행정기관위원회법 제3조제1항에서는 같은 법은 대통령과 그 소속 기관(제1호), 국무총리와 그 소속 기관(제2호) 등 같은 항 각 호의 행정기관 소속 위원회에 대하여 적용한다고 규정하고 있고, 같은 법 제6조제2항에서는 행정기관의 장이 위원회를 설치할 경우, 설치목적ㆍ기능 및 성격(제1호), 회의의 소집 및 의결정족수 등 대통령령으로 정하는 사항(제5호) 등 같은 항 각 호에 해당하는 사항을 법령에 명시하여야 한다고 규정하고 있으며, 같은 법 제9조제2항에서 위원회는 안건의 내용이 경미한 경우 등 대통령령으로 정하는 경우를 제외하고는 출석회의로 개최하여야 한다고 규정하고 있고, 행정기관위원회법 시행령 제5조제2항에서는 행정기관위원회법 제9조제2항에 따른 “안건의 내용이 경미한 경우 등 대통령령으로 정하는 경우”란 안건의 내용이 경미한 경우(제1호), 긴급한 사유로 출석회의를 개최할 시간적 여유가 없는 경우(제2호), 천재지변이나 그 밖의 부득이한 사유로 인하여 위원의 출석에 의한 의사정족수를 채우기 어려운 경우(제3호)의 어느 하나에 해당하는 경우를 말한다고 규정하고 있는바,
이 사안은 행정기관위원회법의 적용을 받는 행정기관 소속 위원회가 “출석회의” 형태로 회의를 개최하면서, 출석 없이 의견을 서면으로 제출한 위원도 출석한 것으로 보아 의사정족수 및 의결정족수에 산입할 수 있도록 위원회를 운영할 수 있는지에 관한 것이라 하겠습니다.
먼저, 행정기관위원회법은 행정기관 소속 위원회의 설치 및 운영에 필요한 사항을 규정함으로써 위원회 운영의 민주성ㆍ투명성ㆍ효율성 향상에 기여함을 목적으로 하는 법률로서(제1조), 같은 법에서는 위원회 운영의 기본원칙(제2조), 위원회 설치 요건(제5조)과 절차(제6조), 위원회의 구성(제8조)과 운영(제9조) 등 행정기관 소속 위원회의 설치 및 운영에 관한 전반적인 사항을 규정하고 있는바, 행정기관위원회법은 행정기관 소속 위원회 설치ㆍ운영 시 적용되는 기본 법률로서 같은 법 제3조제1항 각 호에 해당하는 행정기관 소속 위원회라면 같은 법에서 정한 원칙과 내용을 준수해야 하고, 위원회는 행정기관위원회법령에서 각 개별 법령으로 위임한 범위에서 설치ㆍ운영되어야 할 것입니다.
그런데, 행정기관위원회법 제9조제2항에서는 위원회가 안건의 내용이 경미한 경우 등 대통령령으로 정하는 경우를 제외하고는 출석회의로 개최하여야 한다고 규정하고 있고, 그 위임에 따른 행정기관위원회법 시행령 제5조제2항에서는 출석회의로 개최하지 않을 수 있는 예외사유를 안건의 내용이 경미한 경우(제1호), 긴급한 사유로 위원이 출석하는 회의를 개최할 시간적 여유가 없는 경우(제2호), 천재지변이나 그 밖의 부득이한 사유로 인하여 위원의 출석에 의한 의사정족수를 채우기 어려운 경우(제3호)라고 규정하고 있는바, 행정기관위원회법령상 위원회의 운영방식은 출석회의가 원칙이고, 안건의 내용이 경미한 경우 등 행정기관위원회법 시행령 제5조제2항 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에만 예외적으로 위원이 서면으로 의견을 제출하는 등 다른 방식의 회의 운영이 가능하다고 보아야 할 것이므로, 예외 사유에 해당하지 않는 한 위원회는 출석회의로 회의를 개최해야 할 것이고, 위원이 출석 없이 서면으로 의견을 제출할 수 있도록 위원회를 운영하는 것은 행정기관위원회법령에 반하는 것이라고 할 것입니다.
또한, 통상적으로 “출석”이란 어떤 자리에 나아가 참석한다는 의미로서(국립국어원 표준국어대사전 참조), 실제로 회의에 참석하지 않고 의견을 서면으로 제출하는 것을 “출석”한 것으로 볼 수는 없을 것이고, 행정기관위원회법 제9조제2항과 같은 법 시행령 제5조제2항은 회의를 어떤 방식으로 개최할 것인지에 대한 규정이지 회의에 참석하는 위원의 출석에 대한 예외 사유를 규정한 것은 아니므로, 행정기관위원회법 시행령 제5조제2항 각 호의 어느 하나에 해당한다면 출석회의가 아닌 서면으로 의견을 제출하는 회의 등으로 운영할 수 있을 것이나, 출석회의로 회의를 개최한다면 실제로 회의에 참석하는 행위만을 “출석”으로 보아야 할 것이므로, 서면 제출 등을 통해 자문에 응하거나 조정, 협의, 심의 또는 의결하는 행위를 한다고 하더라도 그러한 서면 제출과 “출석”을 같은 것으로 취급할 수 없다고 할 것입니다.
아울러, 위원회란 의사결정 과정에 여러 사람이 참여하여 표결의 방법에 따라 하나의 의사를 결정하는 합의제 기관으로서 심의과정의 공정성을 확보하고 내실있는 위원회 운영을 위해 행정기관위원회법 제9조제2항에서 출석회의를 원칙으로 규정한 점을 고려해 볼 때(2008. 12. 31. 법률 제9304호로 제정하여 2009. 4. 1. 시행한 행정기관위원회법 제ㆍ개정 이유서 참조), 행정기관위원회법 시행령 제5조제2항 각 호에 따른 예외 사유에 해당하지 않아 출석회의로 위원회를 개최하면서 출석 없이 서면으로 의견을 제출한 위원도 출석한 것으로 보아 의사정족수 및 의결정족수에 산입할 수 있도록 위원회를 운영한다면, 사실상 위원들의 출석 없이도 위원회 운영이 가능한 결과가 되어 합의제 기관으로서의 위원회 제도를 운영하기 위한 행정기관위원회법의 입법 목적이나 출석회의를 원칙으로 규정한 같은 법 제9조제2항의 취지에 어긋나는 결과를 가져올 수 있다고 할 것입니다.
이상과 같은 점을 종합해 볼 때, 행정기관위원회법의 적용을 받는 행정기관 소속 위원회가 “출석회의” 형태로 회의를 개최하면서, 출석 없이 의견을 서면으로 제출한 위원도 출석한 것으로 보아 의사정족수 및 의결정족수에 산입할 수 있도록 위원회를 운영할 수는 없다고 할 것입니다.