국가기록원 서고 관리 지침

제1조(목적) #

본 지침은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "공공기록물법"이라 한다) 및 같은 법 시행령ㆍ시행규칙에서 정하는 국가기록원 서고 관리에 대하여 필요한 사항을 규정함을 목적으로 한다.

제2조(적용범위) #

본 지침은 국가기록원의 보존 기록물 및 시설ㆍ환경 관리에 대하여 적용한다.

제3조(정의) #

본 지침에서 사용하는 용어의 정의는 다음과 같다.

1. "서고"란 기록물을 보존하는 공간을 말하며, 수집된 기록물을 정리하여 서고에 배치하기 전까지 임시 보존하는 공간을 "임시서고"라 한다.

2. "출입권한"이란 서고구역(서고 및 서고에 접한 복도를 말한다. 이하 같다)에 출입할 수 있는 권한을 말한다.

3. "반출ㆍ입"이란 보존처리, 열람 등 기록관리 업무를 목적으로 기록물이 서고구역 외 지역으로 나가고 들어오는 것을 말한다.

4. "책임부서"란 해당 서고를 관리하는 소관 부서를 말한다.

5. "관리책임자"란 해당 서고의 기록물 및 시설ㆍ환경 관리 담당자를 말하며, 정ㆍ부로 구성한다.

6. "중앙영구기록관리시스템(Central Archives Management System)"이란 기록물의 등록에서부터 보존관리 및 반출ㆍ입 등을 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

7. "출입관리시스템"이란 서고구역 출입통제 및 출입자 이력사항을 기록ㆍ관리하는 시스템을 말한다.

8. "무선인식시스템(Radio Frequency Identification)"이란 기록물에 부착된 인식장치인 태그와 확인장치인 리더기 간의 정보교환을 라디오파를 활용하여 기록물을 확인하는 시스템을 말한다.

9. "제한구역"이란 「보안업무규정」에 따라 국가중요시설인 청사 내 출입이 허용된 자에 한하여 출입할 수 있는 특정 공간을 말한다.

제4조(관리책임) #

① 서고에는 기록물 및 시설ㆍ환경 관리를 위하여 정ㆍ부 관리책임자를 둔다. 서고 관리책임자 정은 서고 관리 책임부서의 장으로 하고, 부는 서고 관리담당자로 한다. 다만 임시서고의 경우 별표 1에서 정하는 것과 같이 담당부서에서 관리책임자를 지정하여야 한다.

② 서고 관리책임자는 기록물 반출ㆍ입 및 서고 관리 전반적인 상황을 관리하여야 한다.

③ 서고 관리 책임부서의 장은 서고별 출입열쇠를 별도 잠금장치가 설치된 공간에 보관하여야 한다.

제5조(출입권한) #

① 서고구역은 제한구역으로 설정하고, 출입자는 출입권한을 부여받아 출입하여야 한다. 이 경우 출입권한 설정 범위는 별표 2와 같다.

② 제한구역 중 서고에 상시 출입권한을 받고자 하는 자는 별지 제1호서식 서고 출입신청서, 별지 제2호서식 서고 출입서약서 및 별지 제3호서식 개인정보 수집ㆍ이용 동의서를 작성하여 서고 관리 책임부서의 장에게 신청하여야 한다.

③ 서고 관리 책임부서의 장은 서고 출입을 신청한 자의 소관업무, 출입목적 등을 검토하여 출입을 승인할 수 있다.

④ 출입권한이 부여되지 않은 자가 서고에 출입하고자 하는 경우에는 서고 관리 책임부서의 장에게 사전 신청 후, 해당 서고 관리책임자의 안내에 따라야 한다.

⑤ 제2항에 의거 수집된 개인정보는 3년간 보관하고 그 기간이 경과되면 즉시 폐기하여야 한다.

제6조(출입자 관리) #

① 서고 관리 책임부서의 장은 서고 출입자를 통제 및 관리하여야 한다.

② 서고 출입 통제는 출입관리시스템으로 관리하는 것을 원칙으로 한다.

③ 비밀기록물 서고는 소관 부서 2인 이상의 출입자 인식설정 장치를 하여야 하며, 출입자는 별지 제4호서식 서고 출입대장에 기재하여야 한다.

④ 제5조 제4항에 따라 출입권한이 부여되지 않은 자가 서고에 출입하고자 할 경우 별지 제4호 서식 서고 출입대장에 기재하여야 한다.

