지방공무원 인사기록ㆍ통계 및 인사사무 처리 규칙

제1조(목적) #

이 규칙은 「지방공무원법」 제6조제3항과 「지방공무원 임용령」 제10조제2항 및 제10조의2에 따라 지방자치단체 소속 지방공무원의 인사기록과 인사통계 보고 및 인사사무 처리에 관한 통일적인 서식과 절차를 규정하여 인사관리를 합리화함을 목적으로 한다.

제2조(다른 법령과의 관계) #

지방자치단체의 장과 지방의회의 의장 소속 지방공무원(이하 "공무원"이라 한다)의 인사기록과 인사통계 보고 및 인사사무 처리는 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규칙에 따른다. 〈개정 2020.1.14, 2022.1.4〉

제3조(인사사무의 전산관리 서식 등) #

인사사무를 전산관리하기 위하여 필요한 서식 및 사무절차는 행정안전부장관이 따로 정할 수 있다. 〈개정 2013.3.23, 2014.11.19, 2017.7.26〉

제4조(인사기록의 종류) #

공무원의 인사기록은 개인별 인사기록과 인사관리서류로 구분하며 그 종류는 별표 1과 같다.

제5조(인사기록의 작성ㆍ유지ㆍ보관) #

① 임용권자는 소속 공무원에 대한 제4조의 인사기록을 작성ㆍ유지ㆍ보관(보존을 포함한다. 이하 같다)하여야 한다.

② 공무원의 임용권이 없는 5급 이상 공무원, 연구관ㆍ지도관 또는 이에 상당하는 공무원인 기관의 장은 필요하다고 인정할 때에는 제4조의 인사기록의 부본(副本)을 작성ㆍ유지ㆍ보관할 수 있다.

③ 개인별 인사기록[「지방자치단체 전자인사관리시스템 구축ㆍ운영 등에 관한 규정」 제2조제4호에 따른 전자인사관리시스템(이하 "전자인사관리시스템"이라 한다)으로 작성ㆍ유지ㆍ보관되는 인사기록은 제외한다]은 그 정본(正本)을 임용권자가 별지 제1호서식의 인사기록봉투에 넣어서 보관하며, 퇴직한 후에는 퇴직 당시의 임용권자가 보관한다. 〈개정 2020.1.14〉

④ 제4조의 인사관리서류는 필요하다고 인정할 때에는 함께 묶어 관리할 수 있다.

제5조의2(인사기록의 전자적 관리 등) #

① 임용권자는 제5조에도 불구하고 소속 공무원에 대한 인사기록을 전자인사관리시스템으로 작성ㆍ유지ㆍ보관할 수 있다. 다만, 별지 제2호서식의 인사기록카드는 전자인사관리시스템으로 기록ㆍ유지ㆍ보관하여야 한다.

② 제1항에 따라 인사기록을 전자인사관리시스템으로 작성ㆍ유지ㆍ보관하는 방법 및 절차 등에 관한 사항은 행정안전부장관이 정한다. 〈개정 2013.3.23, 2014.11.19, 2017.7.26〉

제6조(인사기록카드의 정리 및 변경) #

① 공무원이 신규임용, 승진, 전직, 전보, 강임, 면직, 징계, 휴직, 직위해제, 복직, 국내외 훈련, 국외 출장, 겸임, 파견, 직무대리, 승급, 전출, 전입되었거나 포상을 받았을 때에는 임용권자는 지체 없이 그 사실을 별지 제2호서식의 인사기록카드에 기록하여야 한다.

② 공무원이 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 그 공무원의 인사기록카드 비고란에 그 사유를 기록해야 한다. 〈개정 2018.2.2, 2020.1.14〉

1. 「지방공무원법」(이하 "법"이라 한다) 제27조제5항 및 「지방공무원 임용령」(이하 "영"이라 한다) 제27조에 따라 전보 또는 전출이 제한된 사람

2. 영 제28조제3항에 따라 전직이 제한된 사람

3. 「지방 연구직 및 지도직공무원의 임용 등에 관한 규정」 제11조제2항에 따라 승진이 제한된 사람

③ 공무원은 인사기록에 잘못 기록된 사항이나 누락된 사항이 있는지 또는 신상 변동사항이 제대로 반영되어 있는지를 확인ㆍ정정하기 위하여 자신의 인사기록카드를 수시로 열람할 수 있다. 이 경우 열람의 방법ㆍ절차 및 정정신청 등에 관한 사항은 임용권자가 정한다.

