Ⅰ. 개 요
□ 배 경
○ 정부조직 개편대상 부처 간 기록물의 누락 없는 인계인수 등 차질 없는 기록물 관리로 행정의 안전성 및 영속성 도모
※ 기록관리 일반사항은 ?2014년도 기록물 관리지침?을 참고
☞ 국가기록원홈페이지 www.archives.go.kr, 기록관리란?/기록관리표준/지침 및 매뉴얼
□ 관련 근거
○ ?공공기록물 관리에 관한 법률? 및 동법 시행령
○ ?행정업무의 효율적 운영에 관한 규정? 및 동 시행규칙
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□ 기록물 관리 원칙
○ 정부조직개편에 따른 승계기관이 있는 경우 폐지기관 기록물은 승계기관으로 기록물 인계인수 관리
- 신설 기관은 기록관리 전담요원 배치, 기록물 서고 및 RMS 설치 등 기록관리 인프라 구축
- 개편 기관은 기록물 관리기준 정비, 인계인수 등 기록물 관리
○ 승계기관이 없는 경우 폐지기관 기록물은 영구기록물관리기관(국가기록원 등)으로 이관 관리
○ 정부조직개편 완료시까지 기록물 폐기업무는 시행 보류
□ 정부조직 개편에 따른 기록물관리 체계
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Ⅱ. 정부조직개편에 따른 기록물 관리
[1] 인계·인수 전 기록물 관리
1. 기록물 생산업무 처리 종료
○ 개정 ?정부조직법? 시행일(2014. 11. 19. 00:00)을 기준으로 기록물 생산 결재 등 기록관련 업무처리 종결
○ 부처별 조직부서와 행정자치부(조직기획과)와 협의하여 개편관련 기록관리 업무처리를 위한 기관코드 정비
○ 단위과제별 보존기간을 확정하여 시스템에 반영하고 기록관리기준표 고시
○ 전자문서시스템 기록물분류기준표 사용기관의 경우 국가기록원에 단위업무 신설 신청(온라인 신청 : http://cora.archives.go.kr)
2. 조직개편에 따른 인계대상기록물 현황 파악
○ 개편에 따른 기능 승계기관 기록관에서 인계대상기록물 현황 파악
- 대상기록물은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 ?법?)이 정한 모든 기록물 일체임 ( Ⅱ-[2]-1 인계인수 대상 기록물 참조)
- 특히, 처리과 보유 기록물(미등록 포함) 파악 미비 및 무단 폐기로 인해 인계에 누락되어 멸실되지 않도록 조치 요망
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3. 인계대상 기록물 목록작성 등 작업 준비
○ 인계인수대상기록물의 철목록 및 색인목록 작성 작업공간 확보
○ 목록은 전자기록생산시스템 또는 기록관리시스템(이하 ‘RMS’)에서의 작성을 원칙으로 하며, 기타사항도 전산작업으로 이루어지므로 컴퓨터, 통신선 등의 작업환경 마련
4. ?기록관리기준표? 적용기관의 기록물 관리기준 정비
○ 정부조직개편 이전 단위과제별 ?과제관리카드? 종결 처리
○ 조직개편에 따라 각 기관별로 BRM의 중·소기능 및 단위과제 생성 시, 단위과제별 보존기간이 적정 책정되도록 지도·검토(각 기록관)
○ 개편 결과를 반영 신설 단위과제별 ?과제관리카드? 생성(각 처리과)
○ 단위과제 및 단위과제별 보존기간이 명시된 신규 ?기록관리기준표?는 확정 후 각 기관별로 고시
- 신설 단위과제별 보존기간은 국가기록원 협의 후 확정
5. ?기록물분류기준표? 적용기관의 기록물 관리기준 정비
○ ‘전자문서시스템 → RMS’ 이관 시 국가기록원의 ?분류기준표? 정보와 각 기관 현행 정보 동기화 필요
- 국가기록원 분류기준표 통보파일을 기관 전자문서시스템 분류기준표와 대조(일치하지 않을 경우 이관 곤란)