제7조(출입제한) #

① 서고에 출입하는 자는 다음 각 호의 행위를 하여서는 아니 된다.

1. 기록물 및 시설물의 훼손 및 무단 반출

2. 접착제, 화기, 인화물질, 칼 등의 위험물 반입

3. 음료수, 물 등의 음식류 반입

4. 카메라, 휴대전화 등 촬영도구 및 필기구 등의 무단 반입

5. 출입권한을 부여받은 목적 이외의 작업 및 행위

6. 기타 기록물 보안 및 보존에 위해 우려가 있는 행위

② 서고 관리책임자는 서고 출입자에게 제1항의 내용을 사전에 고지하고 위반 시 퇴실 조치하여야 한다. 다만, 기록물 보존을 위한 업무 및 작업을 수행하기 위해 필요한 경우 서고 관리 책임부서의 장의 승인 하에 반입할 수 있다.

③ 서고 관리 책임부서의 장은 서고 출입자가 기록물에 위해를 가할 우려가 있다고 판단되는 경우에는 서고 출입을 제한할 수 있다.

④ 제한구역인 서고와 복도에서는 부득이한 경우를 제외하고는 기록물 보존에 관한 업무 이외의 행위를 하는 것을 금한다.

제8조(출입권한 해제) #

서고 관리 책임부서의 장은 출입사유가 소멸된 자에 대하여 즉시 출입권한을 해제하여야 하며, 출입권한이 소멸된 자는 서고 관리 책임부서의 장에게 즉시 출입권한 해제를 신청하여야 한다.

제9조(재해 등 비상 시 서고출입 권한) #

① 근무시간 중에는 서고 관리 책임부서의 장의 통제에 따라 서고를 출입한다.

② 근무시간 외 화재 등 재해가 발생한 경우 당직근무자 통제하에 보관 중인 마스터키와 비밀번호로 서고에 출입할 수 있다.

③ 제2항의 마스터키는 야간 및 휴일 당직근무자에게 전달한다.

④ 제2항의 비상사태 시 공개된 비밀번호는 변경하여야 한다.

제10조(기록물 배치) #

① 기록물을 보존서고에 배치하는 경우 공공기록물법 시행령 제48조제2항에 따라 구분하여 배치하여야 한다.

② 종이기록물은 일반문서, 도면, 간행물 등으로 구분하고, 시청각기록물은 오디오, 비디오, 필름 등으로 구분하여 배치하여야 한다.

제11조(반출ㆍ입 신청) #

① 기록물의 반출ㆍ입 신청은 중앙영구기록관리시스템을 이용하는 것을 원칙으로 하며, 부득이한 경우 별지 제5호서식에 의한 서면으로 신청할 수 있다.

② 기록물 반출 신청은 반출 받고자 하는 날로부터 최소 1일 이전에 신청하는 것을 원칙으로 한다. 단 열람실 방문 민원 등 긴급을 요하는 경우에는 그러하지 아니하다.

③ 기록물은 훼손 및 열화방지 등을 위하여 반출기간은 최단, 반출량은 최소화하며, 그 용도가 종료되었을 경우 즉시 서고로 반입하여야 한다.

④ 반출된 기록물은 훼손되지 않도록 관리하여야 하나, 열람, 매체수록 등을 위하여 해철한 경우 제본 후 반입하고 훼손 등이 발생한 경우 별도 상태검사를 진행한 후 후속조치를 수행하여야 한다.

제12조(기록물 인계ㆍ인수) #

기록물 반출ㆍ입 신청에 따른 인계ㆍ인수는 서고구역에서 하는 것을 원칙으로 한다.

제13조(보안관리) #

① 서고 관리 책임부서의 장은 기록물이 서고구역 외 지역으로 반출하는 경우, 중앙영구기록관리시스템 및 무선인식시스템으로 승인 및 통제하여야 한다.

② 제1항의 규정에 의거 사전승인을 거치지 않고 무단 반출되는 기록물은 서고 관리 책임부서의 장이 통제하거나, 청사방호 규정에 따라 관리하여야 한다.

제14조(임시서고 관리) #

① 수집기록물 중 중앙영구기록관리시스템에 미등록된 기록물은 등록이 완료되어 보존서고에 배치되기 전까지 임시서고에서 보존ㆍ관리하여야 하며, 임시서고의 지정 및 해제는 서고 관리 책임부서의 장이 정한다.

