생산현황과 보유기록물의 현황을 취합하여 매년 8월 말일까지 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.<2012.3.29>

제17조(기록물의 보존 장소) #

① 처리부서에서 생산·접수·수집한 기록물은 보존기간에 상관없이 해당 부서에서 2년간 보관한 후 관할 기록관으로 이관하여 보존한다.<2012.3.29>

② 제1항에 따라 관할 기록관으로 이관된 기록물 중 보존기간이 30년, 준영구, 영구인 기록물은 보존기간 기산일로부터 10년간 관할 기록관에서 보관한 후 다음 연도 중에 영구기록물관리기관으로 이관하여 보존한다.<2009.12.29><2012.3.29>

제18조(기록관의 기록물이관) #

① 기록관장은 제17조제2항에 따라 해당 기록물을 영구기록물관리기관으로 이관할 때에는 법 제19조 및 영 제40조에 따른다.<2012.3.29>

② 기록관장은 제1항에도 불구하고 소속기록관장과 처리부서의 장으로부터 이관 연기 요청을 받은 때에는 영구기록물관리기관의 장과 협의하여 이관 연기에 필요한 조치를 강구하여야 한다.<2012.3.29>

③ 소속기록관장이 제17조제2항에 따른 기록물을 영구기록물관리기관으로 이관할 때는 사전에 기록물 이관계획, 이관현황과 이관 기록물 목록을 작성하여 기록관장에게 제출하여야 한다.<2012.3.29>

제19조(기록물의 실태점검) #

① 기록관장은 관할 소속기록관과 처리부서의 보유기록물 및 보존시설·장비의 작동 상태와 보존환경 등을 매년 1회 이상 점검하여야 하고 그에 따른 조치계획을 수립·시행하여야 한다.<2012.3.29>

② 기록관장은 제1항에 따라 소속기록관의 보유기록물에 관하여 정수점검과 상태점검을 실시할 때는 별지 제8호 서식에 따른다.<2012.3.29>

③ <삭 제><2012.3.29>

제20조(중요 기록물의 전산화) #

① 기록관장은 제18조제1항에 따른 기록물과 활용가치가 높은 기록물의 원본을 데이터베이스로 구축하고 기록관리시스템과 관련 시스템을 통해 공공에 제공하거나 직원이 업무에 활용할 수 있도록 하여야 한다.<2012.3.29>

② 기록관장은 제1항에 따라 데이터베이스를 구축한 때에는 구축데이터의 원본을 하드디스크, 보안 등록된 저장장치(USB 등), DVD 또는 CD 등의 저장매체에 수록하여 관리하여야 한다.<2012.3.29>

③ 기록관장은 제2항에 따른 전자기록물의 안전한 보존관리를 위해 주기적으로 백업을 실시하고 백업자료는 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 보관하여야 한다.<2012.3.29>

제21조(기록물의 가치평가 및 폐기) #

① 기록관의 보유기록물 중 보존기간이 만료된 기록물을 평가하여 폐기할 때는 법 제27조 및 영 제43조의 규정에 따라야 한다. 다만, 기록물평가심의회의 구성·운영에 관하여는 「문화재청 기록물평가심의회 운영 규정」에 따른다.<2012.3.29><2017.9.29>

② 소속기록관의 장은 보존기간이 만료된 기록물을 평가하여 폐기하고자 할 때는 자체 기록물평가심의회의 심의를 거쳐야 하고 심의회의 결과를 기록으로 작성 관리하여야 한다.<2017.9.29>

제22조(보안 및 재난대비) #

기록관장은 관할 기록관의 기록물에 관한 보안 및 재난대비계획을 수립·시행하여야 한다. 이때 소속기록관장은 보안 및 재난대비계획의 제·개정에 관한 사항을 사전에 기록관장과 협의하여야 한다.<2009.12.29><2012.3.29>

② <삭 제><2009.12.29>

제23조(기록관의 개관 및 폐관시간) #

기록관의 개관 및 폐관시간은 「국가공무원 복무규정」 제9조에 따른다.