○ 기관의 명칭만 변경되고 기존 단위업무는 변경 없이 사용하는 경우
- 승계기관이 국가기록원 기록물분류기준표 처리과변경서식(엑셀파일 형식)을 CORA(cora.archives.go.kr)에서 내려받아 변경된 처리과 기관코드로 국가기록원에 승인 요청 -> 국가기록원에서 일괄 변경 생성하여 각 기관에 재통보
○ 조직개편에 따른 기능재조정 등으로 인한 신규 단위업무의 경우,
- 우선 ‘임시단위업무’를 사용하고 추후 신규 업무설명 등을 첨부하여 국가기록원에 정식 신설 요청
- 국가기록원에서는 조직법령 기능 개편사항 등을 검토하여 승인 통보
[2] 인계·인수시 기록물 관리
1. 인계인수 대상 기록물
○ ?법? 제3조 제2호에 따른 ‘기록물’
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○ 인계인수 대상 기록물 종류별 범위
① 문서 : 종이로 생산된 결재문서 및 첨부물
- ?법? 시행령 제17조?제18조에 의한 조사연구검토서 및 회의록 포함
* ‘도서’의 경우, 문서에 첨부된 유인 인쇄물은 첨부물로 인수인계 대상이나, 기타 기록관 및 국가기록원에 기 납본된 정기간행물은 대상 제외
② 대장 : 업무관리 등을 위해 생산된 일정 서식형태 종이기록물
③ 카드 : 인물?장비 등의 효과적 관리를 위한 일정서식의 종이기록물
④ 도면 : 지적?건축 등의 업무와 관련하여 생산된 그림형태의 기록물
⑤ 시청각물 : 기관 업무나 행사관련 사진·녹음·동영상 등의 기록물
- ?법? 시행령 제19조에 의해 생산된 시청각기록물
- 별도관리 인화사진집·테이프·디지털파일모음의 경우 해당(결재문서의 첨부물인 경우 해당문서에 포함하여 인계인수)
⑥ 전자기록물 : 업무와 관련하여 전자적으로 생산관리되는 기록물
- ?행정업무의 효율적 운영에 따른 규정? 제3조 10호 내지 12호의 전자문서시스템, 업무관리시스템, 행정정보시스템 생산 기록물
※ 범정부 ‘온나라시스템’, 각종 행정정보데이터세트 등 해당
- ?법? 시행령 제2조 10호의 홈페이지 웹사이트 기록물
⑦ 행정박물 : 업무와 관련하여 생산관리되어 온 물건(物件) 기록물
- 폐지기관 관인, 현판·깃발 등 상징물, 공직자 선물 등 해당
⑧ 기타 : ?법? 제21조 및 동 시행령 제39조에 의한 매체수록 결과물
- 중요 기록물 이중 보존에 따른 원본의 MF 또는 광디스크 수록물
2. 인계?인수 방법
○ 개 요
- 기관명의 ?인계인수서? 작성. 입회자 확인서명 필히 포함(붙임 2 참고)
? 기록물의 인계인수 처리는 각 부처(기록관)간 시행
- 입회자는 인계 및 인수기관에서 각각 1인 선정
- 인계인수 대상기록물의 ?세부목록? 필히 첨부(붙임 3 참고)
○ 기록물 종류별 인계?인수 방법
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3. 전자기록물 인계·인수
가. 사전조치
○ 인계?인수 부처별 담당자 지정
- 매체특성을 감안하여 기록물관리(기록관) 담당자와 정보화담당자로 인계?인수 협업팀 구성
○ 진행중인 문서의 종결처리 완료
○ 차질 없는 인계?인수를 위해 해당 부처간 긴밀 협의 구축
- 소관부처별 기능이관에 따라 전자기록물이 정확하게 분배될 수 있도록 인계?인수 부처간 협의
○ 신규 및 확대기관의 경우, 전자기록 수용량에 따른 H/W 자원 확보
- 전자기록물 인계?인수 세부사항에 관해서는 필요시 별도 마련 시행
나. 온나라 및 e나라 등 표준 전자기록물 인계?인수
○ 최종적으로 조직개편 전 온-나라·전자문서·RMS의 기록물데이터가 개편 후, 인수부처 기록시스템으로 이전완료 확인
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○ 인계?인수 방법
