○ 「민원사무처리에 관한 법률 시행령」 제21조제1항에 따르면 민원실·문서담당부서 또는 처리주무부서의 장은 민원인이 동일한 내용의 민원에 관한 서류를 정당한 사유 없이 3회 이상 반복하여 제출한 경우에는 2회 이상 그 처리결과를 통지한 후에 접수되는 서류에 대하여는 그 행정기관의 장의 결재를 받아 종결처리할 수 있습니다.
○ 「사무관리규정」 제2조에 따르면 중앙행정기관 및 그 소속기관, 지방자치단체의 기관과 군의 기관의 사무관리에 관하여는 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 「사무관리규정」이 정하는 바에 따라야 하고, 「사무관리규정」 제16조제1항 및 제2항에 따르면 모든 문서는 중앙행정기관의 장의 결재를 받아야 하나, 행정기관의 장은 사무의 내용에 따라 그 보조기관ㆍ보좌기관 또는 해당 업무담당 공무원으로 하여금 위임전결하게 할 수 있으며, 그 위임전결사항은 해당 기관의 장이 훈령으로 정해야 합니다.
○ 그런데, 「민원사무처리에 관한 법률 시행령」 제21조제1항에 따른 반복 민원의 종결처리방식과 관련하여 반드시 해당 행정기관의 장의 결재를 받아야 하는지, 아니면 「사무관리규정」 제16조제2항 및 이에 따른 위임전결규정에 따라 위임받은 자의 결재로 종결처리할 수 있는지 여부가 문제됩니다.
○ 위임전
결이란 행정관청이 보조기관이나 담당자 또는 하급행정기관에게 외부에 표시함이 없이 내부적으로 일정한 사항의 결정권을 위임하여 행정관청의 보조기관이나 담당자 또는 하급행정기관이 행정관청의 이름으로 그의 권한을 사실상 대리행사하는 것을 말하는 것으로서, 행정관청이 보조기관 등에 대하여 사무처리에 대한 결재권을 부여하였으나, 그것은 어디까지나 내부적인 사무처리 상의 편법이며, 외부적으로는 행정관청 자체의 행위로서 표시되는 것인바, 위임전결과 같은 행정권한의 내부위임은 법령상 처분권자인 행정관청이 내부적인 사무처리의 편의를 도모하기 위하여 그의 보조기관 또는 하급 행정관청으로 하여금 그의 권한을 사실상 행사하게 하는 것이므로 행정권한의 위임과 달리 법률이 위임을 허용하지 않고 있는 경우에도 인정된다 할 것입니다(대법원 1995. 11. 28. 선고 94누6475 판결).
○ 따라서 「민원사무처리에 관한 법률 시행령」 제21조제1항 중 “행정기관의 장의 결재”는 해당 기관의 위임전결규정에서 해당 업무에 관하여 전결권자로 규정된 보조기관·보좌기관 또는 업무담당공무원의 결재를 의미하는 것이지 반드시 행정기관의 장의 직접적인 결재를 필요로 하는 것은 아닙니다.
○ 또한, 「민원사무처리에 관한 법률 시행령」 제21조제1항에서 규정하고 있는 반복
민원의 종결처리란 동일한 내용의 민원에 관한 서류가 정당한 사유 없이 3회 이상 반복하여 제출되어 민원인에게 그 처리결과를 통지하는 행위를 더 이상 하지 아니하고 내부종결하겠다는 것으로서 문서로는 내부결재문서로 처리하는 것이므로, “향후 동일 민원제기 시 민원처리규정에 의해 내부종결 처리”라고 한 그 내부결재문서에 의하여, 이후 접수되는 동일 민원은 민원인에게 그 처리결과를 통지하는 행위 없이 종결되는 것이라 할 것입니다.
○ 그렇다면 민원인이 동일한 내용의 민원에 관한 서류를 정당한 사유 없이 3회 이상 반복하여 제출하고, 민원실등의 장이 2회 이상 그 처리결과를 통지한 후에 접수되는 서류를 처리하려는 경우에, 민원실등의 장은 「사무관리규정」 제16조제2항 및 위임전결규정에 따라 위임받은 자의 내부결재문서에 의하여 「민원사무처리에 관한 법률 시행령」 제21조제1항에 따른 종결처리를 할 수 있으며, “향후 동일 민원제기 시 민원처리규정에 의해 내부종결 처리”라고 한 그 내부결재문서는 이후 접수된 동일 민원에 대한 종결처리문서로 볼 수 있습니다.