② 임시서고 보존기록물의 반출ㆍ입 관리는 해당 서고 관리책임자가 담당한다.

③ 임시서고 관리책임자는 보존기록물의 안전한 관리를 위하여 별지 제4호서식에 의한 서고 출입대장 비치, 출입자 관리 등 필요한 제반 조치를 취하여야 한다.

제15조(통계관리) #

① 보존관리과장은 국가기록원 보존기록물 통계현황을 매 분기별로 구분하여 관리하여야 한다.

② 역사ㆍ행정기록관의 장은 매 분기말 현재 보존기록물 통계현황을 다음달 15일까지 보존관리과장에게 통보하여야 한다.

③ 기록물 수집 및 인수담당자는 임시서고 내 기록물 통계현황을 관리하여야 한다.

제16조(정수점검) #

① 서고 관리 책임부서의 장은 공공기록물법 시행령 제48조제3항 및 시행규칙 제31조제1항에 따라 정수점검을 실시하여야 한다.

② 정수점검은 철 단위로 육안 점검하는 것을 원칙으로 하되, 무선인식시스템을 활용할 수 있다.

③ 정수점검 결과는 중앙영구기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 한다.

제17조(온ㆍ습도 관리) #

① 서고 온ㆍ습도는 온ㆍ습도계를 이용하여 매월 1회 이상 정기적으로 이상 유무를 확인하여야 한다.

② 서고에 비치된 온ㆍ습도계는 매년 1회 이상 점검 및 교정하여야 하며, 필요 시 외부 전문기관에 의뢰하여 실시할 수 있다.

제18조(보존환경 관리) #

① 서고 환경점검은 공공기록물법 시행령 제60조제1항별표6의 기준에 따라 수행하여야 하며, 필요한 경우에는 점검항목 등을 확대할 수 있다.

② 서고 환경점검은 매년 2회 이상 실시하여야 하며, 필요 시 외부 전문기관에 위탁하여 시행할 수 있다.

③ 제1항에 따른 서고 환경점검 결과 기준에 적합하지 않은 경우, 보존환경 개선을 위해 환기 등 적절한 조치를 하여야 한다.

④ 서고 내 유해생물조사는 기록물 훼손을 예방하기 위해 매년 2회 이상 실시하여야 하며, 필요 시 외부의 공인된 전문기관에 위탁하여 시행할 수 있다.

제19조(환경정비) #

서고 내부는 매년 1회 이상 정기적으로 청소 등 환경정비를 실시하여야 하며, 필요 시 외부 전문기관에 위탁하여 시행할 수 있다.

제20조(시설관리) #

① 서고 시설은 매 반기 1회 이상 정기 점검하여야 하며, 응급상황 시 수시 점검을 통해 시설 안전을 확인하여야 한다.

② 서고 시설점검은 서고의 균열ㆍ누수, 출입문ㆍCCTV 등 보안시설, 서가, 공조시설 등 기록물 보존에 영향을 줄 수 있는 제반시설을 대상으로 한다.

③ 서고 관리 책임부서의 장은 서고 시설ㆍ장비에 고장ㆍ파손 등 문제가 발생하였을 경우 즉시 조치하여야 한다.

④ 서고 관리 책임부서의 장은 필요 시 제2항에 대하여 시설관리 담당부서에 별도 시설점검을 요청할 수 있다.

제21조(주요기록물 보존시설) #

기록물 중 조선왕조실록, 주요 행정박물, 비밀기록물 등은 별도 잠금장치가 설치된 서고 및 서가 또는 수장함 등에 보존하여야 한다.

제22조(위탁보존 등 대외 지원) #

① 국가기록원장은 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 주요 기록정보 자료의 위탁보존 등을 지원할 수 있다.

1. 공공기록물법 제45조, 같은 법 시행령 제83조 및 시행규칙 제47조에 따라 국가지정기록물의 안전한 보호 등의 목적으로 소유자 또는 관리자로부터 위탁보존을 요청받은 경우

2. 공공기록물법 제21조에 따라 안전한 분산 보존 등의 목적으로 기록물관리기관으로부터 보존관리를 요청받은 경우

3. 그 밖에 국가기록원장이 필요하다고 인정하는 경우

② 제1항제3호의 경우에는 기록정보 자료의 중요성, 서고 환경ㆍ공간 등을 고려하여야 하며, 보존기간 등 세부사항은 상호 협의하여 정한다.