- 인계기관 RMS와 신규부처 RMS간 기록물 및 관련데이터 이전
? 인계기관은 온나라시스템 기록물을 RMS로 일괄 이전한 후, 조직개편 부처간 RMS를 이용 인계?인수 수행
? 다만, 현 온나라시스템의 기능 개선을 통해 기록물생산기관 정보 유지가 가능한 경우 온나라시스템간 인계?인수도 가능
예)‘해양경찰청’ 기록물을 ‘국민안전처’ 온나라시스템으로 일괄 승계할 경우 -> 해당 기록물이 ‘해양경찰청’ 기록물임을 반드시 명시
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※ RMS의 인수기록물(진본) 사본을 업무상 참고할 필요가 있는 경우, 해당 기록이 ‘사본’임을 확인할 후 있는 조치*를 취하거나(?법? 시행령 제35조 제6항) 추후 RMS로 중복 이관되지 않도록 주의
- 승계기관 없는 폐지기관은 국가기록원으로 직접 이관(세부사항 협의)
? 이 경우 온나라 -> RMS -> CAMS(국가기록원) 경로로 이관
※ RMS를 통한 이관이 아닌 경우, 국가기록원과 사전 협의
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다. 전자기록물 생산정보를 원 생산기관을 기준으로 정확히 유지
※ 예시) 행정자치부 과제카드에 안전행정부 문서관리카드, 메모 편철 방지
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< 기록물 인계?인수 개요도 >
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라. 작업절차 및 추진내용
○ 시스템별 절차 개요도(RMS→RMS)
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※ 진한 부분( ) : 기록관리 영역임
○ 조직개편 절차별 세부 추진내용(RMS->RMS)
- 조직개편 전, 인계부처의 온-나라?전자문서시스템 자료를 직접 인계부처의 RMS에 이관(①부분)
- 인계부처 RMS의 자료는 기관 간 인계?인수를 통하여 인수부처 RMS로 인계?인수(②부분)
- 신설부처의 경우 RMS 신규 구축 후 인수 대상 기록물 인계?인수
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《 조직개편 시행 전 》
○ 부서별로 기록물 정리 (인계부처 부서별 기록관리담당자)
- (온-나라시스템) 과제카드 표제부 정리, 문서관리카드 완료처리 및 공개·열람범위 재분류
? 과년도는 연도별 정리 및 '14년 조직개편 시행일 전까지 자료 정리
※ 온-나라시스템의 과제카드 종료작업과 병행 추진
- (전자문서시스템) 결재완료 처리, 임시단위업무 정규전환, 편철 완료
? 과년도는 연도별 정리 및 '14년 조직개편 시행일 전까지 자료 정리
○ 인계?인수 대상 전자기록물 확인 등 사전 준비 (인계부처 기록관 담당자)
- 처리과별·단위업무별로 조직개편 전·후 담당 부서(부처) 정리
- 부처 내 BRM 담당자와 협의하여 변경된 BRM 확보 및 내역 정리
○ 온-나라·RMS 등 시스템 유지보존 조치 (인계부처 기록관?정보화 담당자)
- 폐지부처도 전자기록물 인수완료시까지 구 시스템을 유지
※ 예시 : 해양경찰청은 국민안전처 서버로 인계완료시까지 시스템 유지
- 개편 부처(구 시스템 전환?활용)는 구 시스템 백업 조치
※ 예시 : 안전행정부는 인사혁신처 서버로 전환 전에 백업조치
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○ 인계부처 정보화, 기록관 담당자 명단확보 (인수부처 기록관 담당자)
