1. 적용 범위
이 예규는 「상업등기법」ㆍ「상업등기규칙」ㆍ「비송사건절차법」ㆍ「 민법법인 및 특수법인등기규칙」 에 따른 등기사항증명서와 폐쇄등기부 등ㆍ초본의 발급절차 및 등기기록과 폐쇄등기부의 열람절차에 관한 구체적 사항을 규율함을 목적으로 한다.
2. 등기사항증명서의 종류
가. 등기사항전부증명서(말소사항 포함)
"등기사항전부증명서(말소사항 포함)"는 말소된 등기사항을 포함하여 등기기록에 기록된 등기사항의 전부(다만 신청이 없는 지점 및 지배인에 관한 사항의 기재는 생략할 수 있음)를 증명하는 증명서를 말한다.
나. 등기사항전부증명서(현재 유효사항)
"등기사항전부증명서(현재 유효사항)"는 등기기록에 기록되어 있는 사항 중 증명서를 발급하는 현재 효력이 있는 등기사항의 전부(다만 신청이 없는 지점 및 지배인에 관한 사항의 기재는 생략할 수 있음)를 증명하는 증명서를 말한다.
다. 등기사항일부증명서(말소사항 포함)
"등기사항일부증명서(말소사항 포함)"는 등기기록에 기록된 등기사항 중 신청인이 청구한 부분에 관하여 현재 효력이 있는 등기사항과 말소된 등기사항을 증명하는 증명서를 말한다.
라. 등기사항일부증명서(현재 유효사항)
"등기사항일부증명서(현재 유효사항)"는 등기기록에 기록된 등기사항 중 증명서를 발급하는 현재 효력이 있는 등기사항으로 신청인이 청구한 부분을 증명하는 증명서를 말한다.
마. 등기사항전부증명서(폐쇄사항)
"등기사항전부증명서(폐쇄사항)"는 폐쇄된 등기기록에 기록된 등기사항의 전부(다만 신청이 없는 지점 및 지배인에 관한 사항의 기재는 생략할 수 있음)를 증명하는 증명서를 말한다.
바. 등기사항일부증명서(폐쇄사항)
"등기사항일부증명서(폐쇄사항)"는 폐쇄된 등기기록에 기록된 등기사항 중 신청인이 청구한 부분을 증명하는 증명서를 말한다.
3. 등기사항증명서의 발급
가. 발급신청
1) 등기사항증명서의 발급신청은 별지 제1호 양식의 발급신청서를 작성하여 제출하는 방식으로 한다. 다만 등기소 내에 번호발급기가 설치되어 있는 경우에는 번호발급기에서 부여되는 별지 제2호 양식의 번호표에 발급받고자 하는 등기사항증명서의 내역을 기재하여 신청할 수 있다.
2) 등기소는 다량발급신청 등을 이유로 등기사항증명서의 발급신청을 거부하지 못한다. 다만 아래 나. 1)의 적용을 회피하기 위한 행위임이 명백한 경우(발급 통수를 나누어 신청하는 등)에는 그러하지 아니하다.
나. 발급신청의 처리기준
1) 등기사항증명서 발급담당자는 등기사항증명서의 발급신청을 접수한 즉시 해당 등기사항증명서를 출력하여 교부하여야 한다. 다만 11통 이상의 다량발급의 경우에는 다음 각호의 기준에 따르며, 접수증에 발급예정시간을 기재하여 교부한다.
㈀ 11통 ~ 50통: 신청 후 1시간 이내 작성ㆍ교부
㈁ 51통 ~ 100통: 신청 후 2시간 이내 작성ㆍ교부
㈂ 101통 ~ 200통: 오전에 접수된 사건은 당일 업무시간까지, 오후에 접수된 사건은 그 다음 업무 날의 오전까지 작성ㆍ교부
㈃ 201통~300통 : 신청 후 24시간 이내 작성·교부
㈄ 301통 이상: 300통당 1일의 비율로 작성ㆍ교부
2) 등기소는 다른 다량신청사건의 유무, 신청인의 주소 등을 고려하여 합리적인 범위 내에서 위 1)의 기준과 다르게 발급예정시간을 조정할 수 있고, 이 경우 신청인에게 그 사유를 설명하여야 한다.
