국제민사사법공조법에 의하여 외국으로 송달촉탁을 하거나 외국으로부터의 송달 촉탁에 대한 회신 등 업무를 처리함에 있어 다음과 같은 점을 유의하여 서류의 반송으로 인한 송달지연 등의 문제가 발생하지 않도록 만전을 기해 주시기 바랍니다.
1. 외국인에 대한 송달은 해당국가의 관할법원에 송달촉탁할 것
송달을 받을 사람이 외국인인 경우에는 미국의 경우를 제외하고는 언제나 해당국가의 관할법원을 통하는 간접송달방식에 의하여야 할 것입니다. 해당국가 주재 대한민국 대사등에게 촉탁하는 직접송달방식으로 촉탁서를 작성 송부하지 않도록 유의하시기 바랍니다.
2. 촉탁서는 각 수송달자별로 1통씩 작성할 것
2인 이상에 대한 송달을 촉탁하는 경우에 그들이 동일한 국가에 거주하고 있고, 동일사건에 관한 것이며, 심지어 송달장소가 동일한 경우에도 해당국가 관할법원 또는 그 나라 주재 대한민국 영사 등에 대한 송달촉탁서는 송달받을 사람 한 사람마다 1통씩 각별로 작성하시기 바랍니다.
3. 송달받을 자의 성명 등의 외국어표기 및 우편번호를 병기할 것
외국 주재 대한민국 대사 등에게 송달을 촉탁하는 경우에 송달받을 자의 주소, 성명, 특히 성명을 한글로만 기재하여 오는 사례가 있습니다. 영사송달의 경우에도 그 외국 주재 영사는 촉탁된 서류를 다시 그 나라의 국내우편을 통하여 송달하는 경우가 많으므로, 송달받을 자의 성명과 주소를 당해 외국의 공용어 또는 적어도 영어표기를 병기하시고, 더불어 일부 국가(예컨대 미국)의 경우는 우편번호의 기재가 송달의 정확.신속을 위하여 필수적이라고까지 할 수 있으므로, 가능한 한 송달장소의 우편번호를 당사자에게 확인하여 촉탁서에 기재하도록 하여 주시기 바랍니다.
4. 『첨부서류』의 첨부여부를 확인할 것
소장, 준비서면 등에 법인등기부등본, 증거서류 등이 첨부서류로 기재되어 있으나 이를 함께 송달촉탁하지 아니할 경우에는 『첨부서류』부분의 기재를 삭제하여 송달촉탁하시기 바랍니다. 외국법원 등에서 그 첨부서류가 첨부되어 있지 않다는 이유로 송달을 거부하는 사례가 생길 수 있습니다.
5. 송달소요기간을 고려하여 기일을 정할 것
기일소환장 등을 외국에서 송달하는 경우에는 송달에 소요되는 기간을 충분히 고려하여 기일을 정해 주시기 바랍니다. 주요국가의 평균 송달소요기간은 일본은 약 5개월, 미국, 카나다 등은 약 4개월, 영국, 독일, 호주, 대만, 필리핀 등은 약 3개월, 프랑스, 홍콩, 아르헨티나, 브라질 등은 약 2개월 정도로 조사되어 있습니다.
6. 수회의 기일을 동시지정하는 경우의 소환장표시방법
기일소환을 함에 있어 다음 기일 및 그 다음 기일 등 수회의 기일을 함께 지정하여 소환하는 경우, 각각의 일자를 기재한 소환장을 별도로 작성하거나 하나의 소환장에 수회의 기일을 단순히 나열하는 식으로 기재하여 송달을 촉탁하는 사례가 많습니다. 이러한 경우에는 각 기일간의 관계를 분명하게 알 수 있도록 송일 89-2 예규의 예시문과 같이 기재하시기 바랍니다.
7. 소환장 양식 중 과태료 등 제재문구나 주민등록증 지참문구의 정정
소환장의 양식에 "만일 정당한 사유없이 출석하지 아니하는 때에는 결정으로 000원 이하의 과태료에 처하거나 구인할 수 있습니다"라는 취지의 문구가 있으면 이를 삭제하고, "출석할 때에는 주민등록증을 가져 오시기 바랍니다"는 취지의 문구가 있으면 이는 "출석할 때는 신분증과 이 소환장을 가져 오시기 바랍니다"로 정정하시기 바랍니다(송일 91-8 예규 제5조)
8. 해당국가의 공용어로 번역함을 원칙으로 할 것
외국법원에 대한 촉탁 또는 외국인에 대한 송달촉탁에 첨부하는 번역문은 원칙적으로 그 외국의 공용어로 된 것이어야 합니다. 해당국가의 공용어가 영어가 아님을 쉽게 알 수 있음에도 영어로 된 번역문을 첨부하여 송달촉탁하는 예가 있으나, 이는 적절한 업무처리가 아님을 유의하시기 바랍니다.
9. 번역의 정확을 기할 것
첨부된 번역문이 일견하더라도 오역된 것임이 명백함에도 이를 그대로 첨부하여 송달촉탁하거나, 원문의 상당부분이 번역문에는 빠져 있는 경우가 있습니다. 번역의 정확성을 보장하기 위하여 당사자가 제출하는 번역문은 가능한 한 공증인이나 합동법률사무소 등의 인증을 받도록 하고, 번역인이 누구인지 표시되도록 조치하시고, 외국기관에 대한 송달촉탁인 점을 고려하여 될 수 있는 한 수기보다는 타자 등에 의하여 정서된 번역문을 제출하도록 계도하여 주시기 바랍니다.
10. 외국으로부터 송달촉탁된 서류가 송달불능된 경우의 회신서 내용
외국으로부터 송달촉탁된 서류가 송달이 된 경우에는 송일 91-8 예규 별지 제8-1호 서식에 의하여 회신서를 작성하면 될 것이지만, 송달이 불능된 경우의 회신서에는 "귀 법원의 촉탁한 송달을 실시하였으나 0000(-송달불능사유:수취인불명, 주소불명, 이사등)으로 송달불능되었으므로 그 결과를 회신합니다"와 같이 기재하여 주시기 바랍니다.