《 조직개편 시행 후 》
○ RMS 재구축 또는 신규 구축 (인수부처 기록관·정보화 담당자)
- 조직·사용자·BRM 정보 등 초기자료 구축
- 인증서 재설치, 관련 시스템 연계 등 환경설정
- 신규 구축 시, 인수 대상 기록물량 및 정보자원 재활용 가능 여부 등을 고려하여 예산 확보
※ 네트워크 구성, 신규 장비 설치 등 필요한 경우 통합전산센터와 협의
○ 기록물 인수를 위한 H/W 증설 (인수부처 기록관?정보화 담당자)
※ 행자부 통합전산센터와 협의, 유휴장비 활용 가능
○ 인계부처 시스템 서버에 이관파일 생성 (인수부처 기록관·정보화 담당자)
- 전자문서시스템의 경우는 사전에 생산현황 보고 필요
※ S/W별로 현년도 생산현황보고 가능여부 확인하여 기능개발 필요
○ 온-나라·전자문서시스템의 이관파일을 인계부처의 RMS으로 이관 (인계부처 기록관·정보화 담당자)
- 전자문서시스템의 경우는 사전에 이관 가능여부를 확인하고 불가능한 경우 기능개발 필요
○ 이관완료 후 인계부처 RMS의 기록물을 인수부처별로 분배 (인계부처 기록관·정보화 담당자)
- 인계?인수 부처간 협의 준비한 사항에 따라 RMS의 기관간 인계?인수 기능을 이용하여 이관파일 추출
○ 분배된 이관파일을 인수 소관부처별로 이관 (인수부처 기록관·정보화 담당자)
- RMS의 기관간 인계?인수 기능을 이용하여 이관파일 인수
- 작업의 효율성을 위해 오프라인으로 작업하는 방안도 가능
○ RMS를 통한 신·구 개편 부처 간 인계·인수 (인계·인수부처 기록관·정보화 담당자)
- 표준 RMS의「기관간 인계?인수」기능 활용
※ 작업의 효율성을 위해 부처별로 별도의 툴을 개발?활용하는 방안도 가능
마. ‘구전자문서’ 인계?인수
○ 구 전자문서 -> RMS 이관완료여부에 따라 구분하여 추진
① RMS로 이관 완료한 기관의 경우
- 전자문서 상태로 전자적 이관한 경우, ‘Ⅱ-[2]-3 전자기록물 인계·인수’의 내용을 참조하여 수행
※ 여건상 종이 출력본으로 이관한 경우, ‘Ⅱ-[2]-2 인계인수 방법(종이기록물 부분)를 참조하여 수행
② RMS로 미이관한 기관의 경우
- 개편된 조직별로 ‘구전자문서시스템’ 단위의 구분이 가능한 경우
: 현 구전자문서시스템 보유부처에서 기능인계 부처에 해당 시스템을 인계(관리전환)한 후 인수부처에서 국가기록원 ?가이드?*에 따라 RMS이관 수행
- 개편된 조직별로 시스템 단위이관이 불가능한 경우(기능단위로 처리)
: 현 구전자문서시스템의 보유부처가 국가기록원 ?가이드?*에 따라 일괄 RMS 이관 후 개편기능해당 문서를 인수부처 RMS로 ①의 방법 참조하여 이관
* 국가기록원, ?구 전자문서 이관 추진 가이드?(2012. 2)
바. 행정사항
○ 하드웨어 증설 및 스토리지 공간 확보(기존 부처)
- 통합전산센터의 유휴장비 활용이 불가능할 경우, 자원 확보
○ RMS 신규 구축(신설 부처)
- H/W 및 상용 S/W 도입을 위한 예산확보
※ 통합전산센터의 유휴장비 등 정보자원 재활용 가능 여부 확인 필요
○ 전문인력 투입비용
- RMS 초기자료 등록, 환경설정 및 시스템 연계 작업
- 전자문서시스템 이관기능이 미비한 경우, 인계부처 전자문서시스템에서 RMS으로의 이관 작업
- RMS 간 자료추출 및 업로드 작업 등
※ 표준 RMS 신규도입 소요예산 붙임 4 참조
4. 홈페이지(웹) 기록물 이관(국가기록원에서 일괄수집)
가. 수집대상
○ ‘14년 조직개편에 따라 폐지·개편 예정 기관 대표 홈페이지
나. 수집방법
○ 자동화 획득도구(크롤러)를 이용한 원격 수집
- 기록원 웹기록물관리시스템 수집기(국제인터넷보존협회(IIPC) Heritrix/3.1.0) 이용