3) 등기사항증명서 발급 지연 시의 통지
기계 고장 등의 사유로 접수증에 기재된 예정시간 내에 발급이 불가능할 경우에는 신청인에게 미리 전화나 팩스 등을 통해 그 사유를 설명하고, 새로운 발급예정시간을 고지하여야 한다.
다. 등기사항증명서의 작성
1) 등기사항전부증명서
㈀ 등기사항전부증명서는 별지 제3-1-가호부터 제3-16-나호까지의 양식에 따라 작성하며, 외국법인의 등기기록에 대한 등기사항전부증명서는 별지 제3-6-가호부터 제3-11-나호까지의 양식에 따라 작성한다.
㈁ 법인 또는 합자조합에 대한 등기사항전부증명서를 작성함에 있어, 지점(분사무소를 포함한다. 다음부터 같다) 또는 지배인(대리인을 포함한다. 다음부터 같다)에 관한 신청이 없는 경우에는 그 기재를 생략하고, 증명문구에 기재를 생략하였다는 뜻을 덧붙여 적는다.
㈂ 말소된 등기사항을 포함하여 등기사항증명서를 작성하는 경우에는 마지막 페이지 하단에 "실선으로 그어진 부분은 말소(변경, 경정)된 등기사항입니다"라고 표시한다.
2) 등기사항일부증명서
㈀ 등기사항일부증명서는 등기사항전부증명서의 양식 중 등기번호, 등록번호, 상호(명칭), 본점(주된 영업소ㆍ주사무소) 등 해당 등기기록을 특정할 수 있는 사항에 관한 란과 그 외의 사항(공고방법, 자본에 관한 사항, 목적, 임원에 관한 사항, 기타사항, 지점에 관한 사항, 지배인에 관한 사항, 전환사채, 주식매수선택권 등) 중 신청인이 청구한 사항에 관한 란으로 작성한다.
(ㄴ) 임원(사원, 조합원, 업무집행자, 청산인, 직무대행자, 관리인 등을 포함한다. 다음부터 같다)ㆍ지점ㆍ지배인에 관하여는 위 (ㄱ)에도 불구하고 해당 사항의 란에서 특정 임원ㆍ지점ㆍ지배인을 선택하여 청구할 수 있으며, 이때 등기사항일부증명서는 상호 등 해당 등기기록을 특정할 수 있는 사항에 관한 란과 신청인이 청구한 부분(특정 임원ㆍ지점ㆍ지배인)만 기재된 해당 사항의 란으로 작성한다.
(ㄷ) 전환사채 등 사채에 관한 등기사항일부증명서는 상호 등 해당 등기기록을 특정할 수 있는 사항에 관한 란과 신청인이 청구한 특정 사채에 관한 란으로 작성한다.
3) 위ㆍ변조 방지를 위한 조치
㈀ 등기사항증명서에는 그 진위 여부를 등기소에서 또는 인터넷으로 확인할 수 있도록 발급확인번호 12자리를 부여하여야 한다.
㈁ 등기사항증명서의 매 장마다 등기정보를 암호화하여 저장한 2차원 바코드가 인쇄되도록 하고, 이를 스캐너 등으로 복원할 수 있도록 하여야 한다.
㈂ 삭제(2022.12.14. 제1763호)
4) 등기사항증명서 발급용지는 가로 210mm, 세로 297mm 크기의 복사방지처리를 한 특수용지를 사용한다. 등기소장은 등기사항증명서 발급용지가 외부에 유출되지 않도록 철저히 관리하여야 한다.
5) 「등기사항증명서 등 수수료규칙」 제7조 제1항에 의하여 수수료를 면제하는 등기사항증명서를 작성할 경우 등기사항증명서의 매 장마다 공용무상발급임을 표시하여야 한다.
라. 전산폐쇄등기기록에 대한 등기사항증명서의 발급
전산폐쇄등기기록에 대한 등기사항증명서의 발급에 관하여는 전산등기기록에 관한 등기사항증명서 발급의 예에 따른다.
마. 등기신청사건 처리 중의 등기사항증명서 발급 제한
등기신청이 접수된 등기기록에 관하여는 등기관이 등기를 마칠 때까지 등기사항증명서를 발급하지 아니한다. 다만 그 등기기록에 등기신청사건이 접수되어 처리 중에 있다는 뜻을 등기사항증명서에 표시하여 발급할 수 있다.
