재외공관이나 동사무소에서 가족관계등록신고를 하는 경우에는 그 가족관계등록신고서류인 신고서(신청서를 포함한다)와 첨부서면은 2통을 제출하여야 하지만(통계자료로 추가되는 것은 별도이다), 재외공관이나 동사무소의 장이 상당하다고 인정한 때에는 신고인으로 하여금 1통만을 제출하게 하고 나머지는 그 등본을 작성하여 이를 신고서류를 갈음하여 활용할 수 있으므로 부득이한 사유가 없는 한 신고서류 1통만을 제출하게 하는 업무처리방식을 적극 활용하도록 하되 그러한 경우에는 아래 절차에 따라 처리한다.
1. 신고서류의 등본작성방식
가. 신고서류의 등본은 원본과 동일한 서식에 의하여 전자복사기로 작성하되 문자가 선명히 나타나고 변색 또는 퇴색될 염려가 없도록 하여야 한다.
나. 재외공관이나 동사무소의 장이 신고서류의 등본을 작성하는 때에는 신고서의 우측 상단 적당한 여백에 「이 등본은 신고서류 원본과 틀림없음을 인증합니다」 이라는 인증문을 기재하고 직인을 날인하여야 하며 신고서류가 여러 장으로 이루어진 때에는 각 장에 걸쳐 직인으로 간인을 하여야 한다. 이 경우 인증문은 고무인을 사용할 수 있다.
다. 신고인이 신고서류의 복사본을 작성하여 제출한 경우에는 그 복사본을 이용하여 “나”의 절차에 따라 신고서류의 등본을 작성할 수 있다.
2. 신고서류 원본의 취급
「가족관계의 등록 등에 관한 법률」제21조제2항, 제36조제1항, 제49조제3항(제91조에서 준용하는 경우를 포함한다) 및 「재외국민의 가족관계등록 창설, 가족관계등록부 정정 및 가족관계등록부 정리에 관한 특례법」제5조제1항, 제5항에 따라 송부할 경우에는 신고서류의 원본을 송부한다.
3. 신고서류 등본의 취급
신고서류의 원본을 송부한 재외공관과 동사무소에서는 신고서류의 등본을 가족관계등록신고서류편철장에 보존한다.