1. 목적
본 규격의 제정 목적은 학원 및 전문학원(이하 "학원"이라 한다) 「도로교통법 시행령」 [별표 5] 10호에 규정된 학사관리 전산시스템이 구현해야 할 컴퓨터시스템의 세부기능 내역을 구체적으로 규정하기 위한 것이다.
2. 학사관리 전산시스템의 정의
학원의 학사관리 전산시스템이란 「도로교통법」 제141조제1항 및 제2항 규정에 따라 시ㆍ도경찰청장의 학원에 대한 지도ㆍ감독 및 평상시 학원이 스스로 행하는 제반 행정업무를 보다 효율적ㆍ능률적으로 수행하기 위하여 기존 수작업에 의한 관리를 자동제어를 통한 관리로 변경시키는 데에 사용되는 복합 전산장치를 말하며, 동 시스템은 학원 관계규정에 적합하게 이루어져야 한다.
3. 시스템 환경
가. 시스템 구성
학원 내에 서버 컴퓨터(SERVER PC), 접수ㆍ예약용, 교육관리용 등 각 1대 이상의 컴퓨터를 갖추어야 한다. 단, 중앙집중 방식 서버컴퓨터는 경찰청장으로부터 승인 받은 장소에 설치한다.
나. 출력장치
보고서ㆍ확인서ㆍ영수증ㆍ수강예약ㆍ배차안내표 등을 출력할 수 있는 장치를 갖추어야 한다.
다. 입력장치
사진, 지문, ID 또는 IC카드 등(이하 "수강카드"라 한다)을 입력 및 판독할 수 있는 장치를 갖추어야 한다.
라. 통신장치
(1) 인터넷 등의 통신망을 이용하여 실시간 경찰청 서버로 별표 1의 「학사관리 전산시스템 전산자료 전송내역」을 전송할 수 있는 장치를 갖추어야 한다.
(2) 경찰청에서 지정하는 자료전송에 대한 보안장치(VPN 또는 SSL)를 갖추어야 한다.
(3) 표준시간을 제공하는 공인된 기관의 시간으로 서버의 시간을 동기화하는 기능이 있어야 한다.
(4) 프로그램 추가 및 변경 시 경찰청장의 승인을 받아야 하고, 클라이언트-서버(C/S: Client & Server)는 실시간 패치를 수행할 수 있는 기능이 있어야 하며, 웹(Web)방식은 즉시 서버에 적용할 수 있어야 한다.
마. 처리성능 및 속도
강의실 입ㆍ퇴실 시 각 10분 이내에 수강인원을 확인할 수 있는 처리성능을 갖추어야 한다.
바. 백업(backup)장치
(1) 서버 컴퓨터에는 시스템 전체 자료를 저장할 수 있는 용량이 있어야 한다.
(2) 서버 컴퓨터의 저장장치 외 별도의 백업용 저장장치를 갖추어야 한다.
사. 네트워크(NETWORK) 구성
학사업무를 기능별로 분산처리하고 기능 간 데이터를 공유할 수 있도록 구성해야 한다.
4. 시스템 보안
가. 별표 1 「학사관리 전산시스템 전산자료 전송내역」의 수정 및 변경사항 전송 내역(로그)을 관리하고, 필요시 문서로 출력할 수 있는 기능이 있어야 한다. 또한 그 내용을 경찰청 서버로 실시간으로 전송하는 기능이 있어야 한다.
나. 시스템 사용자, 시스템 가동시간, 각 시간별 교육인원 통계, 일일교육인원 통계 및 출석자 명부(면허반, 교육종류별)가 일자별 전산파일로 작성ㆍ저장되어야 하며, 필요시 문서로 출력할 수 있는 기능이 있어야 한다.
다. 수시 및 정기적으로 자료 저장이 되는 기능이 있어야 하며, 고장 등 문제발생 시 최소 1일전의 데이터를 복구할 수 있는 백업기능을 갖추어야 한다.
