가. 질의 가·나 공통사항
「사무관리규정」 제3조제1호에 따르면 ‘공문서’는 “행정기관 내부 또는 상호간이나 대외적으로 공무상 또는 시행되는 문서 및 행정기관이 접수한 모든 문서”를 의미하고, 같은 규정 제11조에서는 공문서(이하 “문서”라 함)의 일부분을 삭제하거나 수정한 때에는 행정안전부령이 정하는 바에 따라 삭제하거나 수정한 곳에 서명 또는 날인하도록 하며, 다만 전자문서의 경우에는 본문의 규정에 따라 수정할 수 없을 경우에 수정한 내용대로 재작성하여 결재를 받아 시행하도록 하고 있습니다.
그리고, 「사무관리규정 시행규칙」 제5조에서는 문서의 수정에 관하여 규정하면서 문서를 삭제·수정한 때에는 삭제 또는 수정한 자가 삭제·수정한 곳에 서명 또는 날인을 하여야 하고 문서의 중요한 내용을 삭제 또는 수정한 곳에는 문서의 여백에 삭제 또는 수정한 자수를 표시하고 서명 또는 날인하여야 하며, 다만 시행문을 정정한 때에는 문서의 여백에 정정한 자수를 표시하고 관인을 찍어야 한다고 규정하고 있습니다.
나. 질의 가에 대하여
행정기관이 민원인 등에게 문서로써 한 행위는 일정한 사안에 대하여 행정기관의 의사를 표시한 것으로 문서의 표시나 내용에 오기·착오 등이 있는 경우 수정이 불가능한 특별한 제한이 없는 한 수정이
가능하다 할 것이고, 이 경우 행정기관은 수정된 내용이 반영된 문서를 재작성하거나 기존 문서의 잘못을 바로잡는 내용의 문서를 별도로 작성할 수도 있고, 문서를 재작성하거나 정정문서를 보내지 않는 경우에는 종전의 문서를 수정하는 방법으로 종전의 의사표시를 변경할 수 있다고 할 것입니다 그런데, 문서의 수정에 대하여 규정하고 있는 「사무관리규정」 제11조와 같은 규정 시행규칙 제5조에서는 문서의 수정방법만을 규정하고 있을 뿐, 문서의 수정이 가능한 시기를 문서의 송부 전·후로 구분하고 있지 않으며, 특히 행정기관 외부로 시행·송부된 후 그 문서의 수정을 제한하고 있지 않습니다.
이와 같이, 「사무관리규정」 제11조 본문 및 같은 규정 시행규칙 제5조에서 문서의 수정 등에 대한 규정을 두고 있는 것은 문서의 기안, 검토, 결재 및 시행 등의 문서처리절차에 있어 형식상의 오기(誤記)나 내용의 정정(訂正)을 위해 문서를 다시 작성해야 하는 불편함을 해소하여 행정사무의 능률적인 처리를 도모하는 한편, 문서의 삭제 또는 수정된 내용과 삭제 또는 수정한 자를 문서에 명시하여 향후 문서와 관련하여 문제가 발생하였을 때 이에 대한 책임소재를 분명히 하기 위한 것이라 할 것이므로, 이러한 법령의 규정과 취지에 비추어 볼 때, 행정기관은 송부한 문서를 수정
해야 할 필요성이 있다면 민원인에게 문서를 송부한 뒤라도 그 수정내용의 적법성, 문서로서 정당하게 성립되었는지 여부는 별론으로 하고, 문서의 동일성이 유지되는 한 「사무관리규정」 제11조 등의 규정에 따라 수정하여 다시 수정된 문서를 민원인에게 보낼 수 있다 할 것입니다.
따라서, 행정기관은 민원인에게 문서를 송부한 후에도 원래 송부한 문서의 잘못된 부분을 수정하고 다시 수정하여 작성된 문서를 송부할 수 있습니다.
다. 질의 나에 대하여
문서의 수정과 관련하여 「사무관리규정」 제11조 본문 및 같은 규정 시행규칙 제5조에서는 문서 수정의 방법에 대하여만 규정하고 있을 뿐, 수정 또는 삭제를 할 수 있는 주체에 대해서는 구체적으로 한정하고 있지 않고, 한편 문서의 수정은 이미 성립된 문서의 내용을 수정하거나 오자 등을 정정하는 것이므로 원칙적으로 원래 문서의 작성에서 결재까지의 과정에 대한 권한이 있는 자는 문서의 수정도 할 수 있다고 보아야 할 것입니다.
그리고, 「사무관리규정」 제16조제1항 및 제2항에 따르면, 모든 문서는 행정기관의 장의 결재를 받아야 하나, 행정기관의 장은 사무의 내용에 따라 그 보조기관ㆍ보좌기관 또는 해당 업무담당 공무원으로 하여금 위임전결하게 할 수 있으며, 그 위임전결사항은 해당 기
관의 장이 훈령으로 정하도록 하고 있는바, 행정기관의 위임전결은 행정관청이 보조기관이나 담당자 또는 하급행정기관에게 외부에 표시함이 없이 내부적으로 일정한 사항의 결정권을 위임하여 행정기관의 보조기관이나 담당자 또는 하급행정기관이 행정관청의 이름으로 그의 권한을 사실상 대리 행사하는 것을 말하는 것을 의미합니다(대법원 1995. 11. 28. 선고 94누6475 판결).
이에 따라, 사무의 위임전결은 내부적인 사무처리의 방법으로 외부적으로는 행정기관 자체의 행위로서 표시되므로, 행정기관의 위임전결 규정에 따라 권한을 위임받은 보조기관·보좌기관 또는 해당 업무담당공무원이 사무를 처리하여도 이는 대외적으로는 행정기관의 장이 직접 권한을 행사한 것과 같은 효력을 갖고, 행정기관의 장이 아닌 보조기관·보좌기관 또는 해당업무 담당공무원 등은 위임전결규정 등에서 부여된 권한에 따라 원래의 문서를 작성하고 이미 성립되어 송부된 문서를 수정 또는 삭제할 수 있으며, 이러한 경우 반드시 행정기관의 장이 직접 시정조치를 하여야만 문서의 수정 또는 삭제가 가능하다고 할 수는 없습니다.
따라서, 민원인에게 이미 송부된 문서를 다시 수정할 때 행정기관의 장이 아닌 행정기관 소속 업무관련자가 행정기관 내부의 위임전결 규정에 따라 권한을 부여 받은 자
라면 해당 문서를 수정할 수 있습니다.