영산강유역환경청 기록물 관리 및 기록관 운영에 관한 규정

제1조(목적) #

이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하 "공공기록법"이라 한다) 제13조 및 같은 법 시행령 제10조, 「환경부 기록관 및 기록관 운영에 관한 규정」(환경부 훈령 제1151호) 제5조에 따라 영산강유역환경청 기록관(이하 "기록관"이라 한다)을 설치하고, 그 운영에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(정의) #

이 규정에서 사용하는 용어의 정의는 다음 각 호와 같다.

1. "기록물"이란 영산강유역환경청에서 업무와 관련하여 생산 또는 접수한 문서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 간행물, 전자문서 등 모든 형태의 기록정보 자료와 행정박물을 말한다.

2. "기록물관리"란 기록물의 생산, 등록, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 제반업무를 말한다.

3. "기록관"이란 기록물을 체계적으로 보존ㆍ관리하고, 효율적 활용을 위하여 필요한 보존서고, 열람공간, 사무공간, 작업공간, 보존시설 및 장비, 기록관리시스템, 기록물관리 전문요원 및 전문인력 등을 갖추고 기록물관리를 수행하기 위해 설치한 기구를 말한다.

4. "전자기록생산시스템"이란「행정효율과 협업 촉진에 관한 규정」제3조제10호부터 제12호까지의 규정에 따른 전자문서시스템, 업무관리시스템 및 행정정보시스템을 말한다.

5. "기록관리시스템"이란 기록관에서의 기록물의 수집, 보존(복제본 제작 및 이중보존매체의 제작을 포함한다), 활용, 이관, 폐기 등 기록관에서 기록물 관리를 전자적으로 수행하는 시스템을 말한다.

제3조(적용범위) #

기록관 운영에 관하여 다른 법령에 특별한 규정이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는 바에 따른다.

제4조(소속 및 인원구성) #

① 영산강유역환경청 기록관은 총무과에 설치하고, 총무과장이 기록관의 장(이하 ‘기록관장’이라 한다)이 된다.

② 기록관장은 기록관의 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 기록물관리 전문요원(이하 "전문요원"이라 한다)과 기록물의 정리ㆍ기술, 기록정보 관리, 보존업무, 기록관리시스템 운영, 그밖에 기록물관리의 업무수행에 필요한 인력을 배치하여야 한다.

③ 기록관장은 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여 처리부서의 장으로 하여금 기록물관리담당자를 지정하여 처리부서의 기록물관리 업무를 수행하도록 하여야 한다.

제5조(자문위원의 위촉 등) #

① 기록관장은 기록관의 기록물관리를 위한 조사, 연구, 분석, 평가, 정리, 목록기술 등의 전문적인 사무를 수행하기 위하여 자문위원을 위촉할 수 있다.

② 자문위원은 해당분야 연구자, 교수, 기록관리 업무 유경험자 등 제1항의 업무를 수행하는데 필요한 전문성을 갖춘 자로서 2명 이내의 범위에서 자문위원을 위촉할 수 있다.

③ 자문위원을 소집하거나 자료검토 의뢰 시 예산의 범위 안에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할 수 있다.

제6조(업무) #

기록관은 다음 각 호의 사항에 관한 업무를 총괄한다.

