1. 시(구)ㆍ읍ㆍ면의ㆍ장 또는 「가족관계의 등록 등에 관한 법률」 제4조의2의 가족관계등록관(이하 ‘가족관계등록관’이라 한다)으로부터 송부 받은 직권기록 또는 정정허가신청서를 수 일간 보관하였다가 결재단계에서 접수해서는 안 되고, 문서건명부에 즉시 접수해야 한다.
2. 접수한 신청서는 지체 없이 소명자료를 조사 정리한 후 아래와 같은 규격의 고무인을 우측 상단 여백에 날인하여 결재를 올려야 한다. 이때 가족관계등록사무담당과장(지원인 경우는 가족관계등록계장)은 결재상신일자를 반드시 기재하여야 한다. 그렇지 않고 수 일분을 모아서 한꺼번에 결재를 올려서는 안 된다.
(고무인 규격)
〔별표·서식 이미지 — 상단 '원문 보기'에서 확인〕
3. 소명자료의 보완 등 특별한 사정으로 신청서 접수일로부터 3일이내에결재를 올리지 못하였을 때에는 가족관계등록사무담당과장(지원인 경우는 가족관계등록계장)은 별지 서식에 따른 사유서를 작성 첨부하여 결재를 올리도록 한다.
4. 가, 부의 결재를 받았을 때에는 가족관계등록사무담당과장(지원인 경우는 가족관계등록계장)은 원본 수령일을 기재하고 지체 없이 가족관계등록관서의 장 또는 가족관계등록관에게 가, 부의 취지를 표시한 신청서부본을 송부하도록 조치를 하여야 하고 시(구)ㆍ읍ㆍ면 또는 재외국민 가족관계등록사무소 송부일란을 정리하여야 한다