무형유산기록관 운영 및 기록물관리 규정

제1조(목적) #

이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 ‘법’이라 한다) 및 같은 법 시행령(이하 ‘영’이라 한다)에 따라 설치된 무형유산기록관의 운영과 기록물관리에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) #

이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.

1. "기록물"이란 무형유산국과 국립무형유산원이 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서ㆍ도서ㆍ대장ㆍ카드ㆍ도면ㆍ시청각물ㆍ전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.

2. "무형유산기록관"이란 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고, 보존시설 및 장비, 기록물관리 전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.

3. "처리부서"란 무형유산국 소속의 처리과와 국립무형유산원을 말한다.

4. "기록정보열람실"이란 무형유산기록관이 보존관리 하는 기록물을 열람할 수 있도록 지정한 장소를 말한다.

제3조(적용범위) #

① 이 규정은 처리부서에 적용한다.

② 무형유산기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 따른다.

제4조(무형유산기록관의 소속) #

① 무형유산기록관은 조사연구기록과 소속으로 하고 무형유산기록관장(이하 ‘기록관장’이라 한다)은 조사연구기록과장이 된다.

② 기록관장은 기록물관리 업무를 체계적으로 수행하기 위하여 처리부서의 장으로 하여금 기록관리책임자와 기록관리담당자를 지정하도록 하여야 한다.

제5조(무형유산기록관의 주요업무) #

무형유산기록관은 다음 각 호의 업무를 총괄한다.

1. 무형유산기록관 운영 및 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행

2. 처리부서 기록물의 수집ㆍ관리 및 활용

3. 처리부서의 기록관리기준표 관리

4. 무형유산기록관의 기록물평가ㆍ폐기 관리

5. 처리부서의 기록물관리 지도ㆍ감독 및 지원

6. 무형유산기록관의 시설 및 장비관리

7. 무형유산기록관의 재난대비계획 수립

8. 무형유산기록관의 기록정보열람실 운영

9. 영구기록물관리기관으로의 생산현황 통보

10. 영구기록물관리기관으로의 기록물 이관

11. 그 밖에 기록물 관리에 관한 사항

제6조(기록물의 생산) #

① 처리부서의 장은 업무의 입안단계부터 종결단계까지 업무수행의 모든 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ관리되도록 하여야 한다.

② 처리부서의 장은 영 제17조 및 제19조에 따른 업무를 수행할 때는 제1항에 따라 조사ㆍ연구ㆍ검토서, 회의록 및 시청각기록물을 생산ㆍ등록하여야 한다.

제7조(비전자 기록물의 등록) #

① 처리부서의 장은 업무와 관련하여 비전자 기록물을 생산ㆍ접수(수집)한 때에는 업무관리시스템에 등록하여 전자적으로 관리하여야 한다.

② 제1항 규정에 따라 업무관리시스템에 등록한 비전자 기록물은 해당 기록물의 좌측 상단에 [별지 제1호 서식]에 따른 생산ㆍ접수등록번호를 표기하여야 한다.

제8조(기록물의 정리 및 생산현황통보) #

① 처리부서의 장은 전년도에 생산ㆍ종료된 기록물에 대하여 매년 2월 말까지 공개여부ㆍ접근권한 등을 재분류 하고 기록물의 정리 및 편철을 완료하여야 한다.

② 처리부서의 장은 제1항에 따른 비전자 기록물을 단위과제별로 분류하여 기록물 보존 상자에 정리하여야 한다.

③ 처리부서의 장은 제1항과 제2항에 따른 기록물의 정리결과를 5월 말까지 기록관장에게 통보하여야 한다.

④ 기록관장은 제3항에 따라 처리부서로부터 통보 받은 결과를 취합하여 매년 8월 말까지 영구기록물관리기관의 장에게 통보하여야 한다.

제9조(기록물의 저작권 관리) #

처리부서의 장은 각종 용역사업, 공연ㆍ전시ㆍ교육행사, 지정심사, 전승지원, 학술조사연구 등의 직접사업 또는 위탁사업으로 생산ㆍ접수(수집)한 사진필름, 음성영상, 간행물, 디지털 콘텐츠 등의 경우 저작권 양도양수 계약서 또는 저작권 이용허락 동의서 등 관련 서류를 확보하여 함께 관리하여야 한다.

제10조(기록물의 이관) #

① 처리부서의 장은 제8조에 따른 기록물을 보존기간 기산일로부터 2년 이내에 기록관으로 이관해야 한다. 다만, 업무관리시스템에서 생산된 기록물은 영구기록물관리기관에서 정한 절차에 따라 이관하여야 한다.

