대통령기록관 기록물 보존관리 지침

제1조(목적) #

이 지침은「공공기록물 관리에 관한 법률」및 동법 시행령ㆍ시행규칙과「대통령기록물 관리에 관한 법률」및 동법 시행령에서 정하는 대통령기록관의 서고 및 대통령기록물(이하 "기록물"이라 한다) 관리에 필요한 사항에 대하여 규정함을 목적으로 한다.

제2조(적용범위) #

이 지침은 대통령기록관의 서고 및 기록물 보존관리에 대하여 적용하며, 기록물 대여에 한하여 대통령기록관의 기록물을 대여 받는 외부 공공기관 및 단체 등(이하 "기관"이라 한다)에 적용한다. 다만, 비밀/지정 관련 서고와 기록물은 별도의 규정에 따른다.

제3조(정의) #

이 지침에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

① "서고"란 기록물을 안전하게 관리하고 보존하는 공간을 말한다.

② "보존서고"란 등록ㆍ정리가 완료된 기록물을 보존하는 서고를 말한다.

③ "임시서고"란 수집관련 부서 등에서 수집ㆍ이관된 기록물을 보존서고에 배치하기 전까지 등록ㆍ정리하기 위하여 임시 보존하는 서고를 말한다.

④ "비밀/지정서고"란 기록물 중 비밀 또는 지정 기록물의 정리ㆍ등록ㆍ보존하는 서고를 말한다.

⑤ "출입권한"이란 서고와 서고복도에 출입할 수 있는 권한을 말한다.

⑥ "반출ㆍ입"이란 보존처리, 공개재분류 등 업무처리 및 열람, 전시, 대여 등의 목적으로 기록물이 서고 이외의 지역으로 나가고 들어오는 것을 말한다.

⑦ "책임부서"란 서고를 총괄 관리하는 부서를 말한다.

⑧ "관리책임자"란 해당 서고의 기록물 관리, 보존환경ㆍ시설 점검 관련자를 말하며, 정ㆍ부로 구성한다.

⑨ "대통령기록물관리시스템(Presidential Archives Management System, PAMS)"이란 기록물의 등록에서부터 보존관리 및 반출ㆍ입 등을 전자적으로 수행할 수 있는 시스템을 말한다.

⑩ "출입관리시스템"이란 서고와 서고복도의 출입통제 및 출입자 이력사항을 기록, 관리하는 시스템을 말한다.

⑪ "무선인식(Radio Frequency Identification, RFID)시스템"이란 기록물에 부착된 인식장치인 태그와 확인장치인 리더기 간의 정보교환을 통해 기록물을 관리하는 시스템을 말한다.

⑫ "대여"란 기록물을 전시 등의 목적으로 제2조에서 정한 기관에 한시적으로 관리를 위임하는 것을 말한다.

⑬ "반납"이란 제12항에 의해 기록물을 대여 받는 기관이 대통령기록관으로 돌려주는 것을 말한다.

⑭ "위탁기록물"이란 개인, 단체 또는 기관이 소유하고 있는 기록물을 「대통령 관련기록물 수집에 관한 규정」제21조 에 따라 기록물위탁협약서를 체결하여 대통령기록관이 일정기간 동안 수탁한 기록물을 말한다.

제4조(관리책임) #

① 서고는 기록물 및 시설ㆍ보존환경 점검을 위하여 별표 1에서 정하는 것과 같이 정ㆍ부 관리책임자를 둔다.

② 서고 관리책임자는 서고 출입, 기록물 반출ㆍ입 등 서고운영에 대한 전반적인 상황을 관리하여야 한다.

제5조(출입권한) #

① 서고 및 서고 복도 출입권한 설정 범위는 별표 2와 같다.

② 출입권한을 받고자 하는 사람은 별지 제1호서식의 서고 출입 신청서, 별지 제2호서식의 서고 출입 서약서 및 별지 제3호서식의 개인정보 수집ㆍ이용 동의서를 작성하여 서고 책임부서의 장에게 승인을 신청하여야 한다.

③ 서고 책임부서의 장은 서고 출입을 신청한 사람의 소관업무, 출입사유 등을 검토하여 출입을 승인할 수 있다.

제6조(출입자 관리) #

① 서고 책임부서의 장은 서고 출입자를 통제ㆍ관리하여야 하며, 출입통제ㆍ관리는 출입관리시스템으로 하는 것을 원칙으로 한다.

