국립과학수사연구원 행정전화녹음시스템 운영 규정

이 규정은 국립과학수사연구원 행정전화녹음시스템의 운영 및 관리에 필요한 사항을 규정함으로써 민원인 전화 응대 과정에서 발생할 수 있는 갈등 상황에 대처하고 녹음정보의 적정한 관리 및 부정한 사용의 방지를 목적으로 한다.

이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. "행정전화녹음시스템"이란 행정전화(행정 업무망을 통해 음성신호를 주고받는 기기를 말한다)로 당사자 간의 대화를 녹음할 수 있는 정보통신장비를 말한다.

2. "시스템운영자"란 행정전화녹음시스템 및 행정전화를 설치ㆍ운영하는 업무 담당자를 말한다.

3. "당사자"란 행정전화를 매개로 한 송신인 및 수신인을 말한다.

4. "녹음정보"란 당사자 간의 통화내용이 녹음된 파일을 말한다.

5. "관리부서"란 행정전화녹음시스템을 운영ㆍ관리하는 부서를 말한다.

이 규정은 행정전화녹음시스템(이하 "시스템"이라 한다)을 사용하는 국립과학수사연구원 본원, 지방연구소 및 분원에 적용한다.〈개정 2024. 12. 27.〉

시스템의 관리부서에서 지정한 장소에 설치ㆍ운영한다.

① 시스템운영자는 시스템의 운영 및 관리에 관한 업무를 총괄할 관리책임자를 지정하여야 한다.

② 제1항의 규정에 의한 관리책임자는 본원의 경우 행정지원과장, 지방연구소 및 분원은 기관의 장으로 한다.〈개정 2024. 12. 27.〉

행정전화에서 녹음기능 사용을 승인받은 자가 녹음을 하고자 할 때는 통화 상대자에게 사전에 고지하여야 한다.

① 녹음정보는 시스템의 설치 목적 외의 용도로 이용되거나 타인에게 열람ㆍ제공하여서는 아니 된다. 다만, 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 예외로 한다.

1. 당사자의 동의가 있는 경우

2. 당사자에게 열람ㆍ제공되는 경우

3. 감사원 감사 등 법령에서 특별히 규정하고 있는 경우

4. 수사와 공소의 제기 및 유지에 필요한 경우

5. 법원의 재판 업무 수행을 위하여 필요한 경우

② 제1항의 각 호에 해당하는 녹음정보를 이용하고자 하는 기관 또는 개인은 별지 제1호서식의 신청서를 작성하여 관리부서의 장에게 문서로서 요청하여야 한다.

③ 관리부서의 장은 녹음정보 제공 시 별지 제2호서식의 행정전화 녹음정보 인수ㆍ인계증 및 별지 제3호서식의 전화녹음시스템 녹음정보 열람ㆍ제공 관리대장을 작성ㆍ관리하여야 한다.

① 녹음정보는 관리부서에 최대 1년까지 저장할 수 있고 1년이 지난 녹음정보는 삭제할 수 있다. 다만, 제7조제1항에 따라 제공받은 녹음정보는 신청인이 관리하는 전자적 저장매체에 저장할 수 있다.

② 제1항 단서의 경우, 타인이 청취하지 못하도록 반드시 비밀번호 등을 설정하여 타인에게 열람ㆍ유출되지 않도록 관리해야 하며 관리 소홀로 인한 누출 책임은 녹음정보 신청인에게 있다.

녹음정보 보호를 위한 보안관리는 다음 각호를 따른다.

1. 녹음정보를 타인에게 유출되지 않도록 안전하게 관리하고, 목적 외의 용도로 활용하거나 타인에게 열람ㆍ제공할 수 없다.

2. 녹음정보를 제공받은 자는 신청목적에 맞는 용도로만 사용해야 한다.

3. 제7조제1항에 따라 제공받은 녹음정보는 신청인의 책임하에 철저히 관리하여야 한다.

녹음정보를 처리하거나 처리하였던 자는 직무상 알게 된 녹음정보를 누설 또는 권한 없이 처리하거나 타인에게 제공하는 등 부당한 목적을 위하여 사용하여서는 아니 된다.