인감의 제출·관리 등에 관한 사무는 비송사건절차법, 상업등기처리규칙의 규정에 의하는 외에 아래 지침에 따라 처리한다. 아래에서 단순히 {규칙}이라고 함은 상업등기처리규칙을 말한다.
1. 인감의 제출 등
가. 인감의 제출 일반
(1) 인감의 제출(재제출을 포함한다) 또는 개인감의 제출은 반드시 소정양식(규격)의 인감대지에 의하여야 한다.
(2) 각 등기소에는 소정양식의 인감대지를 비치하고 인감을 제출하려는 자에게 무료로 교부하여야 한다.
(3) 인감의 크기등에 관한 제한규정(규칙 제5조 제2항)에 의하여, 아래와 같은 인감이 제출된 경우에는 이를 수리하여서는 안된다.
㉮ 변의 길이 1센티미터의 정사각형 안에 들어가는 인감
㉯ 변의 길이 3센 티미터의 정사각형 안에 들어가지 않는 인감
㉰ 선명하지 않거나 문자 등이 너무 복잡한 인감 등 대조에 부적당한 인감
(4) 규칙 제5조 제5항의 규정에 의한 제출년월일의 기재와 날인은 인감대지의 하단 우측 여백에 한다.
나. 개인감의 제출과 개인 등의 청구 등
(1) 제출된 개인감(인감대지에 찍인 인감)과 개인신고서의 신고인의 성명 다음에 찍힌 인감은 동일한 것이 아니어도 무방하다. 규칙 제5조 제3항의 규정(개인감 제출의 경우 인감증명법에 의하여 신고한 인감을 찍고 그 인감증명을 첨부하여야 한다는 취지)은 아래 각 경우에는 이를 적용하지 아니한다.
88. 8.27. 등기 제452호 통첩
㉮ 개인신고서의 성명 다음에 등기소에 제출되어 있는 종전 인감을 찍은 때.
㉯ 인감제출자가 외국인인 경우 개인신고서에 서명을 하고 그 서명이 본인의 것이라는 취지의 본국 관공서의 증명(외국어로 작성된 경우에는 번역문 첨부)이나 공증인의 공증을 받을 때.
(2) 규칙 제6조의 규정에서 {등기의 신청서 등}이라 합은 등기의 신청서 외에 등기의 신청서에 첨부된 위임에 의한 대리인의 권한을 증명하는 서면, 비송사건절차법 제165조 제2항의 양도증서, 규칙 제7조의 규정에 의하여 인감을 재제출하는 경우의 인감대지, 규칙 제31조의 인감증명신청서 등 그 서면에 찍힌 인감을 등기소에 제출된 인감과 대조하여야 할 모든 경우의 서면을 가리킨다.
(3) 인장의 마모, 훼손 등의 사유로 위 (2)의 서면에 찍힌 인감과 등기소에 제출된 인감사이의 동일성 유무를 판단하기 곤란한 때에는 등기공무원은 등기의 신청인 등에 대하여 개인을 청구하여야 하고, 위 (2)의 서면에 인감이 선명하게 찍혀있지 않는 등의 사유로 위 동일성의 유무를 판단하기 곤란한 때에는 그 서면에 인감을 다시 찍게하는 등의 조치를 취할 것을 청구하여야 한다.
(4) 등기공무원이 등기의 신청인 등에 대하여 개인 기타 상당한 조치를 취할 것을 청구한 경우에 등기의 신청인 등이 그 청구에 응하지 아니하였다 하더라도 위 동일성 유무의 판단이 불가능한 때를 제외하고는 그 등기의 신청 등을 각하할 수는 없다.
다. 인감의 재제출
(1) 인감의 재제출의 경우에도 인감신고서(규칙 부록 제10호 양식)를 제출하여야 한다. 다만, 이 경우에는 인감신고서의 표목 다음에 {(재제출)}이라고 부기한다.
(2) 인감의 재제출이 있는 경우에는 등기공무원은 재제출된 인감과 종전에 제출된 인감의 동일성 유무를 확인하여야 한다. 종전에 제출된 인감대지의 오손, 멸실 등의 사유로 위 동일성 유무의 확인이 불가능한 때에는 개인신고의 절차에 의하여 처리할 수밖에 없을 것이다.
(3) 규칙 제7조 제1항의 규정에 의한 인감의 재제출이 없는 경우에도 변경의 등기 또는 등기의 경정의 신청은 이를 각하할 수 없다.
(4) 등기공무원이 인감제출자에게 규칙 제7조 제2항의 규정에 의한 인감의 재제출을 청구한 경우에 인감제출자가 그 청구에 응하지 아니하였다 하더라도 그 사유만으로 등기의 신청 등을 각하할 수는 없다.
2. 인감부
가. 인감부의 종류
각 등기소에는 개인, 합명회사, 합자회사, 주식회사, 유한회사, 민법법인, 특수법인 및 외국법인(회사포함)별로 별도 조제한 인감부를 비치하여야 한다.
