「사무관리규정」 제3조제1호에서 “공문서”란 행정기관 내부 또는 상호간이나 대외적으로 공무상 작성 또는 시행되는 문서(도면·사진·디스크·테이프·필름·슬라이드·전자문서등의 특수매체기록을 포함함) 및 행정기관이 접수한 모든 문서를 말한다고 정의하고 있고, 행정심판이 제기되어 피청구인이 제출하는 답변서는 행정심판 청구에 대한 피청구인인 행정기관의 의견을 기재하는 공무상 작성 또는 시행되는 문서이므로, 같은 규정 제3조제1호에 따른 공문서에 포함된다고 할 것입니다.
이러한 공문서는 같은 규정 제8조제1항 및 제2항에 따라 해당 문서에 대한 서명(전자문자서명·전자이미지서명 및 행정전자서명을 포함함)에 의한 결재가 있음으로써 성립하고, 수신자에게 도달(전자문서는 수신자의 컴퓨터 화일에 기록되는 것을 말함)됨으로써 그 효력을 발생하며, 같은 규정 제18조제1항에 따라 결재를 받은 문서 중 발신을 하여야 할 문서에 대하여는 행정안전부령이 정하는 바에 따라 수신자별로 시행문서(이하 “시행문”이라 한다)를 작성하여야 하고, 같은 규정 제21조제1항에 따라 행정기관의 장 또는 합의제기관의 명의로 발신하는 문서의 시행문, 게시판 등에 고시 또는 공고하는 문서, 임용장·상장 및 각종 증명서에 속하는 문서에는 관인(전자이미지관인을 포함함)을 찍거나 행
정기관의 장이 서명(전자문자서명 및 행정전자서명을 제외함)을 하도록 되어 있습니다.
한편, 「행정심판법」 제23조제1항에 따라 행정심판을 청구하려는 자는 행정심판청구서를 작성하여 피청구인이나 같은 조 제6조에 따른 행정심판위원회(이하 “위원회”라 함)에 제출하여야 하고, 같은 법 제24조제1항에 따라 피청구인이 행정심판청구서를 접수하거나 송부받으면 10일 이내에 심판청구서(피청구인이 제출받은 경우)와 답변서를 위원회에 보내야 하며, 이 경우 같은 조 제4항에 따라 피청구인이 답변서를 보낼 때에는 청구인의 수만큼 답변서 부본을 함께 보내야 하고, 같은 조 제26조제2항에 따라 위원회는 피청구인으로부터 답변서가 제출되면 답변서 부본을 청구인에게 송달하도록 되어 있고, 이와 같이 위원회가 답변서를 청구인에게 송달할 때에는, 같은 법 시행규칙 제2조제1항에 따라 별지 제1호 서식 ‘○○○행정심판위원회 송달서’에 사건, 청구인, 피청구인, 송달서류, 근거 법조문 등을 기재하고 ‘○○○행정심판위원회’ 관인을 날인하여 송달서류 즉 피청구인의 답변서와 함께 보내도록 하고 있습니다.
또한, 「사무관리규정」 제2조에 따라 중앙행정기관(대통령직속기관 및 국무총리직속기관을 포함함) 및 그 소속기관, 지방자치단체의 기관과 군의 기관의 사무관리에 관
하여는 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 영이 정하는 바에 의하는바, 같은 규정 제18조제1항에서 시행문은 행정안전부령이 정하도록 하였고, 이에 따라 같은 규정 시행규칙 제23조제1항, 별지 제1호의2 서식 또는 별지 제3호의2 서식에서 시행문 서식을 규정하고 있으나, 「행정심판법 시행규칙」 제2조제1항에서 행정심판에 관한 서류의 송달은 별지 제1호 서식 ‘○○○행정심판위원회 송달서’에 따르도록 하고 있는바, 별지 제1호 서식의 취지 및 규정 내용을 살펴보면, 「행정심판법 시행규칙」 별지 제1호 서식에 따른 ‘○○○행정심판위원회 송달서’는 「사무관리규정」 제18조에 따른 시행문에 해당된다고 할 것입니다.
즉, 피청구인이 위원회에 답변서를 제출한다는 내용의 시행문에 「사무관리규정」 제21조제1항에 따라 피청구인의 관인을 날인하여 답변서(답변서 부본을 포함)를 첨부하여 위원회에 송부하게 되면, 그 시행문과 답변서는 같은 규정 제3조제1호 및 제21조제1항에 따른 공문서로 성립하고, 그 공문서의 일부인 답변서 1부가 당초 시행문과 분리되어 「행정심판법 시행규칙」 별지 제1호 서식에 따른 ‘○○○행정심판위원회 송달서’에 첨부되어 역시 「사무관리규정」 제21조제1항에 따라 위원회의 관인이 날인된 채 청구인에게 전하여졌다면, 이
역시 「행정심판법」이 정한 절차에 따른 것으로 「사무관리규정」 제3조제1호 및 제21조제1항에 따른 적법한 공문서에 해당됩니다.
따라서, 행정심판 청구인이 받는 피청구인의 답변서와 관련하여, 답변서와 함께 받은 송달서에는 관인이 날인되어 있으나, 답변서 자체에는 관인이 날인되어 있지 않은 경우, 청구인이 받는 답변서는 「사무관리규정」에 따른 적법한 공문서에 해당된다고 할 것입니다.