② 처리부서의 장은 업무 참고 등을 위해 필요한 경우 사전에 [별지 제2호 서식]의 이관연기신청서를 기록관장에게 제출하고 기록관장과의 협의를 거쳐 5년의 범위 내에서 이관을 연기할 수 있다. 다만, 이관연기 목적이 종결된 때에는 지체 없이 무형유산기록관으로 이관하여야 한다.

③ 처리부서의 장은 제1항에 따라 기록물을 무형유산기록관으로 이관할 때는 제9조에 따른 저작권 관련 서류도 함께 제출하여야 한다.

제11조(무형유산기록관 기록물의 보존) #

① 기록관장은 처리부서에서 이관된 기록물의 형태, 생산부서, 생산연도 등을 구분하여 보존서가에 배치하여야 한다.

② 제1항에 따른 기록물의 보존서가 배치에 대한 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.

③ 기록관장은 전자기록물의 안전한 보존을 위해 백업담당자를 지정하여 주기적으로 백업을 실시하고 백업 자료는 도난 및 훼손의 우려가 없는 안전한 장소에 분산ㆍ보관하여야 한다.

④ 기록관장은 기록물의 안전한 보존관리를 위하여 보존서고관리책임자를 지정하고 기록물의 정수점검 및 상태점검, 항온항습장비 및 자동소화설비 구축 등 필요한 조치를 하여야 한다.

제12조(무형유산기록관의 기록물 이관) #

① 기록관장은 보존기간 기산일로부터 10년 이상이 경과하고, 보존기간이 30년 이상인 기록물을 영구기록물관리기관으로 이관할 때에는 법 제19조 및 영 제40조에 따른다.

② 기록관장은 제1항에도 불구하고 처리부서로부터 이관 연기 요청을 받은 경우에는 영구기록물관리기관의 장과 협의하여 이관 연기에 필요한 조치를 강구하여야 한다.

제13조(중요 기록물의 전산화) #

기록관장은 활용 가치가 높은 기록물에 대하여 데이터베이스를 구축하고 관련 시스템을 통해 공공에게 제공하거나 업무에 활용할 수 있도록 하여야 한다.

제14조(기록물 실태점검 및 교육) #

① 기록관장은 처리부서의 기록관리 실태를 연1회 이상 점검하고 점검결과에 따른 조치계획을 수립하여야 한다.

② 기록관장은 기록물관리에 관한 실무교육을 연1회 이상 실시하여야 한다.

제15조(간행물의 관리) #

처리부서의 장이 업무와 관련하여 간행물을 발간하거나 수집한 도서자료 등을 관리할 때에는 「국가유산청 간행물 관리 지침」을 따른다.

제16조(기록물의 평가 및 폐기) #

무형유산기록관의 보유기록물 중 보존기간이 만료된 기록물을 평가하여 폐기할 때에는 법 제27조 및 영 제43조의 규정에 따라 시행한다.

제17조(기록물평가심의회의 구성) #

① 기록물의 평가를 심의하기 위하여 무형유산기록관 소속에 기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)를 두며 다음 각 호의 사항을 심의ㆍ의결한다.

1. 보존기간 10년 이하 기록물의 보존기간 재책정에 관한 사항

2. 보존기간 10년 이하 기록물의 폐기 여부에 관한 사항

3. 기타 기록물의 보존관리에 관하여 필요한 사항

② 심의회는 위원장을 포함하여 5인으로 구성하되, 민간전문가 2인과 소속공무원 3인으로 구성한다. 이때 소속공무원은 기록관장, 무형유산정책과장, 국립무형유산원장으로 한다.

③ 위원장은 기록관장이 되고 심의회 사무 처리를 위하여 기록물관리 전문요원을 간사로 둔다.

④ 민간전문가는 역사학, 기록관리학 관련 전공자 및 평가 대상 분야 전문가 등 무형유산 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 자를 국가유산청장의 위임을 받아 기록관장이 위촉한다.

⑤ 위촉위원의 임기는 2년으로 하되 연임할 수 있다. 다만, 소속공무원 위원의 임기는 따로 정하지 않으며 인사발령 시에는 후임자가 자동 승계한다.

제18조(심의회 운영) #

① 심의회는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 소집할 수 있으며 심의회 개최 전에 기록물평가심의에 필요한 자료를 위원들에게 송부할 수 있다.

② 심의회는 위원장을 포함한 제적위원 과반수의 출석과 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다. 다만, 소집이 곤란하거나 긴급을 요하는 경우에는 [별지 제3호 서식]의 기록물평가심의 의견서를 제출할 수 있으며 이 경우 당해 위원은 심의회에 출석한 것으로 본다.

