전산정보처리조직에 의한 호적사무처리지침

제1조(목적) #

이 지침은 호적법(이하 "법"이라 한다) 및 호적법시행규칙(이하 "규칙"이라 한다)에 따라 전산정보처리조직에 의하여 호적사무를 처리하는 경우에 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(용어의 정의) #

이 지침에서 사용되는 용어의 뜻은 다음 각호와 같다.

1. "호적관서"라 함은 법 제2조 및 제5조의 규정에 의하여 호적사무를 처리하는 시(구)·읍·면을 말한다.

2. "전산호적관서"라 함은 법 제124조의2의 규정에 따라 전산정보처리조직에 의하여 호적사무를 처리할 수 있도록 감독법원(이하 "법원"이라 한다)의 장이 지정·고시한 호적관서를 말한다.

3. "전산호적부"라 함은 법 제124조의3제2항의 규정에 따라 보조기억장치에 기록하여 작성된 호적부 또는 제적부를 말한다.

4. "전산호적부보관자"라 함은 전산호적부가 저장되어 있는 주전산기를 보관ㆍ관리하는 기관의 장(즉, 호적관서의 장 또는 규칙 제99조제2항의 기관의 장)을 말한다.

5. "호적정보시스템(이하 "시스템"이라 한다)"이라 함은 호적사무 및 관련 공부 등을 전산정보자료로 저장ㆍ전산처리 할 수 있도록 설치된 전산정보처리조직을 말한다.

6. "사용자"라 함은 전산정보처리조직에 의하여 호적사무를 처리하는 호적관장자, 호적담임자, 호적사건접수담당자 및 호적전산운영담당자로서 호적정보시스템에 등록된 자를 말한다.

제3조(전산호적관서의 지정) #

① 호적관서의 장이 규칙 제98조제1항의 규정에 의하여 전산호적관서 지정신청을 하고자 하는 경우에는 별지 제1호 서식의 신청서에 다음 각호의 사항을 기재하여 제출하여야 한다.

1. 주전산기의 기종 및 구성 등 호적사무처리를 위한 주요 전산설비

2. 기존 호적부의 전산이기현황

3. 법 제124조의3제5항의 규정에 따른 안전조치내용

② 법원의 장은 제1항의 신청을 받은 즉시 신청서의 기재사항을 검토하여 전산호적관서로 지정함이 상당하다고 인정될 경우에는 별지 제2호 서식에 의하여 대법원장에게 승인신청을 하여야 한다.

③ 전산호적관서의 지정ㆍ고시는 별지 제3호 서식에 의한다.

④ 제1항의 지정신청서는 10년간 보존한다.

제4조(전산호적부의 보관ㆍ관리) #

① 전산호적부보관자는 시스템의 관리ㆍ운영을 위하여 호적전산운영담당자를 지정하여야 하며, 법 제124조의3제5항의 규정에 따른 안전조치로 다음 각호의 사항에 관한 규정을 제정하여 시행하여야 한다. 다만, 그러한 내용의 법령이나 지침 등이 이미 마련되어 있는 경우에는 별도로 위 규정을 제정하지 아니할 수 있다.

1. 전산실의 구성 및 관리방법

가. 천재지변 등 자연재해 방지대책

나. 외부로부터의 위해 방지책

다. 출입문을 한 곳으로 정하고 이중잠금장치 설치

라. 출입문 보안장치 및 주야간 감시대책

마. 보조기억매체에 대한 안전반출 및 주요자료 소산계획수립

바. 보조기억매체를 보관할 수 있는 내화금고 등 철제용기 비치

사. 관리책임자 및 자료ㆍ장비별 취급자 지정 운용 등

2. 전산자료 보안관리방법

가. 호적데이터, 프로그램, 서류(프로그램설명서, 사용자지침서, 운용지침서 등 시스템의 운영에 관한 기록 및 문서) 등의 관리를 위한 보호관리자를 지정

나. 단말기 관리책임자의 지정 및 사용자가 처리할 수 있는 사무처리의 범위를 확정

다. 전산호적부를 생성·저장·처리 및 전송하는 모든 단계에서 고의 또는 과실로 인한 정보의 유출·절취·변조 및 파괴 등으로부터 보호하는 방법의 수립

3. 시스템에 이상이 발생하여 업무가 중단되는 등 장애가 발생하였을 경우의 관리방법

4. 시스템이 예기치 않는 전쟁, 천재지변 기타 이에 준하는 사태로 인하여 가동이 중단되는 경우의 재난복구ㆍ관리방법

5. 시스템의 운영·보안 및 관리상태에 대한 검사방법

② 규칙 제99조제1항의 규정에 의한 전산호적부의 호적관서외 보관에 대한 승인신청은 별지 제4호 서식에 의한다.

