1. 부동산등기부바인더에 관한 일반사항
가. 토지·건물바인더(이하 "바인더"라 함)의 구별
토지등기용지는 "홍색"바인더에, 건물등기용지는 "녹색"바인더에 각 구별하여 편철한다.
나. 1개 바인더에 편철할 등기용지의 장수등
(1) 1개 바인더에 편철할 등기용지의 장수
1개 바인더에 편철한 등기용지는 표제부·갑구·을구용지를 합하여 120?130장을 유지할 수 있도록 한다.
(2) 등기용지를 바인더에 편철하는 방법
(가) 편철순서
편철은 등기번호 순으로 바인더에 편철하고 1개 바인더에 30필?40필 정도로 편철한다.(부피를 감안하여 1개 바인더에 30필 이하로도 편철할 수 있다.)
(나) 임야일 경우
임야대장상 산 ○○번지로 되어 있는 토지는 일반토지등기바인더와 별도의 토지등기바인더에 등기번호순으로 편철한다.
(다) 번지가 없는 경우
등기부 표제부에 지번의 표시가 없는 등기부는 당해 등기구획 등기부의 첫머리에 편철하고 번지가 없는 등기가 수개 있을 때에는 보존등기가 접수된 순으로 편철한다.
(라) 지번이 중복된 경우
지번이 중복(중복등기 여부는 불문)되어 있는 경우에는 보존등기 접수순으로 편철하고, 아울러 부동산등기법시행규칙 제4장 중복등기의 정리와 중복등기의 정리에 관한 사무처리지침( 등기예규 제795호)에 의한 처리를 한다.
(마) 건물이 수개의 지상위에 있는 경우
건물의 지번이 수개인 건물등기부는 그 중 지번의 숫자가 가장 작은 것을 기준으로 하여 편철한다.
(바) 건물이 동일지상에 2동이상 있는 경우에는 지번, 호수, 부호순으로 편철하고 부호가 없는 경우 보존등기 접수순으로 편철한다.
(사) 구분 건물인 경우
동일 지번상에 수개의 구분건물이 있는 경우에는 건물의 동, 층, 호수별로 각각 순차로 편철한다.
(아) 지번이 부럭으로 된 등기부는 부럭 모두번호와 동일한 지번의 맨끝에 부럭번호순으로 순차 편철하고 부럭 모두번호와 동일한 지번이 없을 때는 부럭 모두번호와 동일한 지번이 편철된 해당순에 편철한다.
(자) 등기구획이 다른 양지상 이상에 걸쳐서 1동의 건물이 있을 때에는 수개의 등기구획 명칭중 가, 나, 다 순위의 첫머리에 해당하는 명칭을 기준으로 한 해당동의 지번순서로 편철한다.
(3) 목록정리의 요령
(가) 목록은 등기용지의 편철순으로 정리하여 편철한다.
(나) 목록 용지는 1매의 양면중 전면만을 사용하여 정리하고 그 후면은 여백으로 두었다가 후에 보존, 분할, 구분등의 등기가 있을 경우 새로운 등기용지를 중간에 삽입할 때에 그 사항을 기재한다.
(다) 지번변경(경정) 택지번호변경(경정)으로 인하여 변경전 등기번호순에서 등기부를 제거하여 변경후 등기번호순으로 등기용지를 편철할 때에는 변경전 지번목록의 제거 연월일란에 "○○년 ○월 ○일(지번변경)"이라 기재하고 비고란에 변경된 지번을 기재하며, 변경후 목록의 편성년월일란에 "○○년 ○월 ○일 지번변경 ○○번지에서 편철"이라 기재한다.
(라) 바인더를 분철하는 경우 분철전 바인더의 목록을 그대로 철하여 두고 새로이 분철된 바인더 목록을 작성하여 순차로 편철하고 전목록은 붉은 선으로 지움으로써 분철된 목록임을 표시한다.
(4) 보존, 분할등으로 인하여 등기부를 새로이 작성하는 경우
(가) 보존, 분할등으로 등기부를 새로인 작성하는 경우에도 등기번호순으로 편철한다.
(나) 목록 정리는 목록정리 요령에 의하여야 한다.
