「공공기록물의 관리에 관한 법률」(이하 “공공기록물관리법”이라 함) 제3조제3호에서 “기록물관리”란 기록물의 생산ㆍ분류ㆍ정리ㆍ이관(移管)ㆍ수집ㆍ평가ㆍ폐기ㆍ보존ㆍ공개ㆍ활용 및 이에 부수되는 업무로 규정하고 있고, 같은 조 제4호에서 “기록물관리기관”이란 일정한 시설 및 장비와 이를 운영하기 위한 전문인력을 갖추고 기록물관리 업무를 수행하는 기관을 말하며 영구기록물관리기관, 기록관 및 특수기록관으로 구분한다고 규정하고 있으며, 공공기록물관리법 제13조제1항 본문 및 같은 법 시행령 제10조제1항제7호에서 기록물을 효율적으로 관리하기 위하여 시ㆍ도교육청 및 「지방교육자치에 관한 법률」 제34조에 따른 지역교육청은 기록관을 설치ㆍ운영하여야 한다고 규정하고 있고, 공공기록물관리법 제41조제1항에서 체계적ㆍ전문적인 기록관리를 위하여 기록물관리기관에는 기록물관리 전문요원을 배치하여야 한다고 규정하고 있으며, 같은 법 시행령 제78조제2항에서 기록물관리기관의 전체 정원의 4분의 1 이상(4분의 1이 1인 미만인 때에는 1인 이상)을 기록물 이관, 평가, 분류, 정리(整理), 기술(記述), 폐기, 보존 등의 업무수행을 위한 기록물관리 전문요원으로 배치하여야 하며 그 밖에 기록물관리를 위하여 필요한 전문인력을 배치하여야 한다고 규정하고 있습니다.
이 사안에서는 시ㆍ도교육청 또는 특정한 지역교육청에 설치된 기록관에 배치된 기록물관리 전문요원으로 하여금 다른 지역교육청에 설치된 기록관의 기록물관리 전문요원을 겸임하여 근무하게 할 수 있는지가 문제될 수 있습니다.
살피건대, 「지방공무원법」 제2조제2항제1호 및 제4조제2항제2호, 「지방공무원 임용령」 제2조제4호 및 별표 1, 「지방 연구직 및 지도직 공무원의 임용 등에 관한 규정」 제2조제1항 및 별표 1 제1호 등을 종합하여 보면, 시ㆍ도교육청 또는 특정한 지역교육청에 설치된 기록관에 배치되는 기록물관리 전문요원이란 기록물의 체계적ㆍ전문적 관리를 위하여 기록관에 배치되어 기록물의 분류ㆍ정리ㆍ이관(移管)ㆍ수집ㆍ평가ㆍ폐기ㆍ보존ㆍ공개ㆍ활용 및 이에 부수되는 업무를 수행하는 지방기록연구사 등의 지방공무원을 말한다고 할 것입니다.
그런데, 공공기록물관리법 제13조 및 같은 법 시행령 제10조제1항제7호에서 「지방교육자치에 관한 법률」 제34조에 따른 지역교육청은 기록관을 설치ㆍ운영하여야 한다고 규정하고 있고, 같은 법 제41조에서는 체계적ㆍ전문적인 기록물관리를 위하여 기록관을 포함한 기록물관리기관에는 기록물관리 전문요원을 배치하도록 하고 있어, 기록관 설치단위인 각 지역교육청별로 해당 기록관에는 기록물관리 전문요원을 배치하여야 할
것입니다.
특히, 공공기록물관리법 시행령 제43조제1항에서는 보존기간이 경과한 기록물을 폐기하는 경우에는 해당 기록관에 소속된 기록물관리 전문요원의 심사를 거치도록 하고 있는 점, 같은 영 제78조제2항에서 기록관은 기록관 전체 정원의 4분의 1 이상(4분의 1이 1인 미만인 때에는 1인 이상)을 기록물관리 전문요원으로 기록관에 배치하여야 한다고 의무화하고 있는 점에 비추어 볼 때, 기록물관리 전문요원은 그 기록관에서 전임으로 일하는 인력으로 보아야 할 것이므로 기록물관리 전문요원이 소속된 시ㆍ도교육청 또는 지역교육청의 기록관 외에 동일한 임용권자가 관장하는 다른 지역교육청 기록관의 기록물관리 전문요원을 겸임하여 근무하게 하는 것은 공공기록물관리법상 허용되지 아니한다고 할 것입니다.
한편, 특정 지역교육청의 기록관에 기록물관리 전문요원을 배치하기 어려운 특별한 사정이 있는 경우에는 기록물관리 전문요원으로 하여금 다른 지역교육청 기록관의 기록물관리 전문요원을 겸임하게 하여 근무하게 할 수 있다는 의견이 있을 수 있으나, 이는 지역교육청별로 기록물관리에 필요한 기록물관리 전문요원을 갖추도록 한 기록물관리 전문요원제도의 취지를 몰각시킬 뿐만 아니라 기록물관리 전문요원 1명에게 과중한 업무를 부담시키게 되어 기록물 관리업무의 안정성과
효율성을 저해할 수 있는 불합리한 결과를 초래한다(법제처 2013. 5. 7. 회신 13-0039 해석례 참조)고 할 것이어서 따르기 어렵다고 할 것입니다.
따라서, 시ㆍ도교육청 또는 특정한 지역교육청에 설치된 기록관에 배치된 기록물관리 전문요원으로 하여금 다른 지역교육청에 설치된 기록관의 기록물관리 전문요원을 겸임하여 근무하게 할 수는 없다고 할 것입니다.
※ 법령정비 권고사항
다만, 지역교육청에 대하여 권역별로 기록물관리 전문요원을 배치할 필요가 있는지 등을 정책적으로 검토하여, 공공기록물관리법 시행령 제43조제1항에서 특정 기록관에 배치된 기록물관리 전문요원이 다른 기록관의 기록물 관리업무를 통할하여 관리할 수 있도록 명시적으로 규정하는 등 별도의 입법조치 등을 통하여 개선할 필요성이 있다고 할 것입니다.