제5조(전산호적부와 동일한 기록의 비치방법 등) #

① 전산호적부보관자는 매일 근무시간 종료 후 전산호적부의 전체분 호적기록을 자기테이프에 2부 복제하여 그중 1부는 주전산기가 설치된 장소 내에 보관하고, 나머지 1부는 그 전산호적부보관자가 관리하는 다른 장소에 보관하여야 한다.

② 여러 전산호적관서의 호적기록을 하나의 주전산기에 함께 보관ㆍ관리하는 때에는 그 호적기록을 동일한 자기테이프에 복제하여 보관할 수 있으며, 그 보관방법은 제1항과 같다.

③ 제1항의 규정에 의하여 보관되는 자기테이프 중 가장 최근에 복제한 자기테이프에 기록된 호적기록을 규칙 제100조제1항의 동일한 사항의 기록으로 본다.

④ 제1항의 자기테이프는 복제한 다음 날로부터 2주간 보관하여야 한다.

제6조(전산호적부의 복구) #

전산호적부의 전부 또는 일부가 멸실되었을 때에는 주전산기가 설치된 장소 내에 보관된 자기테이프 1부에 기록된 호적기록을 이용하여 복구하되, 위 자기테이프의 기록에 이상이 있는 때에는 그 전산호적부보관자가 관리하는 다른 장소에 보관된 자기테이프 1부를 이용하여 복구한다.

제7조(전산설비 등의 변경보고) #

전산호적관서의 장은 주전산기의 기종 및 구성의 주요부분을 변경하고자 할 경우에는 그 뜻을 미리 법원의 장에게 보고하여야 하며, 법원의 장은 이를 즉시 법원행정처장에게 보고하여야 한다. 법 제124조의3제5항 규정의 안전조치내용을 변경하고자 할 경우에도 또한 같다.

제8조(무인등본발급기에 의한 등ㆍ초본 발급) #

① 규칙 제104조 규정의 무인등본발급기에 의한 호적등ㆍ초본 발급은 호주 및 그 가족 본인이 신청하는 경우에 한하여 할 수 있다.

② 전산호적관서의 장은 신청인이 호주 및 그 가족 본인임을 확인하는 방법을 정하여 제1항의 호적등ㆍ초본을 발급할 수 있다.

③ 제2항의 규정에 의하여 호적등ㆍ초본을 발급하고자 하는 전산호적관서의 장은 미리 그 설치장소, 실시시기, 무인등본발급기에서 사용할 직인, 신청인 본인여부 확인방법 및 시스템에 대한 안전관리대책에 관하여 법원의 장에게 보고하여야 한다.

④ 무인등본발급기에 의하여 등ㆍ초본을 발급하는 경우에는 규칙 제93조규칙 제93조 별지 제54호 서식의 열람ㆍ등초본증명청구접수부를 비치ㆍ사용하지 아니하며, 그에 갈음하여 발급기의 입력내력서를 매일 일과 종료시에 출력하여 호적민원청구서편철장에 편철ㆍ보존하여야 한다.

⑤ 전산호적관서의 장은 무인등본발급기의 운영 및 보안실태를 월 1회 이상 점검하여야 하며, 호적정보시스템의 안전 이상 및 자료유출 가능성이 있다고 판단될 경우에는 즉시 호적등ㆍ초본의 발급을 중단하고 그 사항을 법원의 장에게 보고하여야 한다.

⑥ 전산호적관서의 장은 호적등ㆍ초본 발급과 관련된 호적법규에 위반하지 아니한 범위 내에서 무인등본발급기의 운용에 따른 세부지침(호적등ㆍ초본 발급에 따른 구체적인 절차)을 정하여 운용할 수 있다.

제9조(전산호적부의 열람) #

전산호적부의 열람은 호적등ㆍ초본의 양식에 준하여 호적사항을 출력한 서면을 교부하는 방법에 의할 수 있다. 이 경우 그 서면에는 열람용 서면임을 표시하는 문구를 기재하여야 한다.

제9조의2(심사자료 등에 필요한 호적등·초본) #

① 신고서 등에 첨부되어야 할 호(제)적등·초본이 규칙 제114조제2항의 규정에 의하여 첨부되지 않은 경우에 전산호적관서의 접수담당자는 호(제)적과 신고서 등의 본적·성명·주민등록번호를 대조하거나 호(제)적을 신고인에게 직접 확인하게 하는 등 당해 호적을 정확하게 확인하여야 한다.

② 전산호적관서의 접수담당자는 제1항의 호(제)적등·초본이 첨부되지 않은 경우에 감독법원에서 호적정보시스템에 의하여 감독사무를 처리할 때까지 규칙 제27조제4항의 호(제)적등·초본을 첨부하도록 하고, 그 이후에는 전산호적관서의 필요에 따라 제9조의 열람용 서면을 첨부하여 신고서 등의 접수, 심사, 호적기록 등의 자료로 이용할 수 있다.