② 출입권한이 부여되지 않은 사람이 서고에 출입하고자 하는 경우에는 별지 제4호서식에 의한 서고 출입대장에 기재하고 해당 서고 관리책임자의 안내에 따라야 한다.

제7조(출입자 행위제한) #

① 서고에 출입하는 자는 다음 각 호의 행위를 하여서는 아니 된다.

1. 기록물 및 시설물의 훼손 및 무단 반출

2. 접착제, 화기, 인화물질, 칼 등의 위험물 반입

3. 음료수, 물 등의 음식류 반입

4. 출입권한을 부여받은 목적 이외의 작업 및 행위

5. 그 밖에 기록물 보안 및 보존에 위해 우려가 있는 행위

② 서고 관리책임자는 서고 출입자에게 제1항의 내용을 사전에 고지 하여야 한다. 다만, 기록물 보존을 위한 업무, 작업 등을 위하여 부득이한 경우 적절한 조치를 취한 후 허용하게 할 수 있다.

③ 서고 관리책임자는 서고 출입자가 기록물에 위해를 가할 우려가 있다고 판단되는 경우에는 서고 출입을 제한할 수 있다.

제8조(출입권한 해제) #

서고 책임부서의 장은 서고 출입사유가 소멸된 사람에 대하여는 출입권한을 해제하여야 한다.

제9조(비상시 출입) #

① 근무시간 중에는 서고 책임부서의 장의 통제에 따라 서고를 출입한다.

② 당직근무자는 보관 중인 서고비상열쇠함을 개봉하여 마스터키와 비밀번호를 통해 서고에 출입할 수 있다.

③ 제2항의 서고비상열쇠함은 야간 및 휴일 당직근무자에게 당직신고 시 전달한다.

④ 제2항의 비상상황 발생에 따라 공개된 비밀번호는 변경 조치하여야 한다.

제10조(기록물 배치) #

기록물을 보존서고에 배치할 때에는「대통령기록물 관리에 관한 법률 시행령」제12조제2항에 따라 대통령별, 기록물 형태별, 출처별 등으로 구분하여 서고 및 서가에 배치하여야 한다.

제11조(서가의 표시) #

보존서고의 기록물에 대하여 대통령별 위치를 식별할 수 있도록 서가에 표시 하여야 한다.

제12조(기록물 반출ㆍ입) #

① 기록물의 반출ㆍ입 신청은 대통령기록물관리 시스템을 이용하여야 하며, 부득이한 경우 별지 제5호서식에 따라 서면으로 신청할 수 있다. 다만, 열람 신청에 의한 반출ㆍ입은 「대통령기록관 열람실 운영규정」에 따른다.

② 기록물의 반출 신청은 반출 받고자 하는 날로부터 최소 1일전에 신청하여야 한다.

③ 반출된 기록물은 그 반출된 목적이 종료되었을 경우 즉시 서고로 반입신청하고, 반입하여야 한다.

제13조(기록물 인계ㆍ인수) #

기록물의 반출ㆍ입 신청에 따른 인계ㆍ인수는 서고에서 하는 것을 원칙으로 한다.

제14조(임시서고 운영) #

수집부서 등에서 수집ㆍ이관된 기록물은 등록ㆍ정리하여 보존서고에 배치하기 전까지 임시서고에 보존ㆍ관리한다.

제15조(기록물 보안관리) #

서고 관리책임자는 해당 서고의 기록물이 서고 이외의 지역으로 반출되는 것을 통제하여야 하며, 기록물의 무단 반출ㆍ입 제한 등 보안관리를 담당한다.

제16조(서고 기록물관리) #

① 서고의 기록물 확인점검, 재배열, 정리, 반출ㆍ입 등은 서고 관리책임자가 관장한다.

② 서고 내에서는 기록물관리 업무 이외의 작업 등은 원칙적으로 금한다.

제17조(기록물 정수점검) #

① 기록물의 정수점검은「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제48조제3항에 따라 매 2년마다 1회 실시하여야 한다.

② 기록물의 정수점검은 직접 확인하는 것을 원칙으로 하며, 대통령기록물관리시스템(PAMS)과 무선인식시스템(RFID)을 활용할 수 있다.

제18조(대여의 범위) #

대통령기록관의 장은 업무에 지장이 없는 범위 안에서 다음 각 호의 하나에 해당하는 경우 기록물을 대여할 수 있다.