4. 무인발급기를 통한 등기사항증명서의 발급
가. 발급가능한 등기사항증명서의 종류
무인발급기로는 현재사항 또는 말소사항포함 등기사항전부증명서만 발급하고 등기사항일부증명서는 발급하지 아니한다. 또한, 등기사항증명서의 매수가 16장 이상인 경우 등과 같이 무인발급기로 발급하기에 적당하지 아니한 때에는 무인발급기로 발급하지 아니한다.
나. 민원안내
등기소는 해당 등기소의 실정에 맞추어 무인발급기의 사용방법을 게시하여야 하고, 신청인의 문의 시 그 사용방법을 안내하여야 한다.
5. 인터넷등기소를 통한 등기사항증명서의 발급 및 등기기록의 열람
가. 발급가능한 등기사항증명서의 종류
1) 인터넷등기소에 의하여 발급하는 등기사항증명서의 종류는 등기사항전부증명서(말소사항 포함)ㆍ등기사항전부증명서(현재 유효사항)ㆍ등기사항전부증명서(폐쇄사항)ㆍ등기사항일부증명서(말소사항 포함)ㆍ등기사항일부증명서(현재 유효사항)ㆍ등기사항일부증명서(폐쇄사항)로 한다.
2) 위 1)에도 불구하고 모바일 기기에서 사용되는 인터넷등기소 애플리케이션에 의하여 발급하는 전자등기사항증명서의 종류는 등기사항전부증명서(말소사항 포함)ㆍ등기사항전부증명서(현재 유효사항)ㆍ등기사항전부증명서(폐쇄사항)로 한다.
나. 등기사항증명서의 발급
1) 서면으로 발급하는 등기사항증명서는 별지 제3-17-가호 양식(등기사항전부증명서 예시)과 같이 "제출용"임을 표시하고, 컬러 또는 흑백으로 출력될 수 있도록 한다.
2) 전자문서형태로 발급하는 등기사항증명서는 별지 제3-17호-나호 양식(등기사항전부증명서 예시)과 같이 작성한다.
3) 등기정보중앙관리소 전산운영책임관은 인터넷에 의하여 발급된 등기사항증명서의 진위 여부를 확인할 수 있도록 서면으로 발급하는 경우에는 3. 다. 3)과 동일한 조치를, 전자문서형태로 발급하는 경우에는 3. 다. 3) (ㄱ)과 동일한 조치를 하여야 한다.
다. 등기기록의 열람
1) 인터넷등기소를 통한 등기기록(전산폐쇄등기기록을 포함한다. 이하 이 “다.”에서 같다)의 열람은 컴퓨터모니터 화면으로 보는 방식 또는 등기사항증명서에 준하는 양식의 서면으로 등기사항을 출력하는 방식으로 할 수 있다. 열람을 위하여 출력하는 서면에는 열람용임을 표시하여야 한다.
2) 등기신청사건 처리 중인 등기기록에 대하여 열람신청이 있는 경우 등기신청사건 처리 중이라는 사실을 미리 알려주고 열람하도록 한다.
3) 인터넷등기소를 통한 종이 폐쇄등기부를 전자촬영한 이미지에 의한 폐쇄등기부(이하“이미지폐쇄등기부”라 한다)의 열람은 컴퓨터모니터 화면으로 보는 방식 또는 등기사항증명서에 준하는 서면으로 출력하는 방식으로 할 수 있다. 다만, 이 경우에 등기사항전부증명서(말소사항 포함) 형태의 열람만 가능하며, 출력하는 서면에는 열람용임이 표시된다.
4) 3)의 경우 이미지폐쇄등기부의 열람은 주민등록번호 등의 공시제한 조치가 완료된 이후에 할 수 있다.