④ 공무원은 제3항에 따른 열람 결과 인사기록카드를 정정ㆍ변경 또는 추가 기록하여야 할 정당한 사유가 있을 때에는 별지 제3호서식의 공무원 인사기록 변경신청서에 이를 증명할 수 있는 서류를 첨부하여 임용권자에게 제출하여야 하며, 임용권자는 인사기록 변경신청을 받았을 때에는 지체 없이 해당 공무원의 인사기록카드를 정리하여야 한다.

⑤ 임용권자는 공무원에 대한 인사기록카드가 정상적으로 기록되었는지를 정기적으로 확인ㆍ점검하여야 한다.

제7조(징계등 처분기록의 말소) #

① 임용권자는 징계처분을 받은 공무원이 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 그 공무원의 인사기록카드에 올라 있는 징계처분의 기록을 말소해야 한다. 〈개정 2020.1.14〉

1. 징계처분의 집행이 끝난 날부터 다음의 각 목의 구분에 따른 기간이 지난 경우. 다만, 징계처분을 받고 그 집행이 끝난 날부터 다음 각 목의 구분에 따른 기간이 지나기 전에 다른 징계처분을 받은 경우에는 각각의 징계처분에 대한 해당기간을 합산한 기간이 지나야 한다.

가. 강등 : 9년

나. 정직 : 7년

다. 감봉 : 5년

라. 견책 : 3년

2. 소청심사위원회나 법원에서 징계처분의 무효 또는 취소의 결정이나 판결이 확정된 경우

3. 징계처분에 대한 일반사면이 있는 경우

② 임용권자는 직위해제처분을 받은 공무원이 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 그 공무원의 인사기록카드에 올라 있는 직위해제처분의 기록을 말소해야 한다. 〈개정 2020.1.14〉

1. 직위해제처분이 끝난 날부터 2년이 지난 경우. 다만, 직위해제처분을 받고 그 집행이 끝난 날부터 2년이 지나기 전에 다른 직위해제처분을 받은 경우에는 각 직위해제처분마다 2년을 더한 기간이 지나야 한다.

2. 소청심사위원회나 법원에서 직위해제처분의 무효 또는 취소의 결정이나 판결이 확정된 경우

③ 제1항 및 제2항에 따른 기록의 말소는 인사기록카드의 해당 처분기록 위에 말소된 사실을 표기하는 방법으로 한다. 다만, 제1항제2호 또는 제2항제2호에 해당되고 그 해당 사유 발생일 이전에 징계처분 또는 직위해제처분을 받은 사실이 없는 경우에는 그 사실이 나타나지 않도록 인사기록카드의 해당 기록을 삭제해야 한다. 〈개정 2020.1.14〉

④ 징계처분 및 직위해제처분 말소의 방법 및 절차 등에 관하여 필요한 사항은 행정안전부장관이 정한다. 〈개정 2013.3.23, 2014.11.19, 2017.7.26〉

제8조(개인별 인사기록의 이관) #

① 공무원이 전출되어 임용권자가 달라진 때에는 그 공무원의 전(前) 임용권자는 그 공무원의 개인별 인사기록, 인사평정서, 근무성적평정, 경력평정, 가점평정에 관한 서류 및 전자인사관리시스템으로 작성한 인사기록 파일을 그 사유가 발생한 후 지체 없이 그 공무원의 새 임용권자에게 이관해야 한다. 〈개정 2020.1.14〉

② 임용권자는 퇴직한 공무원을 재임용하는 경우에는 개인별 인사기록을 보관하고 있는 전 임용권자에게 그 공무원의 개인별 인사기록의 이관을 요구해야 하며, 전 임용권자는 새 임용권자의 요구를 받은 즉시 전자인사관리시스템으로 작성한 그 공무원의 인사기록 파일을 이관해야 한다. 〈개정 2020.1.14〉

제9조(전력 조회) #

① 임용권자는 공무원을 임용할 때에는 임용예정자의 공무원 경력 여부를 「공무원연금법」 제4조에 따른 공무원연금공단에 조회해야 한다. 다만, 임용예정자의 나이 등을 고려할 때 공무원 경력이 없는 것이 명백하거나 경력증명서 등을 통하여 공무원 경력이 확인된 경우에는 공무원 경력 조회를 생략할 수 있다. 〈신설 2020.1.14〉

② 임용권자는 국가공무원 또는 지방공무원으로 재직한 경력 및 「공공기관의 운영에 관한 법률」 제4조에 따른 공공기관, 「지방공기업법」에 따른 지방직영기업ㆍ지방공사ㆍ지방공단에서 근무한 경력을 가진 사람을 공무원으로 신규임용할 때에는 그 공무원이 전에 근무했던 기관의 장에게 별지 제4호서식의 공무원 전력조회서로 해당 공무원의 전력을 조회해야 한다. 다만, 공무원의 임용시험을 위하여 필요하다고 인정하면 시험실시기관의 장도 전력을 조회할 수 있다. 〈개정 2013.12.12, 2020.1.14〉