1. 국민 문화의식 함양을 위해 전시하는 경우

2. 그 밖에 공공의 이익에 부합하는 경우

제19조(기록물 대여의 제한) #

① 대통령기록관의 장은 개인에게 기록물 대여를 금지한다.

② 대통령기록관의 장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 기록물에 대하여는 대여를 제한할 수 있다.

1. 비공개 및 비밀/지정 기록물

2. 훼손상태가 심각하여 보존 및 복원처리가 필요한 기록물

3. 기록물 평가ㆍ분류, 매체수록, 보존처리 과정 등에 있는 기록물

4. 대통령기록관의 전시 등을 위하여 사용 중 또는 사용 예정인 기록물

5. 그 밖에 대통령기록관의 장이 대여 제한이 필요하다고 판단되는 기록물

제20조(대여신청) #

기록물 대여를 원하는 기관의 장은 대여 받고자 하는 날로부터 1개월 이전에 다음 각 호의 사항을 갖추어 대통령기록관의 장에게 별지 제6호서식을 작성하여 공문으로 신청하여야 한다. 다만, 부득이하다고 대통령기록관의 장이 인정하는 경우에는 1개월 내에도 신청할 수 있다.

1. 대여기록물의 대여목적, 수량 및 목록, 대여기간

2. 대여기록물의 보험가입 예정일(보험에 가입할 경우에 한함)

3. 대여기록물의 포장 및 운송 방법

4. 대여기록물의 관리 및 전시 장소

5. 대여기록물 관리 장소의 환경조건(온ㆍ습도 및 유해가스, 조도 등)

6. 대여기록물 관리 장소의 보안 시설 내역

7. 대여기록물 관리 장소의 화재 등 재해에 대비한 시설 내역

제21조(대여기록물 상태확인) #

대통령기록관의 장과 기록물을 대여 받는 기관의 장은 기록물을 대여하기 전에 대여 전후의 상태를 비교할 수 있도록 상태를 확인하고 별지 제7호서식을 작성하여야 한다.

제22조(대여대상 기록물의 조치) #

대통령기록관의 장은 대여기록물의 훼손ㆍ분실 등 유사시에 대비하여 사진촬영ㆍ스캐닝 등 필요한 조치를 마련한 후 대여하는 것을 원칙으로 한다.

제23조(보험가입) #

① 기록물을 대여 받는 기관의 장은 대여기록물의 분실 및 훼손시 수리ㆍ복원 조치나 변상금액을 보장하기 위한 보험에 가입 하여야 한다. 다만, 대통령기록관의 장이 인정하는 경우 또는 국가기관 및 지방자치단체는 보험에 가입하지 아니할 수 있다.

② 제1항에 따른 보험가입증서는 기록물을 대여받기 전까지 대통령기록관의 장에게 제출하여야 한다.

제24조(보험평가심의회) #

① 대통령기록관의 장은 대여기록물의 보험평가액을 결정하기 위하여 기록물 보험평가심의회(이하 "심의회"라 한다)를 구성하여 심의할 수 있다.

② 심의회의 위원은 대통령기록관의 장이 지정하는 공무원 2인 이상(서고 책임부서의 장을 포함한다) 및 외부전문가 2인을 포함하여 5인 이상으로 구성한다. 다만, 기록물에 따라 외부전문가의 참여가 필요하지 않다고 판단되는 경우에는 관련 공무원으로 심의회를 구성하여 운영할 수 있다.

③ 심의회의 의장은 위원 중에서 호선하고, 심의회 의결은 참석위원 과반수의 찬성으로 한다.

④ 보험평가액은 심의회의 합의에 의해 산정하는 것을 원칙으로 한다. 다만, 합의가 안 될 경우에는 평가위원들의 평가액 중 최고, 최저가를 제외한 나머지 평가액을 산술평균한 금액으로 한다.

⑤ 심의회의 실무를 처리하기 위하여 대통령기록관 서고 책임부서 소속 공무원 중에서 간사 1인을 둔다.

제25조(대여절차) #

① 기록물을 대여 받는 기관의 장은 별지 제8호서식의 기록물 대여/반납 인계ㆍ인수서를 작성하여 대통령기록관의 장과 교환하고, 별지 제9호서식의 대통령기록물 대여 서약서를 작성하여 대통령기록관의 장에게 제출하여야 한다.