다만, 인감부에 편철한 인감표의 분량을 고려하여 위와 같은 구분에 따라 구획한 1개 또는 수개의 인감부만을 비치하여도 무방하다.
나. 인감부의 조제
(1) 인감부는 아래와 같은 규격의 바인다로 조제한다.
"인감부의 규격"-별표 예시 (1)
(2) 인감부의 배면 상당 색출란에는 인감부의 종류 및 책수번호를 기재한 삽입지를, 하단 색출란에는 편철된 인감표의 상호, 명칭 또는 성명 중 맨처음과 맨 나중의 것을 기재한 삽입지를 각 삽입한다.
"인감부의 배면 색출란"--별표 예시 (2)
(3) 1개의 인감부에는 60∼100장 가량의 인감표를 편철한다.
다. 인감표의 편철순서
(1) 인감표는 종류별로 상호, 명칭 또는 성명의 가나다 순서에 따라 인감부에 편철한다.
이 경우 상호 또는 명칭 중 회사 또는 법인의 종류를 나타내는 부분 (예 : 주식회사, 사단법인, 학교법인 등)은 이를 제외하고 가나다 순서를 결정한다.
(2) 인감표에 기재된 상호, 명칭 또는 성명이 변경된 경우에는 인감표상의 상호, 명칭 또는 성명을 변경한 후에, 그에 따라 다시 그 편철순서를 정하여야 한다.
(3) 지방법원장은 등기소의 업무사정을 고려하여 인감표의 편철순서를 당사자의 등기번호순으로 할 수 있다.
88. 8.27. 등기 제452호 통첩
라. 인감표의 제거
회사의 해산 기타의 사유로 인감표에 삽입된 인감대지가 모두 없어진 때에는 그 인감표를 인감부로부터 제거하여야 한다. 관할전속으로 인감표를 이송하여야 할 경우(아래 "3"의 "라" 참조)에도 또한 같다.
마. 인감부목록
(1) 인감부에는 표지 다음에 아래와 같은 목록용지를 편철하고 인감표를 인감부에 편철할 때마다 편철순서에 따라 해당사항을 기재한 다음 등기공무원이 날인하여야 한다.
"인감부목록의 양식"--별표 예시 (3)
(2) 인감표에 기재된 상호, 명칭 또는 성명이 변경된 경우에는 인감부목록에 새로운 상호, 명칭 또는 성명을 기재하고 종전의 상호, 명칭 또는 성명을 주말하며 비고란에 그 연월일 및 사유를 기재한 다음 등기공무원이 날인하여야 한다.
(3) 인감표를 인감부로부터 제거할 때에는 인감부목록중 해당 인감표에 관한 기재를 주말하고 비고란에 제거 사유를 기재한 다음 등기공무원이 날인하여야 한다.
3. 인감표
가. 인감표의 조제
(1) 인감부에 편철할 인감표(규칙 부록 제9호 양식)는 아래와 같이 양면에 인감대지를 삽입할 수 있도록 비닐 포켓트를 부착한 비닐보호식으로 조제한다.
"비닐보호식 인감표" 별표 예시 (4)
(2) 인감표의 한면에는 4개의 인감대지를 삽입할 수 있도록 한다.
(3) 비닐보호지는 인감용지와 함께 바인다에 편철할 수 있도록 한다.
나. 인감대지의 삽입
(1) 인감표는 2개의 회사가 인감표 1면을 나누어 사용하는 것을 원칙으로 하되 등기신청의 당사자별(회사 또는 법인의 경우에는 회사 또는 법인별)로 별도의 면을 사용할 수도 있다.
(2) 등기신청의 당사자별로 2면의 인감표를 사용하여야 할 경우에는 가능한한 용지의 앞뒤면을 이용하도록 한다.
다. 인감표 중 견출란의 기재와 변경 등
(1) 인감표의 상단에는 등기신청의 당사자의 등기번호와 상호, 명칭 또는 성명을 기재한 견출용지를 삽입하며, 그 상호, 명칭 또는 성명이 변경 되었거나 경정된 경우에는 변경 또는 경정된 상호, 명칭 또는 성명을 기재한 견출용지로 교체하여야 한다.
"인감표의 견출용지"--별표 예시 (5)
(2) 등기신청의 당사자별로 2면 이상의 인감표를 사용하는 경우에는 상호란 중 우측 여백에 그 면수의 표시를 하여야 한다.
라. 관할전속과 인감표의 처리
(1) 관할전속의 경우의 인감부의 이송은 인감표를 이송하는 방법에 의한다.
(2) 인감표의 이송을 받은 등기소의 등기공무원은 종전의 등기번호를 기재한 견출용지를 새로운 등기번호를 기재한 견출용지로 교체하여야 한다.
88. 6.23. 등기 제350호 각 지방법원장 대 법원행정처장 통첩,88. 8.27. 등기 제452호 각 지방법원장 대 법원행정처처장 통첩,92. 8.20. 등기 제1805호 각 지방법원장 대 법원해정처처장 통첩