③ 제2항에 따라 전력 조회를 요청받은 기관의 장은 별지 제5호서식의 공무원 전력조사 회보서로 15일 이내에 해당 공무원의 전력을 통보해야 한다. 〈개정 2020.1.14〉

제10조(시험 요구 서식 및 구비서류) #

① 임용권자가 시험실시기관의 장에게 경력경쟁임용시험을 요구할 때에는 별지 제6호서식의 공무원 경력경쟁임용시험 요구서에 따른다. 〈개정 2013.12.12〉

② 임용권자가 시험실시기관의 장에게 일반승진시험 및 전직시험을 요구할 때에는 별지 제7호서식의 공무원 일반승진시험 요구서 및 별지 제8호서식의 공무원 전직시험 요구서에 따른다.

③ 제1항 및 제2항의 시험을 요구하는 경우의 구비서류는 별표 2와 같다.

④ 제1항 또는 제2항에 따라 시험을 요구할 때에는 임용권자나 시험실시기관의 장은 「전자정부법」 제36조제1항에 따른 행정정보의 공동이용을 통하여 대상자의 병역사항이 포함된 주민등록표 초본을 확인하여야 한다. 다만, 대상자가 확인에 동의하지 아니하는 경우에는 해당 서류를 제출하게 하여야 한다. 〈개정 2011.2.9〉

제11조(임용후보자 추천 서식) #

임용권자가 시험실시기관의 장에게 임용후보자 추천을 요구할 때에는 별지 제9호서식의 공무원 임용후보자 추천 요구서에 따르고, 시험실시기관의 장이 임용권자에게 임용후보자를 추천할 때에는 별지 제10호서식의 공무원 임용후보자 추천서에 따른다.

제12조(임용관계 서식 및 구비서류) #

① 임용권자는 공무원을 임용할 때에는 별지 제11호서식의 공무원 임용서에 별지 제12호서식의 공무원 임용조사서와 별표 3의 구비서류를 첨부하여야 한다. 다만, 임용권자와 시험실시기관의 장이 같은 경우에는 시험 시행 시 제출한 서류는 첨부하지 아니할 수 있다.

② 제1항의 서류는 원본을 첨부하되, 특별한 사유로 사본을 첨부한 경우에는 원본과 대조ㆍ확인을 하여야 한다. 이 경우 대조자는 인사담당관이 되며, 그 사본에는 인사담당관의 직위 및 대조 연월일을 적고 서명날인하여야 한다.

③ 영 제24조제1항에 따라 시보임용기간에 포함될 교육훈련을 받은 사람을 임용할 때에는 공무원 임용서에 별지 제13호서식의 시보임용 단축기간 산출표를 첨부하여야 한다.

④ 제1항에도 불구하고 공무원(국가공무원을 포함한다)으로 재직한 사람을 그 신분의 단절 없이 다시 공무원으로 임용하는 경우에는 별표 3의 구비서류 중 인사기록카드(국가공무원의 경우에는 「공무원 인사기록ㆍ통계 및 인사사무 처리 규정」 제4조제1호의 인사 및 성과 기록) 출력물만을 첨부할 수 있다. 이 경우 인사기록카드는 제6조(국가공무원의 경우에는 「공무원 인사기록ㆍ통계 및 인사사무 처리 규정」 제8조)의 기록사항을 빠짐없이 기록하고 작성자가 확인한 것이어야 한다.

⑤ 제1항부터 제3항까지의 규정에 따라 공무원을 임용할 때에 임용권자는 「전자정부법」 제36조제1항에 따른 행정정보의 공동이용을 통하여 다음 각 호의 서류를 확인하여야 한다. 다만, 임용 대상자가 확인에 동의하지 아니하는 경우에는 해당 서류를 제출하게 하여야 한다. 〈개정 2011.2.9〉

1. 임용 대상자의 병역사항이 포함된 주민등록표 초본 또는 병적증명서

2. 「가족관계의 등록 등에 관한 법률」 제15조제1항제2호에 따른 임용 대상자의 기본증명서

제12조의2(당연퇴직 사유 등의 확인) #

① 임용권자는 소속 공무원의 승진임용 시 법 제31조에 따른 임용 결격사유 및 법 제61조에 따른 당연퇴직 사유에 해당하는지를 확인하여야 한다. 다만, 승진이 없는 지방전문경력관, 특정직공무원 및 별정직공무원 등의 경우에는 임용일부터 5년마다 이를 확인하여야 한다. 〈개정 2013.12.12〉