② 기록물을 대여 받는 기관은 기록물을 대통령기록관에서 직접 수령 하여야 한다.

제26조(반납절차) #

① 기록물을 반납하고자 할 경우 해당 기관의 장은 사전에 반납 공문을 대통령기록관의 장에게 제출하여야 한다.

② 대통령기록관의 장과 기록물을 반납하는 기관의 장은 별지 제8호서식의 기록물 대여/반납 인계ㆍ인수서를 작성하여 교환하여야 한다.

③ 기록물을 반납하는 기관은 기록물을 대통령기록관에 직접 반납하여야 한다.

제27조(반납 기록물 상태확인) #

대통령기록관의 장과 기록물을 반납하는 기관의 장은 대여 전후 기록물의 이상 유무를 제21조에 의해 작성된 별지 제7호 서식을 근거로 확인하여야 한다.

제28조(비용부담) #

기록물을 대여 받는 기관은 대여한 기록물 운송을 위한 포장비, 운송비, 인건비 및 보험료 등을 부담하여야 한다. 다만, 대통령기록관의 장이 인정하는 경우에는 비용의 일부 또는 전부를 지원할 수 있다.

제29조(포장 및 운송) #

① 기록물을 대여 받는 기관은 기록물의 파손ㆍ분실ㆍ도난 또는 기타 안전사고에 대비하여 포장ㆍ운송하여야 하며, 기록물 훼손 등이 없도록 만전을 기하여야 한다.

② 기록물 포장과정에는 대통령기록관 직원이 입회하여야 하며, 기록물의 안전한 운송을 위하여 대통령기록관 직원이 동승할 수 있다. 다만, 대통령기록관의 장이 기록물의 안전을 위하여 필요하다고 인정되는 경우에는 대통령기록관에서 직접 포장ㆍ운송할 수 있다.

제30조(소장기관 명시) #

기록물을 대여 받은 기관의 장은 해당 기록물을 전시 등의 목적으로 사용할 경우 대통령기록관 소장 기록물임을 명시하여야 한다.

제31조(대여기간 및 연장) #

① 기록물의 대여기간은 대여 목적에 해당하는 최소한의 기간으로 하며 최장 1년 이내를 원칙으로 한다. 다만, 대통령기록관의 장이 인정하는 경우 5년 이내로 할 수 있다.

② 기록물을 대여 받은 기관이 대여기간을 연장하고자 할 때에는 대통령기록관의 장에게 대여연장 공문 및 목록 등을 대여기간 만료 1개월 전에 제출하여야 한다.

③ 대통령기록관의 장은 연장을 검토하여 필요하다고 인정되는 경우에는 1년 이내로 대여기간을 연장할 수 있다. 다만, 대통령기록관의 장이 인정하는 경우 3년 이내로 대여기간을 연장할 수 있다.

제32조(대여기간 경과 시 조치) #

대통령기록관의 장은 정당한 사유 없이 제31조에 규정한 대여기간이 경과한 경우에는 다음 각 호의 조치를 취할 수 있다.

1. 대여 만료일로부터 1주일 경과시 1차 반납촉구 및 주의ㆍ경고

2. 1차 반납촉구기간 만료일로부터 1주일 경과시 기록물 강제회수 및 향후 5년간 대여금지

3. 기록물 반납에 불응할시 법적 조치 및 무기한 대여 금지

제33조(대여기록물 관리) #

① 기록물을 대여 받은 기관의 장은 기록물 관리장소의 환경조건을 「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제60조의 별표 6에 준하는 조건으로 관리하는 것을 원칙으로 한다. 다만, 대통령기록관의 장이 인정하는 경우에는 예외적으로 관리할 수 있다.

② 기록물을 대여 받은 기관은 매년 기록물 관리장소의 환경조건 및 기록물의 상태를 확인하고, 그 결과를 3월 말까지 대통령기록관으로 통보하여야 한다.

③ 기록물을 대여 받은 기관은 기록물을 파기ㆍ손상ㆍ은닉ㆍ유출 또는 위조ㆍ변조를 하여서는 아니 되며, 안전한 보존관리를 위하여 대통령기록관의 장이 정하는 사항을 성실히 준수하여야 한다.

④ 대통령기록관의 장은 대여기록물에 대하여 기록물 정수점검 및 상태확인을 연 1회 이상 실시하여야 한다.

