먼저, 농촌진흥청 농업과학도서관의 사무관리에 대하여 「사무관리규정」의 적용을 받는지 여부에 대하여 살펴보면, 같은 규정 제2조(적용범위)에서는 중앙행정기관 및 그 소속기관, 지방자치단체의 기관과 군의 기관의 사무관리에 관하여는 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 영이 정하는 바에 의한다고 규정하고 있는 바, 특정 기관이 같은 규정의 적용을 받기 위해서는 ‘중앙행정기관 및 그 소속기관, 지방자치단체의 기관과 군의 기관의 사무관리에 관한 것’이어야 하고, ‘그 사무관리에 관하여 다른 법령에 특별한 규정하고 있지 아니하여야 할 것’인데, 「농촌진흥청과 그 소속기관 직제」 제7조제1항제17호 및 같은 직제 시행규칙 제4조제5항제9호에 따르면 농업과학도서관의 운영에 관한 사항은 농촌진흥청 기획조정관 소속 지식정보화담당관의 소관 사무이므로, 농업과학도서관의 운영에 관한 사항은 농촌진흥청의 사무관리에 관한 것이라고 할 것이고, 한편 농업과학도서관은 「도서관법」 제2조제7호에 따라 그 설립 기관ㆍ단체의 소속 직원 또는 공중에게 특정 분야에 관한 전문적인 도서관서비스를 제공하는 것을 주된 목적으로 하는 도서관인 ‘전문도서관’으로 볼 수는 있을 것이나 도서관의 사무관리에 관하여 도서관 법령에서 별도로 정하고 있지는 아니하므로, 농업과학도서
관의 사무관리에 관하여도 「사무관리규정」의 적용을 받는다고 할 것입니다.
다음으로, 농촌진흥청 농업과학도서관 이용자 출입신청서가 「사무관리규정」 에 따른 비치문서에 해당하는지 여부를 살펴보면, 같은 규정 제7조(공문서의 종류)제4호에서는 비치문서를 비치대장ㆍ비치카드 등 행정기관이 일정한 사항을 기록하여 행정기관 내부에 비치하면서 업무에 활용하는 문서로 규정하고 있고, 같은 규정 시행규칙 제3조제4호(문서의 작성의 원칙)에서는 비치문서는 비치하여 사용하는 대장류 및 카드류의 문서로서 적합한 형태의 서식으로 정하여 작성하도록 규정하고 있습니다.
이러한 비치문서의 요건을 살펴볼 때, 특정 문서가 「사무관리규정」에 따른 비치문서에 해당되기 위해서는 행정기관이 그 기관의 업무에 활용하기 위한 목적으로 이미 작성된 문서를 기관 내부에 비치하고 그 기관이 사용하여야 할 것인데, 농촌진흥청 농업과학도서관 이용자 출입신청서는 비록 농업과학도서관 내에 비치되어 있다고 하더라도 그 신청서는 도서관이용자의 출입을 위하여 해당 도서관 이용자가 작성하는 것이고, 그렇다면 그 신청서가 민원인이 행정기관에 대하여 특정한 행위를 요구하는 문서인 「사무관리규정」 제7조제5호에 따른 민원문서에 해당되는지 여부는 별론으로 하고, 사무관리법령에서 정하고 있는 비치문
서에 해당한다고 볼 수는 없다고 할 것입니다.
따라서, 농촌진흥청 농업과학도서관을 이용하는 이용자의 출입을 위하여 도서관이용자가 작성하도록 해당 도서관에 비치되어 있는 이용자 출입신청서는 「사무관리규정」 제7조제4호의 비치문서에 해당되지 않습니다.