6. 종이 폐쇄등기부 등ㆍ초본의 발급
가. 발급신청
1) 종이 폐쇄등기부에 대한 폐쇄등기부 등ㆍ초본은 별지 제1호 양식의 발급신청서에 법인의 종류, 상호(명칭), 신청 통수, 발급받고자 하는 등기부 등ㆍ초본의 종류를 기재하여 관할 등기소에 제출하여 신청하여야 한다. 다만 종이 폐쇄등기부를 전자촬영한 이미지에 의한 폐쇄등기부 등ㆍ초본은 관할 등기소 외의 다른 등기소에서도 발급신청을 할 수 있다.
2) 폐쇄등기부 초본의 발급신청
㈀ 신청인은 위 1)의 사항 외에 발급받고자 하는 등기부의 "란"(특정 임원, 지점 또는 지배인을 특정하여 청구하는 것도 가능함) 또는 "면"을 특정하여 그 초본을 신청할 수 있다.
㈁ 종이 폐쇄등기부의 초본을 신청하기 위하여 해당 등기부를 열람할 때에는 열람수수료가 면제된다.
나. 발급신청의 처리기준
1) 폐쇄등기부 등ㆍ초본 발급담당자는 발급신청을 접수한 경우 다음 각호의 기준에 따라 해당 폐쇄등기부 등ㆍ초본을 작성하여야 하며, 이 경우 접수증에 발급예정시간을 기재하여 교부한다. 다만 다른 다량신청사건의 유무, 등기부의 면 수 등을 고려하여 필요한 경우 합리적인 범위 내에서 아래 기준과 다르게 처리할 수 있고, 이 경우 신청인에게 그 사유를 설명하여야 한다.
가) 종이 폐쇄등기부의 경우 : 신청 후 24시간 이내 작성 교부
나) 이미지에 의한 폐쇄등기부의 경우
(ㄱ) 10면 이하: 신청 후 2시간 이내 작성 교부
(ㄴ) 11면 ~ 50면: 신청 후 24시간 이내 작성 교부
(ㄷ) 51면 이상: 50면당 1일의 비율로 작성 교부
2) 인터넷에 의한 발급예약의 경우에는 전산시스템상 고지받은 시간을 발급예정시간으로 한다.
3) 교부 지연시의 통지
위 1)의 경우 담당직원의 유고나 질병, 기계고장 등의 사유로 접수증에 기재된 예정시간 내에 발급이 불가능할 경우에는 신청인에게 미리 전화나 팩스 등을 통해 그 사유를 설명하고, 새로운 발급예정시간을 고지하여야 한다.
4) 주민등록번호의 공시제한 조치
가) 발급담당자는 등기부에 기록된 임원, 지배인, 상호사용자, 제한능력자, 법정대리인 중 신청인이 신청서에 기재하지 않은 사람의 주민등록번호가 유출되지 않도록 전산 또는 수작업 등 적절한 방법으로 가리는 조치를 한 후 발급한다.
나) 전환사업소는 인터넷에 의한 발급예약 또는 발급면수가 과다한 경우 등에는 주민등록번호를 가리는 조치에 대한 지원을 할 수 있다.
다. 등ㆍ초본의 작성
1) 폐쇄등기부 등ㆍ초본은 폐쇄등기부를 전자촬영하여 생성된 이미지를 출력하여 작성하되, 위와 같은 방법으로 생성된 이미지가 없거나 신청인이 특별히 신청하는 경우에는 종이 폐쇄등기부를 등사하여 작성할 수 있다.
2) 폐쇄등기부 초본은 신청인이 청구한 부분에 해당하는 면을 등사하는 방법으로 작성한다.
3) 폐쇄등기부 등ㆍ초본은 폐쇄등기부를 등사한 것에 아래의 증명문과 등기관인 표시, 성명, 증명연월일을 표시하여 발급한다. 다만 전자촬영한 이미지에 의하여 등ㆍ초본을 발급하는 경우에는 이미지를 출력한 것에 등기관인 표시와 성명 대신에 법원행정처 등기정보중앙관리소 전산운영책임관의 직명을 표시하여 발급한다.
"이 등(초)본은 폐쇄된 등기부의 내용과 틀림없음을 증명합니다."
7. 폐쇄등기부의 열람
가. 열람신청
1) 폐쇄등기부를 열람하고자 하는 자는 별지 제4호 양식의 열람신청서를 작성하여 관할 등기소에 제출하여야 한다. 다만 종이 폐쇄등기부를 전자촬영한 이미지에 의한 폐쇄등기부 열람은 관할 등기소 외에 다른 등기소에서도 할 수 있다.