1. 기록물관리에 관한 기본계획 수립ㆍ시행

2. 기록물관리에 관한 규정 및 지침 등 제ㆍ개정

3. 기록관리기준표의 관리

4. 기록물생산현황 취합 및 국가기록원으로의 통보

5. 처리과 보관 기록물의 인수 및 보존기간 30년 이상 기록물의 국가기록원으로의 이관

6. 주요 회의록, 조사ㆍ연구ㆍ검토 기록물, 비밀기록물, 간행물, 행정박물, 시청각기록물의 관리

7. 현용기록물 관리 및 미등록 기록물의 수집ㆍ등록관리

8. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리

9. 기록물 보존서고, 작업실, 열람실 등의 기록관 시설 및 장비 관리

10. 기록물 정수점검 및 실태조사, 목록 및 통계의 작성ㆍ관리

11. 기록물관리 지도ㆍ교육 운영계획의 수립 및 시행

12. 처리부서 기록물관리에 대한 지도ㆍ감독 및 지원

13. 중요기록물의 재난대비 계획 수립

14. 전자기록물 포맷변환 및 기록관리시스템의 운영

15. 활용대상 주요 기록물의 디지털자료 변환 및 검색ㆍ열람제공

16. 소관 비전자기록물의 전자화 계획 수립 및 시행

17. 보존가치가 높은 준영구 이상 기록물의 보존매체 수록

18. 소관 비공개 기록물의 공개 재분류

19. 한시 기록물의 보존기간 재분류

20. 소관 기록물의 검색ㆍ열람제공

21. 기록물 편찬ㆍ전시ㆍ홍보

22. 그 밖에 기록물관리에 관한 사항

제7조(기록물의 생산) #

처리부서의 장은 해당 부서가 수행하는 업무의 입안단계부터 종결단계까지의 모든 업무수행 과정 및 결과가 기록물로 생산ㆍ등록되도록 관리하여야 한다.

제8조(기록물의 생산의무) #

① 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항을 추진하는 과정에서 조사ㆍ연구 또는 검토한 내용 및 결과를 기록물로 생산ㆍ관리해야 한다.

1. 법령의 제정 또는 개정관련 사항

2. 주요정책의 결정 또는 변경 사항

3. 「행정절차법」에 따라 행정예고를 하여야 하는 사항

4. 그 밖에 기록관장이 조사ㆍ연구 또는 검토한 내용 및 결과를 기록물로 생산할 필요가 있다고 인정하는 사항

② 제1항에 따른 기록물을 생산할 때에는 조사ㆍ연구 또는 검토의 배경, 제안자 등 관련자의 소속ㆍ직급 및 성명, 관련 책임자의 지시ㆍ지침이나 의견, 관련 현황과 검토내용, 각종 대안과 조치의견, 예상되는 효과 또는 결과의 분석 등이 포함되도록 한다.

③ 다음 각 호의 회의를 개최하는 경우에는 별지 제1호서식의 회의록을 작성할 수 있으며, 전자기록생산시스템을 통하여 회의록을 생산 또는 등록하여 관리하여야 한다.

1. 주요 정책의 심의 또는 의견조정을 목적으로 영산강유역환경청장이 참석하는 회의

2. 정당과의 업무협의를 목적으로 영산강유역환경청장이 참석하는 회의

④ 제3항에 따른 회의록을 생산할 때에는 회의명, 회의개최기관, 일시 및 장소, 참석자 및 배석자 명단, 회의진행순서, 상정안건, 발언요지, 결정사항 및 표결내용에 관한 사항 등이 포함되도록 한다.

⑤ 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 사항에 대하여는 시청각기록물을 생산하여야 하며, 시행 전, 시행과정 및 시행 후의 주요상황을 체계적으로 파악할 수 있도록 생산하여야 한다.

1. 다수 국민의 관심사항이 되는 주요 사건 또는 사고로 시청각기록물의 작성ㆍ보존이 필요하다고 인정되는 사항

2. 증명적 가치가 매우 높아 그 현장 또는 형상을 시청각기록물로 보존할 필요가 있는 사항

3. 국내 최초의 출현물로서 사료적 가치가 높은 사항

4. 그 밖에 시청각기록물의 생산이 필요하다고 인정되는 사항

제9조(기록물의 등록) #

① 처리부서의 장은 업무수행과 관련하여 생산ㆍ접수한 모든 유형의 기록물을 전자기록생산시스템에 등록하여 생산 또는 접수등록번호가 부여되도록 하여야 한다.

② 시청각기록물의 등록 시기는 다음 각 호와 같고, 행사ㆍ회의ㆍ사안 등 하나의 주제 하에 일관성이 유지되도록 정리한 후 등장인물 및 상황에 대한 설명을 기재하여 등록한다.

