Ⅰ. 일반 사항
□ 목 적
기록관이 보유하고 있는 보존기록물의 안전하고 효율적인 열람 및 대출 서비스 제공을 위해 이용자와 기록관 간의 권리ㆍ책임사항 및 그 밖에 필요한 제반 사항을 정함
□ 적용범위와 근거
○ 적용범위
- 기록관 보존기록물의 이용과 관련하여 다른 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 지침에 따름
○ 근거
- 「공공기록물 관리에 관한 법률」 제13조(기록관)
- 같은 법 시행령 제72조(기록물의 공개여부 분류)
- 「국가인권위원회 기록관 운영규정」 제27조
□ 용어의 정의
〔별표·서식 이미지 — 상단 '원문 보기'에서 확인〕
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□ 열람 시설 및 장비의 확보
○ 보존기록물 열람을 위해 기록관 및 인권상담조정센터에 별도의 열람 공간을 마련 〈개정 2021. 3. 15.〉
○ 열람 공간은 기록물 열람을 위해 필요한 검색용 컴퓨터, 프린터기, 복사기 등의 장비 구비
○ 내부이용자: 기록관 열람 공간 이용
○ 외부이용자: 인권상담조정센터 이용 〈개정 2021. 3. 15.〉
Ⅱ. 열람 서비스 제공 및 이용
□ 열람 시간
○ (개관 시간) 개관일 09:00 ~ 18:00(점심시간 12:00 ~ 13:00)
○ (휴관일) 「관공서의 공휴일에 관한 규정」에 따른 공휴일과 토요일
※ 단, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 개관 시간을 연장?단축 또는 변경하여 운영 가능
□ 열람 대상 기록물
○ 업무 담당자는 소관 업무와 관련이 있는 경우 비공개기록물도 열람 가능
○ 소관 업무 외 기록물 열람은 이용자가 기록물 열람사유서(서식1)를 제출 후, 열람 담당자를 통해 소관부서 동의를 득한 후 이용 가능
※ 소관부서의 의견조회 및 결과 통보는 신청일로부터 5일 이내
□ 열람 및 대출의 자격
〔별표·서식 이미지 — 상단 '원문 보기'에서 확인〕
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(③~④의 경우 정보공개청구를 통해 열람 신청)
□ 열람 및 대출의 제한
○ 기록관장은 아래 사유에 해당하는 경우 열람 및 대출을 제한할 수 있음
〔별표·서식 이미지 — 상단 '원문 보기'에서 확인〕
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□ 기록물 열람
○ 내부이용자
- 전자기록물 : 기록관리시스템 및 기록관에 있는 열람용 PC를 통해 열람
- 비전자기록물 : 기록물 반출?반입서(서식 2) 작성 후 열람
○ 외부이용자는 정보공개 청구를 통해 열람 신청, 인권상담조정센터에서 열람 가능 〈개정 2021. 3. 15.〉
□ 기록물 대출 절차
○ 기록물 대출 대상 : 내부 이용자에 한함
○ 대출시간 : 위 열람 시간과 같음
○ 대출기간 : 대출일로부터 14일(공휴일 및 토요일 포함) 이내
※ 단, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회(7일)에 한하여 연장 가능
○ 대출시 구비 서류 : 기록물 반출?반입서(서식2)를 작성
○ 대출 기록물의 전대 금지
- 대출된 기록물은 타인 또는 다른 기관에 임의로 재 대출 할 수 없음
- 타인에게로 재 대출한 이후 발생한 분실, 훼손 등의 문제에 대해 기록관장은 처음 대출받은 자에게 책임을 물을 수 있음
○ 대출받은 자가 연체 중일 경우 다른 기록물의 추가 대출 불가
□ 대출 기록물의 반납
○ 반납기한 준수
- 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납
- 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장 신청하되, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있음
○ 예외사항 발생 시 즉시 반납
- 예외사항 : 휴직, 정직, 퇴직, 타 부처 전출 시 또는 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우
- 인사담당자는 인사 관련 예외사항 발생 시 기록관장에게 통보하여 반납 처리가 되었는지 확인
○ 기록관장은 이용자가 대출한 기록물을 정해진 기간 내에 반납하지 아니할 경우 소속 과로 반납 독촉
○ 기록관장은 이용자가 반납 독촉을 받고도 연체된 기록물을 반납하지 아니할 경우 기록관 내 다른 기록물의 이용(열람 및 대출)을 제한
Ⅲ. 열람 서비스 의무와 책임
□ 열람 준수사항
○ 열람은 지정된 장소에서 하여야 하며, 다음과 같은 행위를 금지함
- 내부이용자 열람장소 : 기록관 내 열람 공간
- 외부이용자 열람장소 : 인권상담조정센터(단, 외부이용자는 열람대상 기록물 사본 제공) 〈개정 2021. 3. 15.〉
〔별표·서식 이미지 — 상단 '원문 보기'에서 확인〕
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○ 기록물을 열람하는 자는 열람 담당자의 지시에 따름.