라. 정전 시 최소 5분 이상 시스템 또는 서버 전원을 유지ㆍ공급할 수 있는 장치를 갖추어야 한다.
마. 자료 보안 및 권한 부여
(1) 시스템을 사용하는 자(시ㆍ도경찰청 담당자 포함)는 부여된 고유번호(ID)와 비밀번호를 사용하여야 하며, 그 사용내역은 로그파일로 저장하고 필요시 문서로 출력할 수 있는 기능이 있어야 한다.
(2) 각 사용자별 권한의 부여는 관리자에 의해 이루어져야 하며, 비밀번호는 숫자와 문자의 조합으로 최소 8자리를 초과하여 이루어져야 한다.
(3) 학원장ㆍ학감ㆍ강사ㆍ기능검정원 등 학원 관계자 본인의 지문 등을 입력하여 등록하는 기능이 있어야 한다. 또한 모든 손가락의 지문을 등록하는 경우 본인 및 본인 이외의 지문을 비교하여 같은 지문이 중복으로 등록되지 않게 하는 기능이 있어야 한다.
(3) 교육생 지문을 재등록하는 경우 이에 대한 기록이 보존되어 그 내역을 볼 수 있는 기능이 있어야 한다.
(4) 지문인식기의 오류 발생에 의해 해당 교육생의 교육사항을 전산으로 처리할 수 없는 경우 그 오류 발생 내역을 로그파일에 기록하는 기능이 있어야 한다.
5. 교육생의 등록
가. 도로교통법 시행규칙 별지 제106호 서식의 "교육생원부"를 전산으로 관리할 수 있는 기능이 있어야 한다.
나. 교육생 본인의 신체상 특징 등(이하 "지문 등"이라 한다)을 입력하여 등록하는 기능이 있어야 한다. 또한 지문을 등록하는 경우 본인 이외의 지문을 비교하여 같은 지문이 중복으로 등록되지 않게 하는 기능이 있어야 한다.
다. 교육생 등록 시 주민등록번호 형식에 대한 오류를 체크하는 기능이 있어야 한다. 다만, 외국인을 교육생으로 등록할 경우에는 등록 오류 결과를 확인한 후 등록여부를 결정할 수 있도록 한다.
라. 교육생 등록 시 면허종별에 따라 운전면허를 받을 수 없는 연령자의 경우 및 제1종 대형ㆍ특수면허 등록 시 자동차(이륜자동차를 제외)의 운전경험이 1년 미만자의 경우는 결격자임을 안내하는 기능이 있어야 한다.
마. 교육반별 및 소지면허 종별로 구분하여 입력하는 기능이 있어야 한다.
바. 각 교육 유효기간의 시작일이 교육 개시일과 동일하게 자동 입력되고, 각 교육 유효기간의 종료일이 교육 개시일로부터 3개월로 자동 입력되는 기능이 있어야 한다.
사. 보통연습면허 유효기간의 종료일은 유효기간의 시작일로부터 1년간으로 자동 입력되는 기능이 있어야 한다.
아. 도로교통법 시행규칙 별표 32의 "운전면허 종별 교육과목ㆍ교육시간 및 교육방법 등"에 맞게 등록할 수 있는 기능이 있어야 한다.
자. 편입생에 대하여 편입전의 학원에서 교육한 사항 또는 기능검정 사항을 입력할 수 있어야 하며, 편입에 따른 교육 이수 증명서를 발급하는 기능이 있어야 한다.
차. 교육비 또는 검정료(이하 "수강료등"이라 한다) 납부와 관련된 내용을 입력할 수 있어야 하며, 그 영수증도 출력할 수 있어야 한다.
카. 수강카드 내부에 교육생을 식별할 수 있는 정보를 입력할 수 있어야 한다.
타. 교육생 등록 완료 후 경찰청 서버에 실시간으로 등록 내용을 전송할 수 있어야 한다.
6. 교육 예약
가. 교육생이 희망하는 날짜와 시간에 학과ㆍ기능ㆍ도로주행 교육을 예약할 수 있는 기능이 있어야 하며, 이를 취소ㆍ수정할 수도 있어야 한다.