1. 사진ㆍ필름류 : 촬영물 가운데 보존대상물로 적합한 작품을 선정한 후에 등록

2. 녹음ㆍ동영상류 : 촬영물을 편집하여 완성된 후 등록

제10조(기록물의 생산현황 통보) #

처리부서의 장은 전년도에 생산완결된 기록물을 단위업무 또는 단위과제별로 분류ㆍ정리하여 그 결과를 5월31일까지 전자기록생산시스템을 통해 기록관장에게 통보하여야 한다.

제11조(기록물의 보관) #

① 처리부서의 장은 일반문서 및 카드류, 도면류, 사진ㆍ필름류 등의 기록물이 훼손 또는 멸실되지 않도록 공공기록법 시행규칙 제9조부터 제12조까지의 규정에 따라 기록물 종류별로 적합한 보존용 파일 및 용기에 넣어 편철한 후 안전한 장소를 지정하여 보관ㆍ관리하여야 한다.

제12조(보관기록물의 이관) #

① 처리부서의 장은 해당 부서의 업무수행과정에서 생산ㆍ종결된 기록물을 보존기간 기산일부터 2년의 범위 이내에 기록관 보존서고로 이관하여야 한다. 단, 업무관리시스템으로 생산ㆍ접수한 기록물은 매 1년 단위로 기록관리시스템으로 이관한다.

② 처리부서의 장은 제1항에 따라 해당부서 보관 기록물을 기록관 보존서고로 이관할 때에는 반드시 공공기록법과 기록물 이관 지침에 따라 정리ㆍ분류ㆍ편철 등을 선행하고, 이관에 따른 일정, 절차, 장소 등을 기록관장과 협의하여야 한다.

③ 기록관으로 기록물을 이관하고자 하는 때에는 별지 제2호서식의 이관목록을 작성하여야 한다.

④ 처리부서에서는 보존기간이 경과한 기록물이라 하더라도 임의로 폐기할 수 없으며, 반드시 기록관으로 이관하여야 한다.

⑤ 처리부서의 장은 제1항에도 불구하고 업무참고 등의 활용을 목적으로 이관을 연기하고자 할 경우 사전에 별지 제3호서식의 이관연기신청서를 기록관장에게 제출하여야 한다. 이 경우, 이관연기가 결정된 기록물은 활용목적이 달성될 때까지 처리부서에서 보관ㆍ관리하고, 활용 목적이 달성된 후에는 지체 없이 기록관으로 이관하여야 한다.

⑥ 직제개편, 한시조직의 해산 등에 따라 해당 부서의 기록물을 인계인수하는 경우 인계인수 부서 간에 기록물인계인수서를 작성하여야 하며, 업무승계부서가 없는 경우에는 즉시 기록관으로 이관하여야 한다.

제13조(기록물의 생산관리) #

기록관장은 영산강유역환경청에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산ㆍ등록ㆍ관리ㆍ보존ㆍ활용될 수 있도록 교육, 지도, 점검 등 필요한 조치를 마련하여야 한다.

제14조(기록물의 수집ㆍ등록관리) #

① 기록관장은 처리부서에서 이관된 모든 유형의 기록물을 기록관리시스템에 등록하여 전자적으로 관리되도록 하여야 한다.

② 전자기록생산시스템에 등록되지 아니하고 기록관에서 수집한 기록물은 기록관의 기록관리시스템에 등록하여 관리하여야 하며, 비전자 기록물에 대하여는 기록정보의 신속한 검색ㆍ활용이 이루어 질 수 있도록 데이터베이스 구축 및 스캐닝 등의 전산화 작업을 추진하여야 한다.

제15조(기록물의 정리) #

① 기록관장은 처리부서의 전년도 생산ㆍ종결된 기록물의 체계적 분류 및 정리를 위하여 필요한 기준과 절차, 교육 계획 등을 매년 2월말까지 수립ㆍ시행하여야 한다.