(다) 등기공무원은 등기용지 편철이 등기번호순으로 잘 정리되었는가를 확인하고 목록용지에 기재한 등기번호와 건물번호 및 편성연월일을 반드시 대조한 후 대조인란에 교합인을 날인하여야 한다.
2. 바인더 정리요령
가. 바인더 측면에는 아래 예시와 같이 표시한다.
〔별표·서식 이미지 — 상단 '원문 보기'에서 확인〕
나. 보존, 분할등으로 인하여 바인더에 등기용지가 과다히 편철될 경우에는 바인더를 분책할 수 있다. 이 때에는 바인더의 측면을 아래 예시에 의하여 표시한다.
〔별표·서식 이미지 — 상단 '원문 보기'에서 확인〕
3. 폐쇄등기부 바인더의 비치관리
등기구획별로 폐쇄등기부 바인더를 비치하고 폐쇄등기부를 등기번호순으로 편철하며, 바인더 측면 색출란 상단에는 등기구획명칭을, 색출란 하단에는 지번을 표시하고 측면 색출란 상단위에 폐쇄라고 흰색 페인트로 표시한다.
폐쇄등기부 바인더도 바인더의 일반사항 및 바인더의 정리요령, 정비등에 관한 규정을 준용하여 관리한다.
4. 바인더의 정비
가. 정기적인 정비
등기과·소별로 매월 마지막주 토요일을 "바인더 정비의 날"로 정하여 정기적으로 바인더의 분철, 보수 및 교체작업을 실시한다.
나. 정비 준비
등기과·소장은 미리 분철, 보수 및 교체할 바인더를 파악하여 그 목록을 작성하고 세밀한 작업준비를 하여야 한다.
(1) 분철 대상 : 200장 이상의 등기용지가 편철된 바인더
(2) 보수 대상 : 색출란의 표시를 다시 할 필요가 있거나, 간단한 보수를 요하는 바인더
(3) 교체 대상 : 바인더가 심하게 훼손되었거나, 바인더에 부착된 스테인레스 철판이 떨어져 나가는 등 사용하기에 불편한 바인더
다. 정비 작업
(1) 분철
(가) 분철후 1개 바인더당 120?130장을 유지할 수 있도록, 분철대상 바인더와 그 전후의 바인더를 통합하여 분철할 수 있다. 이 경우 바인더 측면 색출란의 표시(책수번호 및 등기번호)에 정확을 기하여야 한다.
〔별표·서식 이미지 — 상단 '원문 보기'에서 확인〕
(나) 바인더를 분철하는 경우 목록 정리 : 목록정리요령 (바)에 의한다.
(2) 보수 및 교체
(가) 색출란의 표시용지를 다시 갈아 끼우거나, 간단한 보수만을 요하는 경우에는, 이들 사항을 정비하는 방법으로 가능한 한 기존의 바인더를 보수하여 사용하도록 한다.
(나) 바인더가 심하게 훼손된 경우 또는 사용하기가 불편한 경우에는 바인더를 교체하되, 이 경우 바인더 측면 색출란의 등기구획의 명칭, 책수번호 및 등기번호의 표시에 정확을 기하여야 한다.(바인더 정리요령 예시 참조)
(3) 행정 사항
(가) 바인더 정비작업은 등기과·소장이 직접 지시감독하여야 한다.
(나) 작업시간은 가능한 한 근무시간을 피하여 등기업무에 지장이 없도록 하여야 한다.
(다) 작업중 등기용지의 분산, 분실, 타등기구획에의 편철 등의 사고가 발생하지 않도록 세심한 주의를 기울여야 한다.
(라) 작업장소는 사무실 및 창고내로 국한한다.
라. 지도 감독
(1) 각 지방법원 사무국장은 관내 등기과.소에 대하여 등기부의 정비 상태를 중점 지도, 감독하여야 한다.
(2) 등기과·소에 대한 감사 및 지도출장의 경우 등기부의 관리상태를 확인하도록 한다.
5. 다른등기부의 관리에 준용
보관철식 장부로 조제하는 등기부는 그 성질에 반하지 아니하는 한 이 예규를 준용하여 관리한다.