1. 정기적인 정비
등기과 소별로 매월 마지막주 토요일을 "바인더 정비의 날"로 정하여 정기적으로 바인더의 분철, 보수 및 교체작업을 실시한다.
2. 정비준비
가. 등기과 소장은 미리 분철, 보수 및 교체할 바인더를 파악하여 그 목록을 작성하여야 한다.
(1)분철 대상 : 200장 이상의 등기용지가 편청된 바인더
(2)보수 대상 : 색출란의 표시를 다시 할 필요가 있거나, 간단한 보수를 요하는 바인더
(3)교체 대상 : 바인더가 심하게 훼손되었거나, 바인더에 부착된 스테인레스 철판이 떨어져 나가는 등, 사용하기에 불편한 바인더
나.등기과 소장은 업무량을 정확하게 파악하여 작업인원의 배정과 바인더 정비작업에 필요한 각종 물품(바인더, 색출란 표시를 위한 두꺼운 용지, 필기도구 등)의 준비 등 세밀한 작업준비를 하여야 한다.
3. 정비 작업
가. 분철
(1) 분철 후 1개 바인더당 120-130장을 가능한 한 유지할 수 있도록, 분철대상 바인더와 그 전후의 바인더를 통합하여 분철할 수 있다. 이 경우 바인더 색출란의 표시(책수번호 및 등기번호)에 정확을 기하여야 한다.
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(2)바인더를 분철하는 경우 분철된 바인더의 목록을 그대로 철하여 두고 새로이 분철된 바인더 목록을 작성하여 순차로 편철하고 전목록은 붉은 선으로 지음으로써 목록임을 표시한다.
나. 보수 및 교체
(1)색출란의 표시용지를 다시 갈아 끼우거나, 간단한 보수만을 요하는 경우에는, 이들 사항을 정비하는 방법으로 가능한 한 기존의 바인더를 보수하여 사용하도록 한다.
(2)바인더가 심하게 훼손된 경우 또는 사용하기가 불편한 경우에는 바인더를 교체하되, 이 경우 바인더 배면 색출란의 등기구획의 명칭, 책수번호 및 등기번호의 표시에 정확을 기하여야 한다.
다. 행정사항
(1)바인더 정비작업은 등기과 소장이 직접 지시감독하여야 한다.
(2)작업시간은 가능한 한 근무시간을 피하여 등기업무에 지장이 없도록 하여야 한다.
(3)작업중 등기용지의 분산, 분실, 타등기구획에의 편철 등의 사고가 발생하지 않도록 세심한 주의를 기울여야 한다.
(4)작업장소는 사무실 및 창고 내로 국한한다.
4. 지도 감독
(1)각 지방법원 사무국장은 관내 등기과 소에 대하여 등기부의 정비 상태를 중점 지도, 감독하여야 한다.
(2)등기과 소에 대한 감사 및 지도출장의 경우 등기부의 관리상태를 확인하도록 한다.