③ 위원장은 기록물의 가치판단 여부 등 필요한 경우 업무 관계자를 출석시켜 의견을 들을 수 있다.

④ 위원장은 [별지 제4호 서식]의 기록물평가심의서를 작성하고 [별지 제5호 서식]의 기록물평가심의의결서에 참석위원의 서명ㆍ날인을 받아야 한다.

⑤ 간사는 회의록을 작성하여야 하며 심의회 종료 후 기록물평가심의서 및 기록물평가심의의결서를 보존ㆍ관리하여야 한다.

⑥ 위원은 공정한 심의를 위해 본인과 직접 이해관계가 있는 안건의 심의에는 참여할 수 없다.

⑦ 심의회에 참석한 위원에게는 예산의 범위 내에서 심사수당과 여비를 지급할 수 있다.

제19조(준수사항) #

① 심의회의 위원은 기록물평가 업무와 관련하여 알게 된 사항이나 비밀을 누설하거나 관련 서류를 무단으로 유출하여서는 안 된다.

② 심의회의 위원은 회의의 시작에 앞서 [별지 제6호 서식]의 기록물평가심의 서약서를 작성하여 위원장에게 제출하여야 한다.

제20조(정보공개접수창구) #

① 기록정보열람실에 정보공개접수창구를 두며 그 운영에 관하여는 「공공기관의 정보공개에 관한 법률」에 따른다.

② 기록정보열람실의 이용자 및 정보공개 청구인의 편의증진을 위한 열람시설 및 장비를 갖추어야 한다.

제21조(열람 및 대출의 자격) #

① 무형유산기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.

1. 국가유산청 및 그 소속기관의 직원

2. 타 부처 공무원

3. 공무원이 아닌 자로서 학술연구 또는 비영리목적으로 기록물을 이용하고자 하는 자

② 제1항 제3호의 경우에는 열람만 할 수 있다.

제22조(열람 및 대출 절차) #

① 기록물의 열람ㆍ대출 절차는 다음 각 호와 같다.

1. 기록물을 열람 및 대출하고자 하는 자는 [별지 제7호 서식]의 기록물 열람ㆍ대출 신청서를 작성하여 제출하여야 한다.

2. 기록물의 대출 기간은 14일 이내로 한다. 다만, 전자파일의 열람은 7일 이내로 한다.

3. 대출 기간의 연장이 필요한 경우 기록관장의 승인을 거쳐 연장할 수 있다.

4. 기록관장은 제1호 및 제2호에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 대출 기록물을 지체 없이 반납하여야 한다.

1. 휴직ㆍ정직ㆍ퇴직ㆍ타 부처 전출 시

2. 대출기간을 초과하는 휴가ㆍ병가ㆍ장기 출장 시

3. 매년 12월 15일

4. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

③ 기록물의 열람은 정해진 장소에서 기록관 업무 담당자의 입회하에 가능하며 사본 제공을 원칙으로 한다.

제23조(열람 및 대출의 제한) #

기록관장은 다음 각 호에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.

1. 비밀(대외비 포함)이 해제되지 않은 기록물을 열람ㆍ대출하려는 경우

2. 개인정보가 포함된 기록물을 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람ㆍ대출하고자 하는 경우. 단 업무를 위해 필요한 경우는 제외한다.

3. 다른 법령에서 기록물의 열람ㆍ대출을 제한하고 있는 경우

4. 기타 기록물의 열람ㆍ대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우

5. 분실 또는 훼손ㆍ파손되기 쉬운 기록물

6. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

제24조(열람 시 준수사항) #

① 기록물 열람 시에는 업무 담당자의 지시에 따라야 하며 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.

1. 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기, 촬영, 무단반출

2. 기록관 시설 및 장비의 훼손 또는 파손

3. 음식물 및 필기도구 등의 반입 행위

4. 그 밖에 직원의 지시에 따르지 않거나 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위

제25조(대출 기록물의 전대금지) #

누구든지 대출받은 기록물을 타인이나 다른 기관에 다시 빌려줄 수 없다.

제26조(시설장비의 점검) #

기록관장은 무형유산기록관의 보존시설ㆍ장비의 작동상태, 보존환경을 주기적으로 점검하여야 한다.

제27조(보안관리) #

① 기록관장은 무형유산기록관의 보존서고를 제한구역으로 지정하고, 「보안업무규정」에 따른 보안관리를 철저히 하여야 한다.

② 제1항에 의거 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다.

제28조(재난관리) #

기록관장은 화재 또는 천재지변 등 재난재해 대비를 위한 기록관재난대비계획을 수립하여야 한다.