제1조(목적) #
이 규정은 민주평화통일자문회의법 제27조, 동법시행령 제15조 및 제20조의 규정에 의한 회의록의 작성 및 취급에 관하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.
제2조(회의록을 작성하는 회의의 범위) #
민주평화통일자문회의 전체회의, 지역회의, 상임위원회 및 운영위원회의 회의는 회의록을 작성한다. 다만, 상임위원회의 분과위원회(이하 "분과위원회"라 한다) 위원장이 회의록을 작성할 필요가 있다고 인정할 때에는 이 규정을 준용하여 분과위원회의 회의록도 작성할 수 있다.
제3조(작성방법과 기재사항) #
① 회의록은 별지 제1호 서식에 의하여 작성하고 다음 사항을 기재한다.
1. 개회일시
2. 회의장소
3. 출석위원수
4. 개회식에 관한 사항
5. 의사일정
6. 회의중지와 계속, 개의시간 및 산회일시
7. 부의 안건과 그 내용
8. 의사 및 표결수
제4조(녹음) #
발언내용의 정확한 기록관리를 위하여 필요한 때에는 녹음을 할 수 있다.
제5조(발언보충서 및 참고문서 기재) #
① 위원이 그 발언을 보충하고자 하거나 간단한 참고문서를 회의록에 게재하고자 할 때에는 별지 제2호 서식의 발언 보충게재 요구서 또는 별지 제3호 서식의 참고문서 게재요구서를 당해 회의의 의장 또는 위원장에게 제출하여야 한다.
② 제1항 규정에 의한 발언보충서 및 참고문서는 당해 회의의 의장 또는 위원장의 허가를 받아 별지 제4호 서식에 의한 부록으로 작성한다.
제6조(자구의 정정) #
발언한 위원 또는 기타 발언자가 그 발언한 내용에 대하여 자구정정을 하고자 할 때에는 별지 제5호 서식의 자구정정요구서를 당해 회의의 의장 또는 위원장에게 제출하여 허가를 받아야 한다.
제7조(회의록의 복사 및 복제) #
① 위원 및 기타의 자가 회의록을 복사 또는 복제(발췌복제를 포함한다)를 하고자 할 때에는 별지 제6호 서식의 회의록 복사(복제)신청서를 민주평화통일자문회의사무처장(이하 "사무처장"이라 한다)에게 제출하여야 한다. 다만, 비공개회의의 회의록은 복사 및 복제할 수 없다.
② 제1항에 의한 복사 또는 복제에 소요되는 경비는 신청자의 부담으로 한다.
제8조(회의록의 보존) #
회의록의 정본은 영구보존한다.
제9조(비공개회의록) #
① 비공개회의의 회의록은 비밀문서에 준하여 보존한다. 운영위원회 및 분과위원회의 회의록 중 비밀에 준하는 사항의 경우에도 또한 같다.
② 제1항의 비밀보존의 필요성이 소멸된 때에는 이를 재분류 보관한다.
제10조(회의록의 체제 및 용어) #
회의록은 가로쓰기, 한글표기를 원칙으로 한다. 다만, 각호의 1에 해당하는 경우에는 한자, 기타 외국어를 병용하거나 한글로 표기하고 괄호안에 한자 또는 외국어를 표기한다.
1. 인명 및 지명
2. 한글로 표기가 곤란한 경우
3. 인용되는 외국어
4. 외국어로 표기된 참고문서
5. 숫자 및 각종 기호
6. 각종 도면 및 사진
제11조(회의록의 배부) #
① 회의록은 위원 또는 관계기관에 송부하여 참고하게 할 수 있다.
② 비밀에 관한 사항이 게재된 회의록은 비밀문서에 준하여 배포하되 최소한의 관계기관에만 배포하여야 한다.