2) 폐쇄등기부 열람의 경우 위 6. 나.의 폐쇄등기부 등ㆍ초본의 발급신청 처리기준의 예에 따라 처리한다.
나. 열람의 방법
1) 폐쇄등기부 열람은 전자촬영하여 생성된 이미지에 의한 폐쇄등기부를 등기소에 비치된 컴퓨터 화면으로 보는 방법으로 하되, 이와 같은 방법으로 생성된 이미지가 없거나 신청인이 특별히 신청하는 경우에는 종이 폐쇄등기부를 보는 방법으로 한다.
2) 신청인은 등기사항증명서의 양식에 준하여 등기사항을 출력한 서면을 교부받는 방법에 의하여 등기기록을 열람할 수 있다.
다. 주민등록번호의 공시제한 조치
폐쇄등기부 열람의 경우 6. 나. 4)의 주민등록번호의 공시제한 조치의 예에 따라 처리한다.
라. 열람업무처리 시 유의사항
㈀ 열람업무 담당자는 신청서에 기재된 신청인의 성명, 생년월일 및 주소를 제시된 주민등록증 또는 운전면허증 등과 대조하여 그 일치 여부를 확인한 후 신청순서에 따라 열람하게 하여야 한다.
㈁ 열람은 지정된 열람석에서만 하도록 하고 등기소장은 열람 시 열람업무 담당자를 동석하게 하여야 한다.
㈂ 열람업무 담당자는 등기부의 열람이 이루어지고 있는 동안에는 열람대를 이석하여서는 안 되며, 불가피하게 이석할 경우에는 반드시 업무를 대신할 수 있는 사람을 배치하여야 한다.
㈃ 열람업무 담당자는 열람 중 등기부가 훼손되지 않도록 주의를 기울여야 한다.
㈄ 등기부책 1권을 신청인에게 포괄적으로 제시하는 방법을 지양하고 열람 신청한 등기용지가 나타날 수 있도록 특정 부분을 제시하여 열람할 수 있도록 한다.
㈅ 열람 시, 필기구는 반드시 연필만 사용하도록 한다.
8. 주민등록번호의 공시 제한
가. 대상 및 범위
등기부에 기록된 임원, 지배인, 상호사용자, 제한능력자, 법정대리인(다음부터 "임원 등"이라 한다)의 주민등록번호 뒷부분 7자리 숫자
나. 등기사항증명서 작성 및 열람 방법
(1) 원칙
(가) 등기사항증명서는 등기부에 기록된 임원 등의 표시에 관한 사항중 주민등록번호 뒷부분 7자리 숫자를 가리고(예 : 000000 - ＊＊＊＊＊＊＊) 작성하여 이를 교부한다.
(나) 등기부의 열람은 등기부에 기록된 임원 등의 주민등록번호 뒷부분 7자리 숫자를 가린 등기기록을 열람에 제공한다.
(2) 예외
다음 각호의 1에 해당하는 경우에는 주민등록번호의 공시를 제한하지 아니한다.
(가) 인감카드 리더기가 설치된 발급기에서 인감카드를 이용하여 등기사항증명서 발급신청을 하는 경우
(나) 인감카드번호와 비밀번호를 입력하고 등기사항증명서의 발급신청 또는 열람신청을 하는 경우
(다) 삭제(2025.01.03. 제1825호)
(라) 신청인이 임원 등의 주민등록번호를 신청서에 기재하거나 직접 입력(무인발급기, 인터넷등기소의 경우)하여 등기사항증명서 발급신청을 하는 경우(해당 임원 등에 한함)
(마) 공용목적(법인세 체납 등)으로 국가, 지방자치단체 등이나 재판상 목적으로 신청인이 등기소에 출석하여 등기사항증명서의 발급신청을 하는 경우(신청목적과 이해관계가 있음을 소명한 임원 등에 한함)
(바) 삭제(2022.08.05. 제1754호)
(사) 지배인(대리인)이 (가) ~ (다)의 방법으로 본인의 주민등록번호가 공시된 등기사항증명서를 발급신청 또는 열람신청을 하는 경우
(3) 종이 폐쇄등기부 및 이미지에 의한 폐쇄등기부의 특례
종이 폐쇄등기부 및 이미지에 의한 폐쇄등기부의 경우 위 (1) 및 (2)의 규정에 따라 처리하되, 신청사건 수ㆍ발급면수ㆍ임원 수 등이 과다하거나 등기부의 상태상 임원의 주민등록번호의 식별이 용이하지 않아 주민등록번호의 공시를 제한하기 어려운 사정이 있는 경우에는 주민등록번호의 전부 또는 일부의 공시를 제한하지 아니 할 수 있다.