② 기록관장은 제1항에 따라 처리부서의 전년도 생산ㆍ종결 기록물의 체계적 분류 및 정리를 지원하고, 관리ㆍ감독하여야 한다.

③ 기록관장은 처리부서의 전년도 생산ㆍ종결된 기록물의 생산현황 결과를 취합하여 매년 8월31일까지 국가기록원장에게 통보하여야 한다.

제16조(기록관 기록물의 보존관리) #

① 기록관장은 처리부서에서 이관된 비전자 기록물의 형태, 생산부서, 생산연도 등을 구분하여 서고에 배치하여야 한다.

② 제1항에 따른 기록물의 서고배치와 관련하여 구체적인 배열방식은 기록관장이 정한다.

③ 기록관장은 기록물의 안전한 보존을 위하여 서고관리책임자를 지정하여야 하며, 기록물의 정수점검 및 상태점검, 항온항습 환경 구축 등을 위하여 필요한 조치를 하여야 한다.

제17조(기록관 기록물의 이관) #

기록관장은 기록관 보유 기록물 중 보존기간 기산일부터 10년이 경과한 보존기간 30년 이상 기록물에 대하여 국가기록원으로의 이관계획을 수립ㆍ시행하여야 한다.

제18조(기록물의 폐기) #

① 기록물의 폐기는 기록관장의 책임 하에 실시한다.

② 보존기간이 경과된 기록물 중 중요기록물의 멸실을 방지하기 위하여 처리부서의 의견조회, 전문요원의 폐기심사 및 기록물평가심의회의 심의를 거쳐 폐기를 결정하여야 한다.

③ 제2항에 따른 처리부서의 의견조회결과, 전문요원의 폐기 심사결과 및 기록물평가심의회의의 심의를 거쳐 폐기를 결정하여야 한다.

④ 전자기록물을 폐기할 때에는 해당 기록물에 포함되어 있는 모든 정보를 물리적으로 복구할 수 없도록 완전히 삭제하여야 하고, 전자적인 형태가 아닌 기록물의 폐기는 소각, 파쇄 및 용해 등의 방식으로 하며, 폐기대상기록물이 유출되지 않도록 하여야 한다.

⑤ 폐기대상 기록물선정, 폐기심사 및 심의, 폐기 집행 등 기록물 폐기와 관련된 일련의 과정을 기록으로 작성ㆍ보존하여야 한다.

제19조(폐지 금지 기록물의 관리) #

① 공공기록물법 시행령 제52조의5에 따라 기록물의 폐기 금지를 통보받았을 경우 국가기록원장이 정한 폐기 금지 기간까지 기록물을 관리하여야 한다.

② 기록물평가심의회 심의를 거쳐 폐기하기로 결정된 기록물이라 하더라도 시행령 제54조의3제6항에 따라 폐기 금지 해제를 통보받은 후에 다시 기록물평가심의회 심의를 거쳐 기록물의 폐기 여부를 결정해야한다.

제20조(심의회의 설치) #

공공기록법 시행령 제43조에 따라 기록관에 보존중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물의 평가와 폐기 등에 대한 심의ㆍ조정을 위하여 기록물평가심의회(이하 "심의회"라 한다)를 둔다.

제21조(심의회의 구성) #

① 심의회는 위원장을 포함하여 5인 이내의 위원으로 구성하되, 위원장은 기록관장이 되고, 위원은 기록물의 보존가치 평가에 적합하다고 인정되는 외부 전문가, 소속공무원 등으로 구성한다. 이 경우 외부전문가의 수는 2인 이상으로 하여야 한다.

② 심의회의 기록 및 회의 준비ㆍ관리 등 실무적인 업무처리를 위하여 간사를 두며, 간사는 기록물 업무담당자가 한다.

제22조(위원의 임기) #

① 위원장의 임기는 그 직위에 재직하는 기간으로 하고, 내부위원은 심의회 개최 시 마다 지정한다.