나. 교육을 예약하는 경우 그에 따른 예약표가 출력되어야 한다. 다만, 찾아가는 도로연수의 경우 정보통신망 등의 방법으로 교육생에게 교육예약 내용을 전달해야 한다.
(1) 학과교육 시: 교육생 성명, 교육생 번호, 교육일자ㆍ시간, 강의실 등이 안내된 예약표
(2) 기능교육 및 도로주행교육 시: 교육생 성명, 교육생 번호, 강사, 교육일자ㆍ시간, 교육용자동차 번호 등이 안내된 예약표
(3) 도로연수교육 시: 교육생 성명, 교육생 번호, 강사, 교육일자ㆍ시간, 교육용 자동차 번호 등이 안내된 예약표
다. 교육생의 교육예약 내역을 조회하는 기능이 있어야 한다.
라. 주간 또는 월간 교육일정표를 시스템 모니터 상에 출력하여 열람할 수 있는 기능이 있어야 한다.
마. 교육생의 교육진행사항이 모두 수록된 교육생원부를 별지 2의 내용으로 시스템 모니터 상에 출력하여 열람할 수 있는 기능이 있어야 한다.
바. 다음의 경우는 예약할 수 없도록 하는 기능이 있어야 한다.
(1) 「도로교통법 시행령」 제65조제1항에 따라 학과교육의 경우 1일 7시간, 기능교육 및 도로주행교육의 경우 1일 4시간을 기준으로 최대 교육시간을 초과하는 경우
(2) 교육 유효기간이 경과한 일시에 예약하는 경우
(3) 교육시간대별로 기능교육장의 일시수용능력을 초과하는 경우
(4) 동일 시간대에 교육을 중복하여 예약하는 경우
(5) 학과교육 예약 시 이미 수강한 과목을 중복하여 예약하는 경우
사. 도로교통법 시행규칙 별표 32의 "운전면허 종별 교육과목ㆍ교육시간 및 교육방법 등"에 맞게 예약이 이루어져야 한다.
7. 교육 계획
가. 주간 또는 월간 단위로 각 교육반별 교육시간표를 작성할 수 있는 기능이 있어야 한다.
나. 각 교육시간에 강사가 아닌 자를 지정할 수 없도록 하는 기능이 있어야 한다.
다. 각 교육시간에 강사 및 강의실 또는 교육용 자동차를 지정하도록 하는 기능이 있어야 한다.
라. 기능교육 및 도로주행교육의 경우 교육반에 따라 차량의 종류가 구분되게 지정할 수 있도록 하는 기능이 있어야 하고, 도로연수교육의 경우 「자동차관리법」 제3조제1항제1호부터 제3호까지의 기준에 따른 자동차의 종류가 구분되게 지정할 수 있도록 하는 기능이 있어야 한다.
마. 교육 예약이 되어 있던 강사 또는 강의실이나 교육용 자동차가 변경된 경우 대체된 강사 또는 강의실이나 교육용 자동차가 이전의 예약 내용을 승계하는 기능이 있어야 한다.
8. 교육 진행
가. 교육생 및 강사에 대하여 수강카드 및 지문 등에 의해서 본인 여부를 확인하는 기능이 있어야 한다. 다만, 도로연수교육 중 찾아가는 도로연수의 경우에는 정보통신망 등의 방법으로 교육생 및 강사에 대하여 서명 등을 통해 본인 여부 확인 및 교육사실을 확인할 수 있는 기능이 있어야 한다.
나. 본인 여부 확인은 10분 이내에 교육생 정원 또는 일시수용능력인원을 모두 처리할 수 있는 기능이 있어야 한다.
다. 교육장 입ㆍ퇴장시 본인이 아니거나 기기를 잘못 조작하였을 경우 문자 또는 음성으로 재입력을 안내하는 기능이 있어야 한다.