○ 폐지?개편 웹사이트는 멸실방지를 위해 선(先) 수집조치
- 수집 현황 및 기관 사정에 따라 필요시 직접 이관 병행
※ 비표준 웹기록물은 기술적으로 수집 및 재현시 오류 발생 가능
○ 웹사이트 화면을 일괄 획득하는 ‘포괄적 수집 방식’
○ 국가기록원 웹기록물관리시스템을 통한 자동원격 수집
○ 보존포맷 : 웹기록물 보존포맷 국제표준(ISO 28500) ‘웹아카이빙형식 (WARC)’를 우리 상황에 맞도록 한 ‘K-WARC’ 포맷 적용
다. 추진일정 : ‘14. 11월중 완료(조직개편 대상기관 업무개시 전)
라. 협조사항
○ 자동화 획득도구(웹크롤러) IP 차단관련
- 기록원 수집기가 DDos로 오인되지 않도록 관제 등에 참고사항 반영
○ 기관 보안 정책에 따라 원격 수집 접근 불가능한 경우
- 기관 협의 후 국가기록원에 한하여 수집 허용 등 진행
[3] 인계·인수 후 기록물 관리
1. 정리?재편철
○ 인수 기록물은 인계기관(해당 기록물 생산기관) 기관명으로 편철정리
* 현 승계기관명으로 정리 곤란(표지 등의 교체도 가급적 유지)
- 기관코드 변경금지(단, 업무추진에 불가피한 매핑 등 연결정보 추가는 가능)
○ 미정리 상태로 이관된 기록물은 승계(기록물 인수)기관에서 정리
○ 기타 사항은 ?2014년도 기록물관리지침? 참고하여 수행
2. 등 록
○ RMS에서 등록 관리 * 상세한 방법은 ?2014년도 기록물관리지침? 참고
3. 평가?폐기
○ 인수기록물중 보존기간 10년 이하는 승계기관이 관계법령에 따라 처리
4. 인계?인수 결과통보
○ 기록물 인계?인수완료 후 인수기관은 ?인계인수서? 사본 1부를 15. 2. 19일까지 국가기록원으로 송부 ※ 서식은 붙임 2 참고
○ ‘15년도 ’기록물 생산현황’ 국가기록원 제출 시 인수기록물 포함(8.31한)
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Ⅲ. 국가기록원 이관 기록물 관리
□ 이관대상
○ 승계기관 없이 폐지되는 기관의 경우는 모든 기록물이 이관대상
○ 승계된 기능의 기록물로서 이관시기가 도래되지 않은 기록물을 이관하고자 하는 경우 국가기록원과 사전 협의 후 이관
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□ 이관대상 기록물 정리 등록
○ 편철상태 확인 등 기록물 정리, 이관대상 기록물 보존기간 점검, 기록물 공개여부 구분, 분리등록 여부(해당인 경우에 한함)
* 관련 상세사항은 ?2014년도 기록물관리지침? 참조
○ 미등록 비전자기록물은 RMS에 등록함이 원칙이며, 별도 목록(엑셀형식 파일(서식 붙임3)) 작성 후 추후 등록해도 무방
○ 기록물 D/B구축사업이 완료된 기록물을 인수한 기관은 구축된 기록물 D/B 목록정보와 기록물 실물의 일치 여부를 확인
□ 미정리 상태로 이관하는 경우
○ 기관 여건상 훼손(복원가능한 상태) 또는 미등록 상태 이관이 불가피할 경우, 별도로 인계?인수하고 해당 기록물의 목록을 이관관련 시행공문에 명시
□ 전자기록물의 이관 : Ⅱ-[2]-3 ‘전자기록물 인계?인수’ 참조
□ 사전 협의
○ 기관 폐지 전에 이관 세부일정 등을 국가기록원과 사전 협의
○ 이송차량, 이송박스 등 국가기록원 지원이 필요한 경우 사전협의 가능
Ⅳ. 행정사항
○ 조직개편 대상기관의 기록물 인계·인수 전 임의 폐기 및 행정정보데이터세트의 데이터 임의삭제 금지
○ 정부조직 개편에 따른 기록물 관리에 관하여 문의사항은 다음의 국가기록원 연락처로 문의
- 국가기록원 담당자
<분야별 담당자>
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