② 제1항에 따른 임용 결격사유 및 당연퇴직 사유의 확인 시기 및 절차에 관하여 필요한 사항은 행정안전부장관이 정한다. 〈개정 2013.3.23, 2014.11.19, 2017.7.26〉

제12조의3(복수국적 여부의 확인) #

임용권자는 영 제3조의6제2항에 따른 업무 분야에 공무원을 임용하려는 경우 임용예정자가 같은 항에 따라 임용이 제한되는 복수국적자에 해당하는지 여부를 법무부장관에게 조회해야 한다.

제13조(선서문) #

임용권자는 선서한 공무원으로 하여금 별지 제14호서식의 선서문 두 부에 각각 서명날인하게 하여 한 부는 개인별 인사기록으로 분류하여 보관하고, 한 부는 본인이 가지고 있도록 하여야 한다.

제14조(전출ㆍ전입 동의요구 및 통보) #

① 임용권자가 다른 지방자치단체 소속 공무원의 전입을 요구할 때에는 별지 제15호서식의 공무원 전입ㆍ전출 동의 요구서에 따르며, 전입ㆍ전출 동의 요구서를 받은 지방자치단체의 장과 지방의회의 의장이 그 동의 여부를 통보할 때에는 별지 제16호서식의 공무원 전출ㆍ전입 동의서에 따른다. 〈개정 2022.1.4〉

② 제1항에 따라 전입 또는 전출을 요구받은 기관의 장은 7일 이내에 그 동의 여부를 통보하여야 한다.

제15조(전보 사전의결) #

임용권자는 전보 제한기간 중에 있는 공무원을 영 제27조제2항 및 같은 조 제4항 단서에 따라 해당 인사위원회에 전보의결을 요구할 때에는 별지 제17호서식에 따른다.

제17조(정원ㆍ현원 대비표) #

임용권자는 소속 공무원에 대한 정원과 현원을 파악하기 위하여 매월 말일을 기준으로 별지 제20호서식의 정원ㆍ현원 대비표를 작성하여 갖춰 두어야 한다. 이 경우 정원ㆍ현원 대비표의 작성 단위는 과 단위의 보조기관, 소속 행정기관 또는 하부행정기관 단위로 한다.

제18조(임용장 및 발령 통지서) #

① 임용권자는 정규공무원으로 신규임용되거나 승진임용되는 공무원에게 별지 제21호서식의 임용장을 수여한다. 이 경우 소속 기관의 장이 대리 수여할 수 있으며, 효율적인 인사운영을 위해 필요하면 별지 제22호서식의 인사발령 통지서(전자문서형식으로 공람하는 것을 포함한다)를 줌으로써 임용장 수여를 갈음할 수 있다. 〈개정 2013.12.12, 2020.1.14〉

② 소속 기관의 장은 시보로 채용되거나 전직, 전보(기관 간의 전출ㆍ전입을 포함한다. 이하 단서에서 같다), 강임, 면직, 징계, 직위해제, 휴직, 복직, 호봉 재산정, 승급되거나 위원으로 임명, 해임, 위촉 또는 위촉 해제된 공무원에게 별지 제22호서식의 인사발령 통지서를 준다. 다만, 전보의 경우 인사운영상 특별히 필요한 경우 임용장을 수여할 수 있다. 〈신설 2020.1.14〉

③ 시보로 임용되거나 겸임, 파견, 강임, 면직, 해임, 징계, 직위해제, 휴직, 복직, 호봉 재산정, 승급, 전출되거나 위원으로 임명ㆍ해임ㆍ위촉 또는 해촉된 경우에는 소속 기관의 장은 그 공무원에게 별지 제22호서식의 인사발령 통지서(직위해제의 경우에는 별지 제23호서식에 따른 직위해제처분 사유 설명서를 첨부하여야 한다)를 주어야 하며, 소속 공무원의 국내외 훈련, 국내외 출장, 휴가명령 또는 당직명령은 회보로 통지할 수 있다. 〈개정 2020.1.14〉

제19조(발령대장) #

① 임용권자는 소속 공무원에 대한 인사발령 사항을 기록하기 위하여 별지 제24호서식의 발령대장을 갖추고 보관하여야 한다. 다만, 승급발령의 경우에는 그 발령인원이 많은 경우에만 기록을 생략할 수 있다.

② 제1항의 발령대장은 필요하다고 인정될 때에는 계급별 또는 발령 내용별로 구분하여 갖추고 보관할 수 있다.