라. 지문 등에 의한 본인 여부 확인 시 7회 이상 오류가 발생할 경우 자동차운전(전문)학원 운영ㆍ관리지침 별지 제13호 서식의 확인서가 발급되고, 그 내역을 동 지침 별지 제14호 서식의 확인서 발급대장에 기록할 수 있는 기능이 있어야 한다.
마. 다음에 해당하는 교육생의 경우는 해당 교육을 받지 않은 것으로 처리하는 기능이 있어야 한다.
(1) 교육시작 시간에 10분을 경과한 후 교육장에 입장하는 경우,
(2) 교육종료 전에 퇴장하거나 교육장 입장 후 최소 40분 이상 교육을 받지 않은 경우
(3) 교육 종료 후 1시간 이내에 퇴장사실 여부를 확인하지 않은 경우
바. 교육 입장 후 다른 교육에 재 입장할 수 없도록 하는 기능이 있어야 한다.
사. 교육장 입ㆍ퇴장 시 당해 시간(서버 시간)을 자동으로 시스템 내의 교육생 원부(해당 교육일시란)에 기록ㆍ저장("분"단위까지)하는 기능이 있어야 한다.
아. 시스템 내의 교육생 원부에 해당 교육을 실시한 강사의 기명 또는 인영(전자서명 포함)을 표시하는 기능이 있어야 한다.
자. 시스템 내의 교육생 원부에 교육일시가 기록되고 해당 강사의 기명 또는 인영(전자서명 포함)으로 확인된 경우에 교육사실이 인정되는 것으로 처리하여야 한다.
차. 강사 또는 기능검정원의 질병 등이나 교육용자동차의 고장 등의 사유로 교육진행에 변경이 발생하는 경우 이를 변경할 수 있는 기능이 있어야 하며 그 내용을 기록ㆍ저장ㆍ출력할 수 있는 기능이 있어야 한다.
카. 교육생의 교육 종료 후 그 내역을 경찰청 서버에 실시간으로 전송할 수 있어야 한다.
9. 기능검정(전문학원에 한함)
가. 다음의 기능검정 결격사유에 해당하는지 여부를 판단하는 기능이 있어야 한다.
(1) 면허종별에 따라 운전면허를 받을 수 없는 연령자의 경우 및 제1종 대형ㆍ특수면허 기능검정 시 자동차(이륜자동차를 제외)의 운전경험이 1년 미만자의 경우
(2) 장내기능검정의 경우, 검정일 전 6개월 이내에 학과ㆍ장내기능교육을 수료하지 않은 경우 또는 자동차운전면허시험 응시원서 유효기간(최초 필기시험일부터 1년)이 지난 경우
(3) 도로주행검정의 경우, 도로주행교육을 수료하지 않은 사람 또는 그 사람이 소지하고 있는 연습운전면허의 유효기간(1년)이 경과한 경우
(4) 기능검정 불합격 후 3일이 경과하지 않은 경우(불합격 당일은 초일로 산입)
(5) 적성검사를 받지 않은 경우
나. 장내기능검정의 경우 전자채점기에 입력할 수 있도록 검정대상자 자료가 생성되어 자동으로 입력할 수 있는 기능이 있어야 한다.
다. 검정결과 입력
(1) 장내기능검정결과 자료를 전자채점기로부터 전산시스템으로 자동 입력하여 처리하는 기능이 있어야 한다. 이 경우 이동식 저장장치에 의해 자동 입력하는 때에는 그 자료가 암호화되도록 하여야 한다.
(2) 도로주행검정의 경우 검정결과를 입력할 수 있는 기능이 있어야 한다.
라. 검정자료가 시스템 내의 교육생 원부(검정실시란)에 기록ㆍ저장되어야 한다.
마. 시스템 내의 교육생 원부에 검정을 실시한 기능검정원의 기명 또는 인영(전자서명 포함)을 표시하는 기능이 있어야 한다.
바. 해당 교육생에 대해 검정을 실시한 기능검정원에 한하여 검정결과가 입력ㆍ수정ㆍ출력되도록 ID와 비밀번호를 이용하여 제한하는 기능이 있어야 한다.