② 외부위원의 임기는 3년으로 하되 연임할 수 있다.

제23조(심의회의 기능) #

심의회는 기록관에서 보유중인 기록물 중 보존기간이 경과한 기록물에 대하여 다음 각 호의 사항을 심의ㆍ의결한다.

1. 보존기간 10년 이하 기록물의 폐기와 관련한 사항

2. 보존기간 경과 기록물의 보존기간 변경에 관한 사항

3. 그 밖에 기록물의 평가와 관련하여 필요한 사항

제24조(심의절차와 방법) #

① 위원장은 심의회가 개최되기 1주일 전에 심의안건, 기록물폐기심사결과 등 필요한 자료를 위원들에게 송부하여야 한다.

② 위원들은 공공기록법 시행령 제26조의 보존기간별 분류기준과 역사ㆍ사료ㆍ증빙ㆍ행정가치를 고려하여 책정된 보존기간, 보존방법 등의 타당성 여부를 심의한다.

제25조(회의 및 결과조치) #

① 심의회는 영산강유역환경청장 또는 위원장이 필요하다고 인정하는 경우에 이를 소집한다.

② 심의회는 재적위원 과반수의 출석으로 개의하고 출석위원 과반수의 찬성으로 의결한다.

③ 위원이 부득이한 사유로 심의회에 참석할 수 없는 경우에는 별지 제5호서식에 따른 서면심의의결서로 의견을 제출할 수 있다. 이 경우 그 위원은 심의회에 참석한 것으로 간주한다.

④ 간사는 심의회의 회의록을 작성ㆍ관리하고, 의결된 사항에 대하여 전자기록생산시스템에 등록해야 한다.

제26조(수당) #

심의회에 출석한 외부위원에 대하여는 예산의 범위 안에서 수당ㆍ여비 등 필요한 경비를 지급할 수 있다.

제27조(보존시설 및 장비의 확보) #

① 기록관장은 기록물의 안전한 보존ㆍ관리를 위하여 공공기록법 시행령 제60조제1항에서 제시하는 기준에 따른 보존시설ㆍ장비 및 환경기준을 갖추어야 한다.

② 기록관장은 기록물의 효율적인 관리 및 활용을 위하여 적정한 보존서고 공간, 작업공간, 열람공간 및 사무공간을 확보하여야 한다.

제28조(기록관리시스템 및 장비 구축ㆍ운영) #

① 기록관에는 문서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 기록물을 효율적으로 관리할 수 있도록 기록관리시스템과 관련 장비를 구축하여야 한다.

② 기록관리시스템은 전자기록생산시스템 및 국가기록원의 기록관리시스템과 연동하여 기록물의 생산현황보고, 주요기록물에 대한 검색ㆍ활용 등이 가능하도록 구축ㆍ운영되어야 한다.

제29조(기록관리시스템의 점검 및 유지보수) #

① 기록관장은 기록관리시스템이 효율적으로 운영될 수 있도록 시스템 및 관련 장비에 대한 정기점검을 실시하여야 한다.

② 기록관장은 기록관리시스템 및 관련 장비의 유지보수에 전문성이 요구될 경우에는 전문 업체와 계약을 체결하여 유지ㆍ보수할 수 있다.

제30조(보안관리) #

① 기록관장은 「보안업무규정」에 따라 보존서고에 대한 보안관리를 철저히 해야 한다.

② 기록관의 보존서고는 외부인사의 출입을 원칙적으로 금지하며, 관람ㆍ견학 등 부득이하게 출입하고자 하는 자는 미리 기록관장의 허가를 받아야 한다. 단, 전문요원의 입회하에 관람ㆍ견학 등을 실시하는 경우 사후보고로 갈음할 수 있다.

③ 기록관장은 기록관 보존서고의 출입통제를 위하여 별지 제6호서식의 문서고 출입대장을 갖추고 인적사항 등을 작성하여 관리한다.

