가족관계등록사건접수장의 기록은 다음과 같은 방법에 의한다.
1. "접수번호" 는 접수하는 시(구)ㆍ읍ㆍ면또는 재외국민 가족관계등록사무소에서 순차 일련번호를 기록하여 접수한다.
2. 재외공관의 장이 가족관계등록신고를 수리하여 재외국민 가족관계등록사무소에 송부하여 온 경우에 "접수연월일"은 가족관계등록신고를 재외국민 가족관계등록사무소에서 접수한 연월일을 기록한다.
3. "신고사건명란"은「가족관계의 등록 등에 관한 법률」또는「가족관계의 등록 등에 관한규칙」이 정하는 가족관계등록신고(신청)의 종류에 따라 신고사건의 명칭을 기록한다. 통보, 증서의 등본, 항해일지의 등본, 재판서와 촉탁서에 의하여 가족관계등록부에 기록을 할 경우에도 그 내용을 사건명으로 기록하되 위 기록원인을 기록하여야 하며, 직권으로 가족관계등록부의 기록을 정정ㆍ기록하는 경우에도 감독법원의 허가에 의한 경우에는 "직권정정ㆍ기록허가"로, 간이직권정정ㆍ기록의 경우에는 "간이직권정정ㆍ기록"으로 기록하여야 한다.
4. "신고인, 사건본인란"에는 신고인의 성명을 위에, 사건본인의 성명을 아래에 기록하되 신고인이나 사건본인이 여러 사람인 때에는 “○○○외 2명“으로 기록한다.
5. "등록기준지란"에는 사건본인의 등록기준지를 기록하되, 사건본인이 여러 사람인 경우에는 대표자 1명만 기록한다.
6. 사건본인이란 아래 예시 등과 같이 가족관계등록부에 기록을 요하는 사람을 말한다.
가. 친권자의 지정 및 변경: 미성년자
나. 친권, 대리권과 관리권의 상실ㆍ사퇴ㆍ회복 : 미성년자
다. 미성년후견ㆍ후견감독개시ㆍ종료 : 미성년자
라. 미성년후견인ㆍ후견감독인경질신고 : 미성년자
마. 인지: 인지자와 피인지자
바. 혼인(이혼): 남편과 처
사. 입양(파양): 양친과 양자
7. "수리사항란"에는 신고사건의 수리 또는 불수리의 취지 및 일자를 기록하되, 수리 또는 불수리의 일자가 접수일자와 같은 때에는 그 기록을 생략할 수 있다.
재외공관에서 수리한 신고사건을 재외국민 가족관계등록사무소에서 송부 받은 때에는 "재외수리"로 기록하고 재외공관에서 수리한 일자를 기록한다.
8. 등록기준지변경에 대한 "등록기준지란"의 등록기준지 기록은 변경 전의 등록기준지를 기록한다.
9. "비고란"에는 아래 사항을 기록한다.
가. 재외공관은 접수한 가족관계등록신고사건을 재외국민 가족관계등록사무소에 발송한 연월일
나. 추후보완신고는 원신고의 접수번호
다. 시(구)는 그 시(구)관내 동사무소에서 송부한 신고서를 접수한 때에는 그 동명
라. 재외공관을 거치지 않은 재외국민 신고사건을 접수한 경우에는 "재외"라고 표시
마. 신고가 처리 권한 없는 관서의 장에게 잘못 접수되어 접수한 관서의 장이 이를 처리하고 처리 권한 있는 관서의 장이나 수리 권한 있는 동장에게 송부한 때에는 "관할 위반"과 송부한 연월일
10. 인지(친권자지정)신고, 이혼(친권자지정)신고, 수인의 등록부정정, 가족관계등록창설, 개명신고 등 하나의 신고서 용지로 두 개 또는 그 이상의 신고를 동시에 하는 경우에는 접수번호를 각 사건 수에 따라 부여하고 각 사건명을 기록한다.
11. 동에서 접수한 신고서류는 다음과 같이 처리한다.
가. 「가족관계의 등록 등에 관한 법률」제21조에 따라 동에서 출생, 사망의 신고서류를 접수한 때와 「가족관계의 등록 등에 관한 규칙」 제36조의2제5항에 따라 동에서 출생신고서류를 접수한 때에는 그 동장은 동이 소속한 시장(또는 구청장)에게 신고서류를 송부하고 비고란에 발송한 연월일을 기록한다.
나. 동에서 수리하여 송부한 신고서류는 사건별로 다시 접수하여 기록하되 수리일자는 동에서 수리한 일자를 기록하며, 수리사항란에는 "수리"로 기록하고 비고란에는 해당 동명을 기록한다.
다. 신고가 수리 권한 없는 동장에게 잘못 접수되어 접수한 동장이 이를 불수리하고 처리 권한 있는 관서의 장이나 수리 권한 있는 동장에게 송부한 때에는 비고란에 "관할 위반"과 송부한 연월일을 기록한다.