다. 주민등록번호가 기재된 등기사항증명서 발급절차
(1) 유인발급의 경우
(가) 담당직원은 신청인에게 인감카드를 제시하게 하고 인감카드 비밀번호를 입력하게 하거나 인감카드번호 및 비밀번호, 공개되는 임원 등의 주민등록번호 등을 등기사항증명서 발급신청서에 기재하게 하거나 구두나 메모형식으로 이를 확인하여 입력하여야 한다. 이때 담당직원은 주민등록번호 등이 기재된 발급신청서 등을 즉시 폐기하는 등 주민등록번호 등이 유출되지 않도록 세심한 주의를 기울여야 한다.
(나) 나. (2) (라)의 경우에는, 등기부에 기록된 임원 등의 주민등록번호와 신청인이 기재(입력)한 주민등록번호의 일치 여부를 확인하여 일치된 임원 등에 한해서만 주민등록번호를 공개한다.
(다) 나. (2) (마)의 경우에는 신청인의 성명, 주민등록번호 및 주민등록번호 등의 공시를 제한하지 않는 사유(법인관련소송절차에서 필요한 주소보정용 발급의 경우 관할지방법원, 사건번호, 원ㆍ피고 등)를 구체적으로 입력하여야 한다. 이때 담당직원은 주민등록번호의 공시를 제한하지 아니하는 사유를 소명하는 서면(신청기관의 공문 및 신청인의 신분증, 소송 수행상 필요한 경우에는 이를 입증할 수 있는 자료)을 확인하여야 하며, 그 소명서면은 전산 입력 후 신청인에게 즉시 반환한다.
(2) 무인발급기를 이용하는 경우
인감카드를 사용하여 인감카드 비밀번호를 입력하거나 신청인이 직접 인감카드번호와 비밀번호를 입력하여야 한다.
(3) 인터넷을 이용하는 경우(열람 포함)
인터넷등기소에서 신청인이 직접 인감카드번호와 비밀번호를 입력하여야 한다.
(4) 삭제(2025.01.03. 제1825호)
라. 종류주식의 내용란 등에 주민등록번호가 등기된 경우
(1) 종류주식의 내용란, 기타사항란, 전환사채란, 신주인수권부사채란, 이익참가부사채란, 그 밖의 법령에 정한 사채란, 주식매수선택권란 등(이하 "종류주식의 내용란 등")에 착오로 주식인수인, 주주, 채권자 등(이하 "주식인수인 등")의 주민등록번호가 등기된 경우 주식인수인 등 이해관계를 소명한 자는 관할등기소에 주민등록번호의 공시 제한을 신청할 수 있다.
(2) 등기소장(등기국ㆍ과장, 사무과장을 포함)은 위 (1)의 경우 및 주민등록번호가 등기할 사항이 아님이 명백한 경우에 직권으로 법원행정처에 주민등록번호의 공시 제한을 요청할 수 있다.
(3) 위 (2)의 요청이 있는 경우 종류주식의 내용란 등에 기록된 주민등록번호 13자리 숫자를 전부 가리고(예 : ****** - *******) 등기사항증명서를 발급하거나 등기기록을 열람하게 한다.
9. 등기사항증명서 발급창구의 운영
등기소장은 등기사항증명서 발급 등 사무의 처리를 위하여 등기사항증명서 발급창구(또는 담당자)를 개설(또는 지정)하여야 한다. 한편, 등기소장은 등기사항증명서의 다량발급, 폐쇄등기부 등ㆍ초본의 발급 등을 위하여 등기소의 운영상황을 고려한 특수발급창구(또는 담당자)를 개설(또는 지정)할 수 있다.