제31조(긴급사태 시의 대비) #

기록관장은 기록관 보존서고의 화재 또는 천재지변 등 비상사태에 대비하여 긴급 재난대비시설 및 재난대비계획을 작성ㆍ운영하여야 한다.

제32조(점검) #

기록관의 서고관리자는 다음 각 호의 사항을 점검하여야 한다.

1. 보존서고의 각종 전원 및 소화설비 시설물 작동상태와 보존 기록물의 오손여부 및 해충의 발생여부

2. 보존 기록물의 열람 및 대출상황의 점검

제33조(기록관의 운영시간) #

기록관의 운영시간은 당일 정규근무시간으로 한다. 다만, 기록관장이 필요하다고 인정하는 경우 이를 연장ㆍ단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

제34조(열람 및 대출의 자격) #

① 기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.

1. 환경부 및 소속기관의 직원

2. 1호 외의 자로서 학술연구 또는 비영리 목적으로 기록물을 이용하기위해 기록관장의 승인을 받은 자

② 제1항제2호의 경우 기록관 밖으로의 대출은 금지한다.

제35조(열람 준수사항) #

① 열람은 기록관 안에서 하여야 하며, 다음 각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.

1. 기록물의 훼손ㆍ오손 또는 파기

2. 열람실 외부로의 무단 반출

3. 컴퓨터 등 기록관 시설의 훼손 또는 파괴

4. 기록관 내로의 음식물 등 반입 행위

5. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위

② 기록물을 열람하는 자는 기록관 담당 직원의 지시에 따라야 한다.

제36조(대출의 한도 및 기간) #

기록관의 기록물 대출은 다음 각 호의 사항에 따른다.

1. 대출은 공무원의 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.

2. 기록물의 대출기간은 14일 이내로 한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 1회에 한하여 연장할 수 있다.

3. 기록물을 대출하고자 하는 자는 별지 제7호서식의 기록물 반출ㆍ반입서를 작성하여 제출하여야 한다.

4. 기록관장은 제2호에도 불구하고 기록물의 보존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

제37조(열람ㆍ대출의 제한) #

다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록물의 열람 및 대출을 제한할 수 있다.

1. 해당 기록물과 관련이 없는 자가 열람ㆍ대출하고자 하는 경우

2. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우

3. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나 정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우

4. 관보 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물

5. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물

6. 대출로 인하여 업무수행에 지장을 초래하는 기록물

7. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

제38조(대출 기록물의 반납) #

① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간 내에 기록물을 반납하되, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는 추가 대출을 금지할 수 있다.

② 제1항에도 불구하고 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지체없이 대출 기록물을 반납해야 한다.

1. 휴직, 퇴직, 파견, 전출 또는 대출기간을 초과하는 휴가, 병가, 장기 출장시

2. 그 밖에 기록관장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

③ 기록물을 대출받은 자는 기록물의 망실 또는 파손에 주의해야 하며 반납 시에는 대출 당시의 상태를 유지하도록 하여야 한다.

제39조(기록정보의 활용) #

① 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우 기록관장은 기록관 보유 기록물을 이용하여 기록정보콘텐츠를 개발하고 이를 편찬 또는 전시 등 홍보에 활용할 수 있다.

1. 주요 사건 또는 사고 등 사료적 가치가 있는 기록물을 보존하여야 하는 경우

2. 기록물평가심의회의 권고가 있는 경우

3. 기타 유사기관에 모범사례가 되는 사안 또는 기관의 홍보에 필요한 사안

② 제1항의 업무추진 시에는 예산의 범위 안에서 경비 및 인력을 지원할 수 있다.

제40조(기록물 관리실태 점검 및 교육) #

기록관장은 소속 처리부서에 대하여 기록물 관리실태 점검 및 교육을 실시할 수 있다.

제41조(세부사항) #

이 규정의 운영에 관하여 필요한 세부사항은 기록관장이 따로 정할 수 있다.