제34조(부정대여) #

① 대통령기록관의 장은 기록물을 대여 받은 기관이 부정한 방법의 대여 및 목적 외 활용 사실을 발견한 경우에는 기록물의 대여중지ㆍ회수 및「대통령기록물 관리에 관한 법률」제30조에 따른 고발 등 적절한 조치를 취할 수 있다.

② 기록물을 대여 받은 기관은 대통령기록관의 장의 허가 없이 임의로 타 기관에 대여할 수 없다.

제35조(대여기록물 피해 책임한계) #

① 기록물을 대여 받은 기관이 대여한 기록물을 망실하였을 경우에는 보험평가심의회의 보험평가액에 따라 그에 상당하는 금액을 변상하여야 한다.

② 기록물을 대여 받은 기관이 대여한 기록물을 훼손하였을 경우에는 대통령기록관의 장이 요구하는 바에 따라 기록물을 수리ㆍ복원하고 그 훼손으로 인한 가치하락분에 상당하는 금액을 변상하게 할 수 있다.

③ 대통령기록관의 장은 대여 받은 기관이 제33조제2항을 위반하거나 위반할 우려가 있을 경우에는 기록물의 대여중지ㆍ회수 및「대통령기록물 관리에 관한 법률」제30조에 따른 고발 등 적절한 조치를 취할 수 있다.

제36조(보존환경 점검) #

① 서고 온ㆍ습도 관리는 온ㆍ습도계를 이용하여 상시 점검하여야 한다.

② 서고에 비치된 온ㆍ습도계는 연 1회 이상 점검 및 교정하여야 하며, 필요 시 외부의 공인된 전문기관에 위탁하여 실시할 수 있다.

③ 서고 보존환경 점검은「공공기록물 관리에 관한 법률 시행령」제60조의 별표 6에 명시된 사항을 대상으로 수행하며, 필요에 따라 확대할 수 있다.

④ 서고 보존환경 점검은 연 1회 이상 실시하여야 하며, 필요 시 외부의 공인된 전문기관에 위탁하여 실시할 수 있다.

⑤ 서고 보존환경 점검 결과 법적 기준치를 초과한 경우, 재점검 및 보존환경 개선을 위해 관련부서에 연락하여 적절한 조치를 취하도록 하여야 한다.

제37조(환경정비) #

서고 내부는 수시로 청소 등 환경정비를 실시하여야 하며, 필요 시 외부업체에 위탁하여 실시할 수 있다.

제38조(시설점검) #

① 서고 시설은 연 1회 이상 점검하여야 하며, 필요한 경우에 수시로 점검한다.

② 서고 시설점검은 서고의 균열ㆍ누수, 출입문, 공조시설, 서가 등 기록물 보존에 영향을 줄 수 있는 제반시설을 대상으로 한다.

③ 서고 책임부서의 장은 서고 시설ㆍ장비에 고장ㆍ파손 등 문제가 발생하였을 경우에는 관련부서에 연락하여 필요한 조치를 취하도록 하여야 한다.

제39조(위탁기록물의 인수ㆍ인계) #

① 위탁기록물 수집담당부서의 장(이하 "수집담당부서의 장"이라 한다)이 위탁기록물을 서고에서 보관하고자 할 때에는 별지 제10호서식의 위탁기록물 인수ㆍ인계서를 작성하고 서고 책임부서의 장과 교환하여야 한다.

② 수집담당부서의 장이 위탁기록물을 서고에 보관한 위탁기록물을 회수하고자 할 때에는 별지 제10호서식의 위탁기록물 인수ㆍ인계서를 작성하고 서고 책임부서의 장과 교환하여야 한다.

제40조(위탁기록물의 보관기간) #

① 위탁기록물의 서고 보관기간은 대통령기록물 수집에 관한 규정 제21조 및 제24조에 따라 체결한 기록물위탁협약서의 위탁만료일까지로 한다.

② 수집담당부서의 장은 위탁기록물의 위탁 기간의 변경이 있을 경우, 지체 없이 서고 책임부서의 장에게 변경사항을 통보한다.

제41조(위탁기록물의 관리) #

① 제39조제1항에 따라 인계한 위탁기록물의 반출ㆍ입 등은 서고 관리책임자가 관장한다.

② 위탁기록물의 반ㆍ출입은 별지 제5호서식에 따라 서면으로 신청할 수 있다.