제21조(공보의 게재) #

임용권자는 5급 이상 소속 공무원 및 이에 상당하는 소속 공무원의 신규임용 및 승진임용 등의 인사발령 사항은 발령과 동시에 특별시ㆍ광역시ㆍ특별자치시ㆍ도 또는 특별자치도(이하 "시ㆍ도"라 한다)에서 발행하는 공보 또는 인터넷 홈페이지 등 홍보매체에 게재해야 한다. 〈개정 2020.1.14, 2022.1.4〉

제22조(인사발령 통지) #

임용권자가 제18조에 따른 인사발령을 하였을 때에는 발령과 동시에 별지 제27호서식의 인사발령 통지서로 관련 기관에 통지하여야 한다.

제23조(재직증명서 및 경력증명서의 발급) #

① 임용권자는 재직 중인 공무원이 재직증명서의 발급을 청구할 때에는 별지 제2호서식의 인사기록카드에 따라 별지 제28호서식의 재직증명서를 발급하여야 한다.

② 임용권자는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사람이 경력증명서의 발급을 청구할 때에는 별지 제2호서식의 인사기록카드나 별지 제24호서식의 발령대장 등에 따라 별지 제29호서식의 경력증명서를 발급하되, 청구인이 원하는 경우 별지 제29호의2서식으로 발급할 수 있다. 다만, 공무원 재임용에 필요한 경력증명서는 별지 제29호서식으로 발급한다. 〈개정 2018.2.2, 2020.1.14〉

1. 재직 중인 공무원

2. 퇴직한 공무원

3. 사망한 공무원에 대하여 「가족관계의 등록 등에 관한 법률」 제15조에 따른 증명서 또는 제적등본 등으로 해당 공무원과 「민법」 제779조에 따른 가족임을 증명할 수 있는 사람

제24조(인사통계 보고의 구분) #

① 인사통계 보고는 정기보고와 수시보고로 구분한다.

② 정기보고의 종류는 공무원 현원통계, 임용통계, 징계종류별 비위통계 등으로 하고, 종류 및 서식 등에 관하여 필요한 사항은 행정안전부장관이 정한다. 〈개정 2020.1.14〉

③ 제2항에 따른 정기보고의 작성기준일은 매년 12월 31일 현재로 한다. 〈개정 2020.1.14〉

④ 행정안전부장관은 정기보고 외에 공무원의 인사관리 또는 후생복지의 개선 등을 위하여 필요하다고 인정할 때에는 통계의 종류, 적용 범위, 보고 시기 및 서식 등을 정하여 수시로 보고를 받을 수 있다. 〈개정 2013.3.23, 2014.11.19, 2017.7.26〉

⑤ 제2항의 통계는 전산프로그램으로 작성하고, 「지방자치단체 전자인사관리시스템 구축ㆍ운영 등에 관한 규정」 제2조제3호에 따른 지방인사정책지원시스템 또는 전산망을 통해 제출해야 한다. 〈신설 2020.1.14〉

제25조(통계 보고의 단계) #

해당 연도 통계의 정기보고는 다음해 1월 10일까지 작성하되, 다음해 1월 20일까지 시장ㆍ군수 또는 자치구의 구청장은 특별시장ㆍ광역시장ㆍ특별자치시장ㆍ도지사ㆍ특별자치도지사(이하 "시ㆍ도지사"라 한다)에게, 시ㆍ군ㆍ자치구의회의 의장은 시ㆍ도의회의 의장에게 보고하고, 시ㆍ도지사와 시ㆍ도의회의 의장은 정기보고사항을 종합 집계하여 다음해 1월 31일까지 행정안전부장관에게 보고해야 한다. 〈개정 2022.1.4〉

제25조의2(통계 자료의 제공 및 활용) #

행정안전부장관은 제25조에 따라 보고받은 통계를 인사정책의 수립 및 운영 등을 위해 활용할 수 있다.

제26조(전체 공무원 통계조사) #

행정안전부장관은 필요하다고 인정할 때에는 공무원 총조사 계획을 수립하여 전체 공무원을 대상으로 공무원 각자의 인사 사항을 조사할 수 있다. 〈개정 2013.3.23, 2014.11.19, 2017.7.26〉

제27조(통계조사의 협조) #

행정안전부장관은 교육부장관의 협조를 받아 시ㆍ도 교육감 소속의 지방공무원에 대한 인사통계의 보고를 받을 수 있다. 〈개정 2013.3.23, 2014.11.19, 2017.7.26, 2020.1.14, 2022.1.4〉