사. 검정결과를 수정한 때에는 수정자에 대한 인적사항, 수정일시, 수정내용이 별도의 전산 파일로 저장 관리하는 기능이 있어야 하며, 별도 저정된 수정기록 파일에 대한 출력 권한이 ID와 비밀번호에 의해 제한되어야 한다.
아. 기능검정 합격자에 대해서는 도로교통법 시행규칙 별지 제134호 서식의 수료증과 도로교통법 시행규칙 별지 제136호 서식의 졸업증이 발급되어야 하며, 수료증 및 졸업증의 발급은 권한을 가진 자로 제한하는 기능이 있어야 한다.
자. 기능검정 결과자료 및 합격자에게 교부되는 수료증 및 졸업증 발급내역은 그 교부사실이 저장되어야 하며, 별표 1에 의해 경찰청 서버에 실시간으로 전송될 수 있어야 한다.
차. 전산시스템에 입력된 장내기능검정 및 도로주행 검정 결과를 학감이 확인하고 결재할 수 있는 기능이 있어야 한다.
10. 경찰청 전송자료
가. 경찰청으로 전산자료를 전송하는 경우 별표 1의 형식에 맞게 전송하여야 하며, 그 형식에 대한 오류를 체크하는 기능이 있어야 한다.
나. 경찰청으로 전송된 별표 1의 전산자료에 대하여 성공ㆍ실패ㆍ오류 로그를 보관하는 기능이 있어야 하며, 실패 및 오류로 인한 자료에 대해서는 실시간으로 재전송하는 기능이 있어야 한다.
11. 기타 학원운영 업무관리
가. "자동차운전학원 강사명부 및 교육과목"(도로교통법시행규칙 별지 제139호 서식)에 따라 학과ㆍ기능교육강사 및 기능검정원별로 분류하여 입력ㆍ관리할 수 있어야 한다.
나. 자동차 관리
(1) "차량정수 및 보유현황"(별지 제1호 서식)에 따라 교육별ㆍ종별로 구분하여 입력ㆍ관리할 수 있어야 한다.
(2) "자동차 관리대장"(자동차운전학원 운영ㆍ관리지침 별지 제1호 서식)에 따라 자동차별로 분류하여 입력ㆍ관리할 수 있어야 하며, 차령만기가 경과된 자동차에 대해서는 교육용 자동차로 사용할 수 없도록 하는 기능이 있어야 한다.
(3) "자동차 일일점검표"(자동차운전학원 운영ㆍ관리지침 별지 제2호 서식)에 따라 점검 결과를 입력ㆍ관리할 수 있어야 한다.
라. 인원 현황 관리
(1) 직원 정ㆍ현원 현황(별지 제1호 서식)에 따라 직원별로 구분하여 입력ㆍ관리할 수 있어야 하며, 기능검정원과 강사는 직원명부 자료와 일치하여야 한다.
(2) 교육생 정ㆍ현원 현황(별지 제1호 서식)에 따라 교육반별로 입력ㆍ관리할 수 있어야 한다.
마. 도로교통법시행규칙 별표 17의 "학원 및 전문학원에서 갖추어 두어야 하는 장부 및 서류"를 필요시 출력할 수 있는 기능이 있어야 한다.
바. 학원운영 관리사항의 입ㆍ출력 및 수정 권한이 ID와 비밀번호에 의해서 제한하는 기능이 있어야 한다.
사. 운전학원 수강생의 교육 사실을 운전면허 종별, 기간 별로 구분하여 확인할 수 있는 기능이 있어야 한다.
12. 재검토기한
경찰청장은 이 고시에 대하여 「훈령ㆍ예규 등의 발령 및 관리에 관한 규정」에 따라 2023년 11월 17일 기준으로 매 3년이 되는 시점(매 3년째의 11월 16일까지를 말한다)마다 그 타당성을 검토하여 개선 등의 조치를 해야 한다.