「행정절차법」 제34조제1항에서는 청문주재자는 당사자등의 진술의 요지ㆍ제출된 증거(제5호), 증거조사를 한 경우에는 그 요지ㆍ첨부된 증거(제7호) 등의 사항이 적힌 청문조서(聽聞調書)를 작성하여야 한다고 규정하고 있고, 같은 조 제2항에서는 당사자등은 청문조서의 내용을 열람ㆍ확인할 수 있으며, 이의가 있을 때에는 그 정정을 요구할 수 있다고 규정하고 있습니다.
그리고, 「행정절차법」에서는 제35조제1항에서는 청문주재자는 해당 사안에 대하여 당사자등의 의견진술, 증거조사가 충분히 이루어졌다고 인정하는 경우에는 청문을 마칠 수 있다고 규정하고 있고, 같은 조 제4항에서는 청문주재자는 청문을 마쳤을 때에는 청문조서, 청문주재자의 의견서 등을 행정청에 지체 없이 제출하여야 한다고 규정하고 있으며, 같은 법 시행령 제19조제1항에서는 청문주재자는 청문조서를 작성한 후 지체 없이 청문조서의 열람ㆍ확인의 장소 및 기간을 당사자등에게 통지하되, 그 열람ㆍ확인의 기간을 청문조서를 행정청에 제출하기 전까지의 기간 내에서 정하도록 규정하고 있는바,
이 사안은 「행정절차법」 제34조제1항에 따라 청문주재자가 청문조서를 작성하려는 경우, 반드시 청문을 실시하는 때에 청문조서를 작성해야 하는지, 아니면 청문을 실시한 후에도 작성할 수 있는지에 관
한 것이라 하겠습니다.
먼저, 「행정절차법」에 따른 청문 절차는 행정청이 불이익하거나 불리한 행정처분을 행하기 전에 당사자등의 의견을 듣고 유리한 증거를 제출하게 하여 이를 청문조서 등의 기록에 남기는 등 국민의 기본권을 보장하기 위한 절차임을 고려할 때, 청문조서는 청문주재자가 청문을 실시하는 과정에서 충분한 의견수렴과 증거조사를 한 후에 당사자등의 진술요지 및 증거조사의 요지 등을 정리하여 작성하는 문서라고 할 것입니다.
그리고, 「행정절차법」에서는 청문조서와 관련하여 청문조서의 열람ㆍ확인 및 정정(제34조제2항), 청문조서의 제출(제35조제4항), 청문조서의 작성 후 열람ㆍ확인 통지 절차(같은 법 시행령 제19조제1항) 등의 규정을 두고 있는데, 이러한 규정들의 내용과 체계를 종합하여 보면 「행정절차법」은 청문조서의 “작성”, “열람ㆍ확인” 및 “제출”을 각각 구분하여 청문주재자로 하여금 청문의 전(全) 절차를 종결하기 전까지 지체없이 청문조서를 작성하여 당사자등이 열람ㆍ확인할 수 있도록 하는 의무를 부과하고 있을 뿐이고, 반드시 청문을 실시하는 때에 청문조서를 작성하여야 한다고 규정하고 있지는 않습니다.
아울러, 「행정절차법 시행령」 제19조제3항에서는 청문주재자는 당사자등이 청문조서의 정정요구를 한 경우 그 사
실관계를 확인한 후 청문조서의 내용을 정정하도록 규정하고 있는바, 이는 청문조서에 작성된 내용이 당사자등의 진술 내용과 다르다고 판단될 때에 그 정정을 요구할 수 있도록 함으로써 당사자등의 의견이 제대로 반영될 수 있도록 하려는 것임을 고려할 때, 해당 사안에 대한 청문을 실시하는 때에 청문조서를 작성하지 않는다고 해서 반드시 그 청문의 공정성이 훼손된다고 할 수도 없을 것입니다.
이를 달리 해석하여 청문주재자가 청문을 실시하는 때에 청문조서를 작성하여 그 내용을 확정해야 한다면, 당사자등은 청문이 진행되는 과정에서만 열람ㆍ확인 및 정정을 요구할 수 있게 되어 오히려 당사자등에게 불합리한 결과를 초래할 수 있을 뿐만 아니라, 나아가 「행정절차법 시행령」 제19조제1항과 같이 청문조서의 열람ㆍ확인의 장소 및 기간을 당사자등에게 통지하도록 하는 규정을 별도로 둘 이유도 없을 것입니다.
이상과 같은 점을 종합해 볼 때, 「행정절차법」 제34조제1항에 따라 청문주재자가 청문조서를 작성하려는 경우, 반드시 청문을 실시하는 때에 청문조서를 작성해야 하는 것은 아닙니다.