제10조(전산호적부부본의 관리 등) #

① 법원의 장은 전산호적관서의 장으로부터 송부받은 전산호적부부본을 보관ㆍ관리할 담당자(이하 "부본관리자"라 한다)를 지정하여야 한다.

② 부본관리자는 송부받은 부본(자기테이프)에 송부한 전산호적관서명 및 송부일자를 표시하고, 별지 제5호 서식의 부본관리대장에 기재한 후 이를 시건장치가 된 견고한 전용용기에 보관ㆍ관리하여야 한다.

③ 보존기간이 만료된 부본(자기테이프)은 다음 해 3월 31일까지 부본관리자가 법원의 장의 인가를 받아 폐기하여야 하며, 그 폐기는 부본에 기록된 정보가 외부에 유출되지 않도록 소각하거나 기타 적절한 방법으로 하여야 한다.

제11조(접수장 등의 작성) #

① 전산호적관서의 장은 그 호적관서에서 접수하는 호적사건은 모두 보조기억장치로 작성된 접수장에 접수하여야 한다.

② 전산호적관서의 장은 호적법규와 호적예규 등에 의한 각종 통계에 관한 보고서를 보조기억장치로 작성할 수 있다.

제12조(전산호적부의 기록) #

전산호적부의 호적기록은 "호적실무자료집기재편(사법행정간행물등록번호 100200-3201-17-200011)" 제2장에 수록된 호적기재례에 의한다.

제13조(전산호적부의 직권정정ㆍ기재에 관한 특례) #

① 전산호적관서의 장이 전산호적부상 기록의 착오 또는 유루가 전산이기과정의 과오에 의한 것임을 발견한 경우에는, 직권정정ㆍ기재서를 작성하지 아니하고 그 사유만을 해당 호적사항란 또는 협의의 신분사항란에 기록하여 직권으로 이를 정정할 수 있다. 이때 전산호적관서의 장은 보조기억장치로 별지 제6호 서식의 직권정정ㆍ기재호적목록을 작성하고 식별부호를 기록하여야 한다.

② 전산호적관서의 장은 제1항의 규정에 의하여 정정한 호적이 있는 경우에는 매월 규칙 제80조의 규정에 의한 신고서류 송부시 직권정정ㆍ기재호적목록을 출력한 서면도 함께 송부하여야 한다.

제14조(식별부호의 등록 등) #

① 사용자의 식별부호(ID)는 영문자 또는 아라비아 숫자를 이용하여 6자 이상 8자 이내로 정하고, 비밀번호는 영문자와 아라비아 숫자를 혼합하여 6자 이상 8자 이내로 정하되, 식별부호와 동일하여서는 아니 된다.

② 식별부호의 신규등록, 삭제, 변경 등은 호적전산운영담당자가 수행하여야 하며, 별지 제7호 서식의 식별부호관리대장에 그 처리내용을 등록ㆍ관리하여야 한다.

③ 규칙 제107조제2항의 호적관장자 및 그 대리자의 식별부호 보고는 별지 제8호 서식에 의한다.

제15조(구역변경에 따른 호적의 인계ㆍ인수) #

① 인계하는 호적관서에서 규칙 제108조제1항의 규정에 의하여 송부하는 호적기록의 전부를 기재한 서면은 호적등본(말소ㆍ제적된자 포함)으로 한다.

② 규칙 제108조제3항의 개제사실 통지는 규칙 제8조제2항의 규정에 의하여 송부하는 목록의 말미에 "○년 ○월 ○일 개제완료"라고 부기하는 방식으로 한다.

③ 인수한 호적관서에서는 제1항의 호적등본의 앞부분에 규칙 제8조제1항에 의하여 송부받은 목록을 합철한 후, 그 표지에 「○○○○년 규칙 제108조제1항에 의한 서면(인계호적관서 : ○○○○, 인수일자 : ○년 ○월 ○일)」이라고 기재하여 이를 다음 해로부터 80년간 보존한다.

제16조(호적전산정보자료의 이용) #

규칙 제112조제5항의 전산정보자료제공대장은 별지 제9호 서식에 의한다.

제17조(호적부의 전산이기방법 등) #

① 규칙 부칙 제2조제2항의 전산이기의 구체적 방법과 및 그 이기범위는 본 예규에 반하지 않는 한 대법원 호적예규 제577호 및 제579호에 의한다.

② 규칙 부칙 제2조제4항 규정의 부본은 그 전산이기완료일로부터 5일 이내에 법원에 송부하여야 하며, 그 부본의 작성 및 송부방법은 규칙 제105조제5항 및 제7항의 규정에 따른다.

③ 규칙 부칙 제2조제6항에 따른 기재는 다음과 같이 한다.