제24조(정보공개접수창구의 설치·운영) #

① 기록관 자료실에 정보공개접수창구를 두며 그 운영에 관하여는 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」에 따른다.<2012.3.29>

② 기록관장은 기록관 자료실과 소속 기록관 자료실의 이용자 및 정보공개 청구인의 편의증진을 위한 열람시설 및 장비를 갖추어야 한다.<2012.3.29>

제25조(도서의 폐기·제적) #

기록관장은 관할 기록관 자료실에 소장하고 있는 다음 각 호에 해당하는 도서자료에 한해 그 가치를 평가하여 폐기 또는 제적 처분할 수 있다.<2012.3.29>

1. 오손·파손으로 훼손상태가 심하여 원상회복이 불가능한 경우

2. 이용가치의 상실, 이용률의 현저한 저하로 소장가치가 없는 경우

3. 불필요한 복본·합책·분책에 따른 형식적 제적자료

4. 천재지변 기타 이에 준하는 사태로 망실·소실된 경우

5. 정수점검 결과 2년 이상 계속 소재가 불명 된 경우

6. 대출한 자가 사망·퇴직으로 3년이 경과하여 회수가 불가한 경우

제26조(기증 및 교환) #

① 기록관장은 유관 기관·단체 또는 개인이 발간한 문화유산 관련 도서자료 등의 기증을 요청하여 수집하여야 한다.<2012.3.29>

② 수증자료는 소장한 도서자료와 동일하게 등록·관리하고 기증자의 요청이 있을 때에는 기증자의 명의를 별도로 표시하여 관리할 수 있다.<2012.3.29>

③ 기록관 자료실에 소장하고 있는 여분의 도서자료는 문화재 관련 교육기관·학술조사연구기관·민간단체의 발간도서 또는 전자도서자료와 교환할 수 있다.<2012.3.29>

제27조(열람·대출의 자격) #

기록관의 기록물 열람·대출 자격은 다음 각 호와 같다.

1. 문화재청 및 소속기관의 공무원

2. 타 부처 공무원 및 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자

제28조(열람·대출의 제한) #

다음 각 호에 해당하는 경우 열람·대출을 제한할 수 있다.

1. 비밀이 해제되지 않은 기록물을 열람·대출하고자 하는 경우

2. 해당 기록물과 관련이 없는 자가 열람·대출하고자 하는 경우

3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우

4. 기록물의 열람·대출로 인하여 정상적인 업무추진이 곤란한 경우

5. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우

6. 관보·홈페이지 등에 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물

제29조(대출의 한도 및 기간) #

① 기록관 기록물의 대출 한도는 1회 30권으로 하고 대출기간은 30일로 한다. 다만, 1회 대출연장기간은 최대 15일로 하고 별지 제10호 서식의 대출연장신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다.<2012.3.29>

② 도서·간행물 등 자료의 대출 한도 및 대출기간은 다음 각 호와 같다.

1. 본청 직원의 경우 : 1인 30권 30일간

2. 소속기관 직원의 경우 : 1인 10권 10일간

3. 기록관장이 대출을 허락한 경우 : 1인 5권 7일간

제30조(열람·대출 시 준수사항) #

① 기록관의 기록물을 열람·대출하는 자는 별지 제11호 서식에 따른 열람·대출신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다.

② 기록관에서는 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.

1. 기록물의 훼손·오손 또는 파기

2. 기록관 시설 및 장비의 훼손 또는 파괴

3. 음식물 등의 반입 행위

4. 그 밖에 잡담·흡연 등 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위

제31조(대출 기록물의 반납) #

제30조제1항에 따라 기록관의 기록물을 열람·대출하는 자는 다음 각 호에 해당하는 경우 대출 기록물을 즉시 반납해야 한다.

1. 휴직·정직·퇴직·타 부처 전출 시

2. 대출기간을 초과하는 휴가·병가·장기 출장 시

3. 매년 12월 15일 이전

4. 기타, 문화재청장이 대출 기록물의 반납을 요구 시

제32조(자료의 변상) #

① 대출 자료를 훼손하거나 분실한 자는 다음 각 호에 따라 변상하여야 한다.

1. 자료의 변상은 현물(동일 자료) 변상을 원칙으로 한다.

2. 현물(동일 자료) 변상이 불가한 경우 해당 자료와 유사 또는 동등한 가치가 있다고 인정되는 자료로 변상하여야 한다.